Giáo trình Lý thuyết nghiệp vụ lễ tân: Phần 2 - CĐ Du lịch Hà Nội

(NB) Giáo trình Lý thuyết nghiệp vụ lễ tân: Phần 2 cung cấp cho bạn đọc những kiến thức về công việc thanh toán cho khách trả buồng của lễ tân khách sạn. Nội dung chính trong phần này gồm có: Khái quát chung về công việc thanh toán cho khách trả buồng; tổng hợp chi phí; tài khoản; các phương tiện tổng hợp chi phí và các loại hóa đơn thanh toán; quá trình theo dõi, thu thập, cập nhật và tổng hợp chi phí của khách; kiểm toán ban đêm;... Mời các bạn cùng tham khảo để biết thêm các nội dung chi tiết.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Giáo trình Lý thuyết nghiệp vụ lễ tân: Phần 2 - CĐ Du lịch Hà Nội CHƢƠNG 6: PHỤC VỤ KHÁCH THANH TOÁN TRẢ BUỒNG Giới thiệu: Chương Phục vụ khách thanh toán trả buồng trang bị cho sinh viên những kiến thức sau:- Khái quát về công việc thanh toán trả buồng.- Quá trình theo dõi, thu thập, cập nhật và tổng hợp chi phí.- Hoạt động của nhân viên thu ngân trước khi khách thanh toán trả buồng.- Quy trình thanh toán cho các đối tượng khách và cách xử lý một số tình huống thường xảy ra khi làm thủ tục thanh toán.- Những công việc sau khi thanh toán. Mục tiêu:- Sau khi học xong chương này sinh viên phải:- Trình bày được quy trình theo dõi, cập nhật chi phí của khách vào hồ sơ thanh toán- Giải thích được phương pháp xử lý các phương thức, hình thức, thanh toán khác nhau.- Liệt kê được các công việc chuẩn bị phục vụ khách trả buồng.- Mô tả được quy trình cơ bản khi phục vụ khách trả buồng.- Liệt kê được các công việc cần thực hiện sau khi khách trả buồng. Nội dung chính: 6.1. Khái quát chung về Công việc thanh toán cho khách trả buồng 6.1.1. Khái quát về công việc thanh toán cho khách trả buồng Công việc thanh toán và tiễn khách được thực hiện vào giai đoạn 4 của một chu trình phục vụ khách. Thực chất của công việc thanh toán là thực hiện một số thủ tục để khách thanh toán các chi phí đã sử dụng trong suốt thời gian lưu trú và trả lại buồng cho khách sạn. 6.1.2. Tầm quan trọng của công việc thanh toán cho khách trả buồng Công việc thanh toán đóng vai trò rất quan trọng trong chu trình phục vụ khách, góp phần tạo cho khách ấn tượng tốt đẹp cuối cùng và trọn vẹn về khách sạn. Để thực hiện thanh toán nhanh chóng và chính xác cho khách, nhân viên thu ngân cần chuẩn bị thanh toán thật chu đáo, cẩn thận và chính xác cho từng đối tượng khách. Nhân viên thu ngân của bộ phận lễ tân đóng vai trò rất quan trọng trong việc theo dõi, thu thập, cập nhật và tổng hợp các chi phí của khách. 6.2. Tổng hợp chi phí 6.2.1. Khái quát về công việc tổng hợp chi phí Tổng hợp chi phí thực chất là việc theo dõi, thu thập, cập nhật và tổng hợp các chi phí của khách để thanh toán cho khách khi khách trả buồng và rời khách sạn. Việc tổng hợp chính xác các chi phí của khách đóng vai trò quyết định đối 180với hiệu quả công việc thanh toán cho khách. Công việc thanh toán có đạt hiệuquả cao hay không phụ thuộc vào chất lượng của công việc theo dõi, thu thập,cập nhật và tổng hợp chi phí hay còn gọi là kế toán lễ tân.6.2.1.1. Quá trình tổng hợp chi phí Quá trình tổng hợp chi phí của khách kéo dài và bao trùm toàn bộ chu trìnhphục vụ khách. Quá trình này bắt đầu từ khi khách đặt buồng bảo đảm bằng hìnhthức đặt cọc hoặc thanh toán trước, tiếp tục trong suốt quá trình khách lưu trú vàkéo dài cho đến khi khách thanh toán trả buồng và rời khách sạn. ở mỗi giaiđoạn trong chu trình phục vụ khách nhân viên lễ tân thực hiện một số nhiệm vụtổng hợp thanh toán cụ thể nhất định.6.2.1.2. Nhiệm vụ tổng hợp chi phí qua các giai đoạn của một chu trình phục vụkhách Quá trình tổng hợp và tính toán các chi phí của khách trải qua các giai đoạnsau:  Giai đoạn trước khi khách đến khách sạn Nếu khách đặt cọc trước thì quá trính theo dõi chi phí của khách có thểbắt đầu từ trước khi khách đến khách sạn làm thủ tục đăng ký. Công việc cụ thểcủa nhân viên thu ngân trong giai đoạn này gồm: Thu thập các số liệu liên quan đến đặt buồng có bảo đảm của khách. Tổng hợp các khoản khách thanh toán trước hoặc đặt cọc trước.  Giai đoạn khách đến khách sạn Nhân viên lễ tân thực hiện xong việc đăng ký khách sạn cho khách và tiếptục thực hiện những công việc sau: Mở tài khoản cho các khách hàng. Theo dõi và duy trì việc cập nhật các chi phí mới phát sinh của khách.  Giai đoạn khách lưu trú tại khách sạn Khách lưu trú tại khách sạn và sử dụng các dịch vụ của khách sạn, nhânviên thu ngân thực hiện các công việc sau: Theo dõi, thu thập, cập nhật và tổng hợp các chi phí của khách. Theo dõi và xử lý giới hạn nợ của khách. Liên lạc với các cơ quan hữu quan để kiểm tra lại tính hợp lệ của các hìnhthức thanh toán.  Giai đoạn khách thanh toán trả buồng và rời khách sạn Nhân viên lễ tân cần thực hiện những công việc sau: Chuẩn bị và thanh toán cho khách. 181 Thực hiện các công việc sau khi thanh toán.6.2.2. Các chức năng cơ bản của kế toán lễ tân6.2.2.1. Chức năng thực hiện Thực hiện việc theo dõi, thu thập, cập nhật các chi phí của khách vào tàikhoản của khách hoặc tài khoản không phải của khách. Thực hiện việc tổng hợp các chi phí của khách để theo dõi và thanh toáncho khách khi khách trả buồng và rời khách sạn.6.2.2.2. Chức năng đảm bảo Đảm bảo việc kiểm tra nội bộ các giao dị ...