Dự án ERP: Tùy chỉnh - yếu tố quyết định

Hầu hết các dự án ERP cho doanh nghiệp (DN) cỡ vừa hoặc lớn tại Việt Nam hiện nay luôn đề cập tới vấn đề customize phần mềm (PM). Sở dĩ yêu cầu customize thường có trong các dự án ERP, kể cả giải pháp ngoại lẫn nội, là do sự khác biệt giữa PM và hoạt động của DN luôn rất lớn, nhất là các DN nhỏ.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Dự án ERP: Tùy chỉnh - yếu tố quyết định Dự án ERP: Tùy chỉnh - yếu tố quyết địnhHầu hết các dự án ERP cho doanh nghiệp (DN) cỡ vừa hoặc lớn tại Việt Nam hiệnnay luôn đề cập tới vấn đề customize phần mềm (PM). Sở dĩ yêu cầu customizethường có trong các dự án ERP, kể cả giải pháp ngoại lẫn nội, là do sự khác biệtgiữa PM và hoạt động của DN luôn rất lớn, nhất là các DN nhỏ.Dự án ERP: Tùy chỉnh - yếu tố quyết địnhTrên thực tế, giải pháp ERP ngoại có sẵn nhiều quy trình tiên tiến nhưng DN ViệtNam thường chưa sẵn sàng theo được các quy trình này, nhất là các DN vừa vànhỏ. Còn giải pháp ERP nội tuy có ít các quy trình xây dựng sẵn nhưng lại có khảnăng thay đổi theo yêu cầu của DN. Cần lưu ý, sự sẵn sàng customize của mỗi giảipháp ERP khác nhau và phụ thuộc vào khả năng cho phép về mặt kỹ thuật của mỗinhà phát triển. Tuy vậy, khá nhiều DN hiện nay khi lựa chọn PM, thường chỉ quantâm đến thương hiệu của PM, các tính năng có sẵn của PM, chi phí và tiến độ triểnkhai. Rất ít DN quan tâm đến yếu tố kỹ thuật của giải pháp. Đối với các DN từngcó kinh nghiệm triển khai ERP (như đã triển khai ERP bị thất bại hoặc đã triểnkhai thành công module kế toán mở rộng phức tạp), họ sẽ quan tâm nhiều hơn đếnbản chất tạo nên sự thành công hay thất bại của dự án triển khai ERP.Ai thay đổi theo ai?Việc lựa chọn một PM ERP có sẵn hoàn toàn phù hợp với DN về cả ngành nghềkinh doanh, mô hình tổ chức, quy mô DN, hệ thống quản lý đang có... gần như làđiều không tưởng. Nếu như việc lựa chọn này dễ dàng thì các dự án triển khai ERPchỉ là “cài đặt và chạy ngay” mà không cần chỉnh sửa hoặc thay đổi DN. Tuynhiên, điều này mâu thuẫn hoàn toàn với thực tế chúng ta vẫn đang thấy là các dựán triển khai ERP thường kéo dài, nan giải và chi phí rất cao.Việc lựa chọn một PM ERP có sẵn hoàn toàn phù hợp với DN về cả ngành nghềkinh doanh, mô hình tổ chức, quy mô DN, hệ thống quản lý đang có... gần như làđiều không tưởng.Thông thường vấn đề nan giải xuất hiện khi phát sinh sự “không phù hợp” giữaPM với thực trạng hoặc yêu cầu của DN (như thông tin cần quản lý thêm, hoặc cầnbỏ bớt, hoặc thêm một bước kiểm tra vào quy trình đang có sẵn trên PM...). Để giảiquyết sự “không phù hợp” này, hoặc là DN thay đổi theo PM, hoặc PM thay đổitheo DN. Như trên đã nói, việc thay đổi các yếu tố trong PM phụ thuộc chủ yếu ởsự cho phép về mặt kỹ thuật hệ thống của PM, nói cách khác là khả năng tùy chỉnhcủa mỗi giải pháp PM. Trong trường hợp ý tưởng phát triển ban đầu của PM đãđược ấn định ở trạng thái tĩnh, nghĩa là hạn chế tối đa quyền chỉnh sửa, đổi mới thìrất khó customize. Hoặc do nhà cung cấp (NCC) chỉ là đơn vị triển khai thuê nênkhông có quyền sửa đổi và nếu có thể sửa đổi thì DN sẽ phải trả chi phí cao hơn rấtnhiều. Với các trường hợp này, DN bắt buộc phải thỏa hiệp theo PM mà khôngđược quyền yêu cầu ngược lại. Khi sự không phù hợp quá lớn và DN không thểchấp nhận làm theo PM thì dự án đương nhiên sẽ thất bại.Chúng tôi từng gặp một số DN mua PM ERP với giá cao, nhiều module nhưng kếtquả cuối cùng thì việc ứng dụng không bằng một PM kế toán nội. Khi lựa chọnPM, họ tin tưởng tuyệt đối vào “hệ thống quản lý” có sẵn của PM cùng “công nghệquản lý” hiện đại trong đó. Nhưng họ không lường được “sự phù hợp” mới là yếutố cần quan tâm hơn hết, nó quan trọng hơn cả sự tiên tiến, hiện đại và đôi khi hơncả thương hiệu của nhà cung cấp (NCC) PM. Nếu DN của bạn đang hoạt động vớimô hình tiên tiến thì có thể sẽ phù hợp với hệ thống ERP hiện đại. Ngược lại, nếuDN của bạn đang hoạt động theo kiểu manh mún, nhỏ lẻ thì sẽ phù hợp hơn vớicác hệ thống ERP đơn giản nhưng dễ sửa đổi.Tùy chỉnh như thế nào cho vừa?Trong trường hợp PM cho phép sửa đổi thì điều quan trọng là hai bên DN và NCCPM cần hoạch định thời gian và kinh phí phát sinh khi customize. Việc chỉnh sửacần căn cứ trên sự bàn bạc, thống nhất giữa hai bên sao cho không quá tùy tiện lạmdụng cơ chế “may đo” và phải đạt được hiệu quả cao nhất cho dự án. Cách làmthông thường là DN đưa ra yêu cầu của mình, mức độ chi tiết hoàn toàn phụ thuộcvào khả năng diễn đạt và trình bày của DN. Trong trường hợp DN chỉ đưa ra đượcyêu cầu tổng quan thì NCC hoặc đơn vị tư vấn khảo sát sẽ chịu trách nhiệm lậpbảng yêu cầu chi tiết. DN có thể yêu cầu chỉnh sửa, cắt bớt một số yêu cầu hoặc cóthể tách thành nhiều giai đoạn triển khai giúp chi phí của dự án giảm theo. Trướcđó, DN nên xem xét kỹ khả năng sửa đổi của PM, cũng như tham quan các môhình ứng dụng tương tự mà NCC đã thực hiện và để chắc chắn rằng giải pháp đượcchọn là phù hợp, tránh tình trạng may đo mới hoàn toàn không thể thực hiện được.Theo cách làm trên đây, tư tưởng chủ đạo của việc triển khai dự án PM ERP đãthay đổi: không còn bắt buộc DN “theo” PM mà là PM phải “theo” DN. Phần khókhăn được đẩy sang phía NCC PM. Đã có độc giả của tạp chí Thế Giới Vi Tính hỏitôi rằng “triển khai PM thiên về may đo thì đến bao giờ mới xong dự án?”. Câu trảlời đơn giản là cần phải hoạch ...