Giáo trình MS Access 2007

Access cung cấp môi trường với các tiện ích mạnh mẽ để quản lý thông tin. Sử dụng Access, bạn cóthể thực hiện được các nhiệm vụ quản trị dữ liệu khó khăn. Chương này là bước đầu tiên trong quátrình học và làm quen với các thuật ngữ cơ sở, cũng như cách để khởi động và thoát khỏi Access. Bạnsẽ được trợ giúp và nắm vững đại cương về những gì có thể làm với Access.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Giáo trình MS Access 2007 ́ ̀ Giao trinh MS Access 2007- Tac giả ILEN WYATT ́ ̀ Nguôn: quantrimang.com.vn MS Access - Chương 1: Thuật ngữ Accessllen WyAttAccess cung cấp môi trường với các tiện ích mạnh mẽ để quản lý thông tin. Sử dụng Access, bạn cóthể thực hiện được các nhiệm vụ quản trị dữ liệu khó khăn. Chương này là bước đầu tiên trong quátrình học và làm quen với các thuật ngữ cơ sở, cũng như cách để khởi động và thoát khỏi Access. Bạnsẽ được trợ giúp và nắm vững đại cương về những gì có thể làm với Access.Sau khi kết thúc chương này, bạn sẽ nắm được những kiến thức sau: Thế nào là cơ sở dữ liệu • Mối liên hệ giữa các table (bảng), form (báo biểu), query (truy vấn) tới một Cơ sở dữ liệu như • thế nào Thế nào là các bản ghi và trường dữ liệu • Cách khởi động Access • Môi trường làm việc của Access • Wizards trợ giúp như thế nào • Làm cách nào để nhận được sự trợ giúp khi sử dụng Access • Có thể sử dụng cả cơ sở dữ liệu và Access • Cách thoát khỏi Access •Bài 1: Làm quen với AccessTrước khi đi sâu vào môi trường Access, có một vài thuật ngữ mà bạn cần phải làm quen. Chúng ta sẽthảo luận về các thuật ngữ và phải chắc là bạn hiểu chúng.Cơ sở dữ liệu là gì?Cơ sơ dữ liệu là một tập hợp các thông tin có liên quan. Ví dụ, nếu tập hợp tất cả các bức ảnh cùngnhau, bạn sẽ có một cơ sở dữ liệu ảnh. Nếu tập hợp tất cả các bức ảnh có cùng chủ đề, bạn sẽ cómột cơ sở dữ liệu gốc hoặc một tập con trong toàn bộ cơ sở dữ liệu.Nếu cơ sơ dữ liệu nhỏ (ví dụ như các hợp đồng bảo hiểm của bạn), bạn có thể quản lý thông tin bìnhthường. Trong những trường hợp như vậy, bạn phải sử dụng các phương pháp quản lý cũ như mộtbảng file hay một danh sách đơn giản trên giấy. Tuy nhiên, cơ sở dữ liệu ngày càng nhiều, các thao tácquản lý trở nên khó hơn. Ví dụ, sẽ rất khó để quản lý bằng tay cơ sở dữ liệu về khách hàng trong mộtcông ty lớn. Đây là lúc máy tính của bạn và hệ quản trị cơ sở dữ liệu có ích. Phần mềm quản trị cơ sởdữ liệu giúp bạn quản lý thông tin được nhanh và dễ dàng hơn.Trong Access, một cơ sở dữ liệu không chỉ có thông tin mà còn có các bảng thông tin đã được sắp xếp,cơ sở dữ liệu Access còn bao gồm cả mối quan hệ các truy vấn, báo biểu, báo cáo và các lệnh lập trình.Dưới đây là khái niệm về một số thuật ngữ thường dùng trong Access:Thế nào là một Table (bảng)?Trong Access, các bảng chứa thông tin thực tế trong cơ sơ dữ liệu, có thể có nhiều hơn một bảng.Thông tin trong mỗi bảng có thể liên quan tới thông tin trong các bảng khác. Ví dụ, bạn có một bảng 1chứa bản ghi của tất cả các khóa cửa trong tòa nhà, một bảng khác phải có danh sách tất cả chìa khóacho các khóa. Một bảng chứa tên của tất cả những người có chìa khóa. Cả 3 bảng có thông tin liên quanđến nhau, bởi vậy chúng tạo thành một cơ sở dữ liệu. Hình 1 mô tả mối quan hệ giữa các bảng trongcơ sở dữ liệu. Hình 1: Mối liên hệ giữa các bảng và cơ sở dữ liệuBước đầu tiên trong việc tạo một cơ sở dữ liệu đó là xác định thông tin cần thiết. Tiếp theo, sử dụngAccess để thiết kế bảng lưu trữ thông tin. Hình 2 minh họa xem ở chế độ Design view, bạn sử dụngchế độ Design view để chỉ định cấu trúc cho mỗi bảng. 2 Hình 2: Chế độ Design view cho bảng.Sau khi thiết kế xong các bảng, sử dụng chế độ Datasheet view để nhập và xem dữ liệu. Hình 3 minhhọa cách xem dữ liệu bằng chế độ Datasheet view 3 Hình 3: Chế độ Datasheet view cho bảngThế nào là một Query (truy vấn)?Khi làm việc với cơ sở dữ liệu lớn, tức là làm việc với các vùng riêng trên dữ liệu. Ví dụ, nếu bạn cócơ sơ dữ liệu của một công ty, và muốn xem tất cả tên của khách hàng sinh sống tại Hà Nội. Với sựkiện như vậy, bạn nên dùng truy vấn.Một câu hỏi truy vấn dữ liệu như sau “Những khách hàng nào sinh sống tại Hà Nội?” Như vậy queryđược định nghĩa đó là việc truy vấn các thông tin của cơ sơ dữ liệu mà bạn muốn xem.Ví dụ, nếu cơ sở dữ liệu chứa tên của tất cả khách hàng mua một chi tiết sản phẩm nào đó, dùng truyvấn có thể đưa ra một danh sách tên các khách hàng đã mua ở trên. Một truy vấn khác yêu cầu chỉ đưara các khách hàng là trẻ em. Về cơ bản, một truy vấn giới hạn hoặc lọc thông tin từ một cơ sở dữ liệu.Khi bạn sử dụng query để lọc dữ liệu, Access chỉ hiển thị thông tin để đáp ứng truy vấnTại sao nên sử dụng các truy vấn? Một cách cụ thể là ...