Giáo trình kỹ năng thực hành tour

Để thực hành tour tốt cần làm các việc sau: Đặt phòng, đặt ăn, đặt vé máy bay, đặt vé tàu, đặt xe và hướng dẫn...lo các dịch vụ, thủ tục về quản lý xuất nhập cảnh, công văn công tham quan căn cứ chiến trường xưa nếu khách là cựu chiến binh...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Giáo trình kỹ năng thực hành tour ÑAÏI HOÏC TOÂN ÑÖÙC THAÉNG KHOA DU LÒCH GIAÙO TRÌNH KYÕ NAÊNGTHÖÏC HAØNH TOUR 1 CHÖÔNG 01CÔ SÔÛ LYÙ THUYEÁT CUÛA QUAÙ TRÌNH THÖÏC HAØNH TOUR 1.1. CAÙC NOÄI DUNG CÔ BAÛN CUÛA NGHIEÄP VUÏ TOÅ CHÖÙC ÑIEÀU HAØNH DU LÒCH 1.1.1. Cô caáu toå chöùc cuûa boä phaän toå chöùc ñieàu haønh du lòch trong doanh nghieäp 1) Tröôûng phoøng ñieàu haønh 2) Phoù tröôûng phoøng ñieàu haønh 3) Nhaân vieân ñieàu haønh phuï traùch dòch vuï phoøng, khaùch saïn 4) Nhaân vieân ñieàu haønh phuï traùch dòch vuï taïi caùc ñòa phöông (dòch vuï tænh) 5) Nhaân vieân ñieàu haønh phuï traùch dòch vuï aên uoáng 6) Nhaân vieân ñieàu haønh phuï traùch dòch vuï veù maùy bay, taøu thuyeàn… 7) Nhaân vieân ñieàu haønh phuï traùch quaûn lyù & trieån khai hoà sô cuûa phoøng Tuøy quy moâ cuûa moãi coâng ty thì cô caáu toå chöùc nhaân söï cuûa Boä phaän ñieàu haønh coù söï khaùc nhau. 2 1.1.2. Vai troø cuûa boä phaän toå chöùc ñieàu haønh du lòch trong doanh nghieäp Trieån khai thöïc hieän vieäc toå chöùc & ñieàu haønh caùc dòch vuï cuûa caùc boä phaän sau: Phoøng sales & marketing (hay thöôøng goïi caùc phoøng thò tröôøng) Caùc chi nhaùnh ôû caùc ñòa phöông Caùc caù nhaân chuyeân traùch sales & marketing Caùc coâng vieäc chuû yeáu sau nhö: ñaët phoøng, ñaët aên, ñaët veù maùy bay, ñaët veù taøu, ñaët xe & höôùng daãn (neáu coâng ty khoâng coù boä phaän ñieàu haønh xe vaø höôùng daãn rieâng), lo caùc dòch vuï, thuû tuïc veà quaûn lyù xuaát nhaäp caûnh, coâng vaên xin tham quan caên cöù chieán tröôøng xöa neáu khaùch laø cöïu chieán binh… Thöïc hieän coâng taùc toå chöùc & ñieàu haønh dòch vuï noái tour lieân quan ñeán ñòa baøn maø phoøng phuï traùch (neáu coâng ty coù nhieàu chi nhaùnh, nhieàu ñaïi lyù vaø vaên phoøng ñaïi dieän). 3 1.1.2. Vai troø cuûa boä phaän toå chöùc ñieàu haønh du lòch trong doanh nghieäp Thöôøng xuyeân thieát laäp vaø duy trì moái quan heä vôùi caùc cô quan chöùc naêng nhaèm tranh thuû söï hoå trôï vaø hôïp taùc khi coù söï coá xaûy ra trong quaù trình thöïc hieän nhö:  Sôû ngoaïi vuï,  Laõnh söï quaùn,  Coâng an ñòa phöông,  An ninh saân bay,  Haûi quan, beänh vieän,  Caùc ñaïi lyù haøng khoâng… Theo doõi kyõ vieäc thöïc hieän caùc hôïp ñoàng, caùc chöông trình du lòch cuûa boä phaän vaø coù söï ñieàu chænh hôïp lyù. Phoái keát hôïp vôùi caùc boä phaän khaùc nhö keá toaùn, sales marketing nhaèm thöïc hieän vieäc thanh toaùn, traùnh thaát thoaùt cho coâng ty, thu tieàn khaùch haøng hoaëc thanh toaùn cho caùc ñoái taùc cung caáp dòch vuï. 4 1.1.2. Vai troø cuûa boä phaän toå chöùc ñieàu haønh du lòch trong doanh nghieäp Taêng cöôøng vieäc n haéc nhôû caùc ñoái taùc v eà hoùa ñôn, chöùng töø vaø coâng nôï. Taêng cöôøng vieäc nhaéc nhôû caùc Boä phaän lieân quan boå sung hoà sô toàn ñoïng nhaèm “khôùp” hoà sô. Höôùng daãn cho caùc coäng taùc vieân, caùc ñoái taùc veà thuû tuïc haøn h chính lieân quan ñeán coâng ty nhö: taïm öùng, hoaøn taïm öùng, quyeát toaùn, hoùa ñôn, chöùng töø… 5 1.1.2. Vai troø cuûa boä phaän toå chöùc ñieàu haønh du lòch trong doanh nghieäp Kieåm tra quaù trình thöïc hieän trieån khai dòch vuï cuûa höôùng daãn nhaèm ñaûm baûo k hoâng phaùt sinh vaø ñaùn h giaù trình ñoä phuïc vuï cuûa nhaân vieân. Ñieàu chænh chöông trình k hi coù söï thay ñoåi töø khaùch haøng, thôøi tieát… Tö vaán, thoâng tin cho Ban giaùm ñoác, cho caùc boä phaän lieân quan veà tính chaát dòch vuï ôû caùc nôi v aø söï thay ñoåi (neáu coù)… töø caùc ñoái taùc cung caáp dòch vuï Thöïc hieän vieäc baùo caùo cho caáp treân tình hình ñieàu haønh theo: tuaàn, thaùng, quyù, naêm. 6 1.1.3. Quy trình toå chöùc ñieàu haønh du lòchSau k hi B oä phaän Sale-marketing ñaõ hoaøn taát hoà sôhoäp ñoàng vôùi k haùch haøng (hoaëc ñaïi dieän Haõng löõhaøn h ôû nöôùc ngoaøi) & chuyeån sang cho boä phaän ñieàuhaønh thöïc hieän.Boä phaän ñieàu haønh trieån k hai toå chöùc thöïc hieän hôïpñoàng nhö ñaët dòch vuï, giaùm saùt thöïc hieän…Sau khi hoäp ñoàng du lòch ñöôïc trieån khai xong, Boäphaän ñieàu haøn h ñoái chieáu, kieåm tra dòch vuï, hoùa ñônchöùng töø … n haèm thoâng tin cho Boä phaän sale-marketing ñeå boä phaän naøy tieán haønh thanh lyù hôïpñoàng & thu tieàn khaùch haøng, ñoái taùc (ñaïi dieän Haõnglöõ haønh ôû nöôùc ngoaøi) … 7Quy trình toå chöùc ñieàu haø ...