GIÁO TRÌNH CÔNG NGHỆ - PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG - PGS.TS. PHAN HUY KHÁNH - 3

Tính nghệ thuật trong phỏng vấn liên quan đến ba yếu tố là : đặt câu hỏi, lắng nghe và điều tra sáng tạo. Nghệ thuật đặt câu hỏi Trong thực tế, nếu NPT chỉ lắng nghe các câu trả lời của người được phỏng vấn một cách thụ động thì sẽ không đạt được kết quả. NPT rất dễ sa vào những chi tiết lan man, thiếu trọng tâm, lạc đề hoặc rơi vào những sự kiện hay những ý tưởng vụn vặt không gắn gì với những vấn đề cần nắm bắt của hệ thống. Để khắc phục...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
GIÁO TRÌNH CÔNG NGHỆ - PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG - PGS.TS. PHAN HUY KHÁNH - 3 Tính nghệ thuật trong phỏng vấn liên quan đến ba yếu tố là : đặt câu hỏi, lắng nghe và điềutra sáng tạo. Nghệ thuật đặt câu hỏi Trong thực tế, nếu NPT chỉ lắng nghe các câu trả lời của người được phỏng vấn một cáchthụ động thì sẽ không đạt được kết quả. NPT rất dễ sa vào những chi tiết lan man, thiếu trọngtâm, lạc đề hoặc rơi vào những sự kiện hay những ý tưởng vụn vặt không gắn gì với những vấnđề cần nắm bắt của hệ thống. Để khắc phục tình trạng trên, NPT phải thực hiện các yêu cầu sau : Sắp xếp theo thứ tự rõ ràng và chính xác các khía cạnh đưa ra để hỏi. Nội dung câu hỏi phải cụ thể tường minh, chỉ có thể hiểu theo một nghĩa, tránh những câu hỏi mập mờ hàm ý nhiều nghĩa bên trong. Các câu hỏi phải đi thẳng vào vấn đề, tránh dẫn dắt người theo ý muốn chủ quan của mình, thiếu tính tế nhị. Chỉ nên hỏi từng câu hỏi và phải chú ý đến những chi tiết chưa rõ hay người trả lời chưa trả lời đúng trọng tâm vì cố tình hay vô ý. Nghệ thuật lắng nghe Biết cách lắng nghe là một việc rất khó khăn, cần được rèn luyện và phát triển theo thờigian. Lắng nghe một cách chủ động, sáng tạo đòi hỏi phải có sự nhạy cảm cao trong tư duy, kếthợp giữa trực giác và cảm giác một cách chính xác. NPT cần chú ý khi lắng nghe : Chăm chú, chủ động thể hiện sự đồng cảm với người nói, biểu thị khả năng có thể thấu hiểu được những ý nghĩ và hành động của người nói. Biết thu nhận (cả nghĩa bóng lẫn nghĩa đen), biết phán đoán và suy luận, biết chắt lọc và hiểu được những điều được nghe, được cảm nhận. Biết kiên nhẫn chờ đợi, với một tình cảm chân tình, và có khả năng chia sẻ, gợi ý những điều chưa rõ. Nghệ thuật biến phỏng vấn thành một cuộc điều tra sáng tạo Phỏng vấn đòi hỏi phải tiến hành như một quá trình ứng xử sáng tạo “thiên biến vạn hóa”.Như đã biết, sẽ không bao giờ có hai đối tượng được phỏng vấn trả lời hoàn toàn đồng nhất vớinhau. Vì vậy, kết quả một cuộc phỏng vấn hoàn toàn tuỳ thuộc vào khả năng của NPT. I.2. Phân tích hiện trạng Phân tích (hay tìm hiểu) hiện trạng sử dụng phương pháp phỏng vấn để nắm được từ tổngquát đến chi tiết về một số lĩnh vực thuộc ví nghiệp (XN) có dự định Tin học hoá. Đó là quátrình tiếp xúc giữa NPT với nhiều loại người khác nhau tuỳ theo chức năng công tác của họtrong XN : là lãnh đạo, quản lý hay thừa hành. Người lãnh đạo cho biết một cách tổng thể về tổ chức XN, nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận, các mục tiêu trung hạn và dài hạn của XN. Người quản lý cho biết các chức năng thuộc lĩnh vực họ đang phụ trách. Người thừa hành cho biết thông tin về một công việc cụ thể. Khi phân tích hiện trạng, NPT sẽ làm việc với hai nhóm đối tượng : nhóm lãnh đạo vànhóm các vị trí làm việc. 43 I.3. Phỏng vấn lãnh đạoa) Mục tiêu • Phỏng vẫn lãnh đạo nhằm hiểu được tính tổng thể của tổ chức, của từng lĩnh vực và của từng bộ phận. • Phỏng vấn được tiến hành tuần tự theo cấu trúc phân cấp của hệ thống tổ chức : đầu tiên là ban giám đốc, sau đó đến các bộ phận (phòng, ban...) chức năng. • Qua phỏng vấn, càng nắm được nhiều hồ sơ của nhiều lĩnh vực, nhiều báo cáo biểu mẫu thống kê hàng tháng, hàng quý, hàng năm, v.v... càng tốt.b) Kết quả phỏng vấn Kết quả phỏng vấn là : Phát biểu lại vấn đề (cần Tin học hoá) một cách chính xác. Liệt kê các mục tiêu XN cần đạt được, các con số có tính toàn cục. Giới hạn những vị trí làm việc chính liên quan đến lĩnh vực quan tâm. Xác định phạm vi phân tích khả thi. Phạm vi phân tích khả thi (những gì cần làm, làm như thế nào và những gì thì không cầnlàm ?) thường không rõ ràng lúc tiến hành phỏng vấn, tuy nhiên, cùng với quá trình nhận thứchiện trạng, phạm vi này càng lúc càng rõ ra. Liệt kê những hạn chế, ràng buộc về phương tiện, thời gian và kinh phí. I.4. Phỏng vấn các vị trí làm việca) Mục đích Phỏng vấn các vị trí làm việc nhằm tiếp thu được tất cả những công việc cùng các thông tincần xử lý ở tất cả các vị trí làm việc thuộc lĩnh vực nghiên cứu. Các cuộc phỏng vấn và các buổi cũng cố kết quả phỏng vấn tiếp theo giúp NPT nhận thứcđược hiện trạng và dựa trên hiện trạng này, tiếp tục phát triển các giai đoạn tiếp theo.b) Phỏng vấn Tại mỗi vị trí làm việc liên quan đến lĩnh vực đang xét, cần phỏng vấn người phụ trách vànhững người thừa hành ở đó.V í dụ : Khi nghiên cứu hiện trạng lĩnh vực quản lý vật tư, hàng hóa, những vị trí làm việc sau đâysẽ được tiến hành phỏng vấn : thủ kho, kế toán, nhân viên cung ứng, nhân viên thống kê và lậpphiếu, v.v... NPT cần đặt ta những câu hỏi thường có dạng như sau : Đối với mỗi hồ sơ : - “Hồ sơ này dùng để làm gì ?” - “Nguồn gốc (xuất ...