Giáo trình Microsoft Access 2000: Phần 2 - Nguyễn Sơn Hải

Phần 2 Giáo trình Microsoft Access 2000 của tác giả Nguyễn Sơn Hải gồm nội dung chương 4 đến chương 7 của tài liệu. Nội dung phần này trình bày các vấn đề như: in ấn, lập trình VBA căn bản, lập trình CSDL, Menu & Toolbar.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Giáo trình Microsoft Access 2000: Phần 2 - Nguyễn Sơn HảiGiáo trình Microsoft Access 2000 Copyright® Nguyễn Sơn Hải CHƯƠNG 4 THIẾT KẾ BÁO CÁO Report là công cụ dùng thiết kế in ấn dữ liệu hữu hiệu trong Access. Hầu như tấtcả những gì bạn muốn in và in theo bố cục như thế nào? Report đều có thể đáp ứng! Chương này sẽ trình bày từ những khái niệm căn bản về thiết kế in ấn, về Reportcủa Access đến tiếp cận những kỹ thuật in ấn phức tạp như: report có tham số, sub-report,.. Nội dung cụ thể bao gồm: ‰ Các khái niệm về Report; ‰ Sử dụng report wizard; ‰ Sử dụng report design view; ‰ Kỹ thuật sub-report; ‰ Tham số cho report. Kết thúc chương, học viên hoàn toàn có thể thiết kế được những mẫu biểu in ấnđơn giản đến những biểu phức tạp phục vụ nhu cầu in ấn đa dạng trong các bài toánthực tế từ CSDL. Trang 98Giáo trình Microsoft Access 2000 Copyright® Nguyễn Sơn Hải1. Các khái niệm về Report Muốn in các báo cáo trong Access bạn có thể sử dụng Report- một công cụ in ấnrất mạnh. Ứng với mỗi mẫu báo cáo có thể thiết kế các thông tin lên một report.Mỗi khi report hiển thị kết quả (preview) là lúc có thể in được nội dung báo cáo ragiấy.1.1 Cấu trúc Report Cấu trúc một report thông thường gồm 5 phần: Report header Page header Detai Page Footer Report footer • Page Header Là phần đầu tiên của một trang báo cáo. Giống như khái niệm Page header trong Word và Excel. Phần này có thể có hoặc không có thông tin tuỳ vào người thiết kế. • Page Footer Trang 99Giáo trình Microsoft Access 2000 Copyright® Nguyễn Sơn Hải Là phần cuối cùng của mỗi trang báo cáo. Giống như khái niệm Page footer trong Word và Excel. Phần này có thể có hoặc không có thông tin tuỳ vào người thiết kế. • Detail Là phần thân của report – nơi hiển thị giá trị các bản ghi sẽ in ra. Phần này có thể bị thay đổi, phụ thuộc vào nguồn dữ liệu tại thời điểm sẽ in ra của report. Ví dụ: Danh sách học sinh lớp 10A1 là 45 khi đó Detail report sẽ in ra 45 dòng; nếu chuyển sang in danh sách học sinh lớp 10A2 có 48 học sinh, lúc này Detail report sẽ in ra 48 dòng (tương ứng với số bản ghi của nguồn dữ liệu sẽ in ra). • Report Header Là phần tiêu đề của trang đầu tiên Report, nằm tiếp theo phần Page header và nằm trên phần Detail. Mỗi Report sẽ chỉ có nhiều nhất 1 Report header. Phần này có thể có hoặc không có thông tin tuỳ vào người thiết kế. • Report Footer Là phần tiêu đề cuối của trang cuối cùng Report, nằm tiếp theo phần Detail và phía trước phần Page Footer. Mỗi Report sẽ chỉ có nhiều nhất 1 Report footer. Phần này có thể có hoặc không có thông tin tuỳ vào người thiết kế.1.2 Môi trường làm việc Làm việc với Report gần giống làm việc với Form. Sự khác nhau cơ bản của Report và Form là: Form có thể hiển thị, tra cứu, cập nhật và điều khiển dữ liệu từ CSDL; còn Report chỉ có thể lập báo cáo và in ra, đặc biệt Report không làm thay đổi giá trị dữ liệu trong CSDL. Thông thường mỗi report sẽ in dữ liệu của một Table hoặc một Query nào đó. Tức là phải có một nguồn dữ liệu cần in cụ thể (trường hợp đặc biệt Report không có nguồn dữ liệu sẽ nói đến phần cuối) Trang 100Giáo trình Microsoft Access 2000 Copyright® Nguyễn Sơn Hải2. Sử dụng Report wizard Giống như Form wizard, Report wizard là một công cụ rất đơn giản, dễ dùng đểtạo nhanh một Report. Dưới đây hướng dẫn từng bước dùng Report wizard để tạomột report in ra danh sách cán bộ từ CSDL Quản lý lương bao gồm các thông tin:Hoten, ngaysinh, tenchucvu, Tenphongban. Bước 1: Ở thẻ Reports, nhấn New, chọn Report wizard, nhấn OK: Hoặc nhấn đúp chuột lên biểu tượng Bước 2: Chọn dữ liệu cần in trên hộp thoại sau: Trang 101Giáo trình Microsoft Access 2000 Copyright® Nguyễn Sơn Hải Để chọn dữ liệu cần in lên report, có 2 thao tác phải làm trên hộp thoại này: - Chọn bảng hoặc query nơi có chứa trường dữ liệu cần in ra ở hộp Table/Queries; - Sử dụng các nút lệnh >, >>, Giáo trình Microsoft Access 2000 Copyright® Nguyễn Sơn Hải Muốn hiển thị dữ liệu theo nhóm giá trị của trường nào, hãy Add trường đó từdanh sách bên trái hộp thoại sang hộp preview bên phải hộp th ...