Giáo trình nghiệp vụ hướng dẫn - CHƯƠNG IV TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG HƯỚNG DẪN DU LỊCH

Chuẩn bị Việc chuẩn bọ đón tiếp khách du lịch ( theo đoàn hay đi lẻ ) là công việc rất quan trọng để hoạt động hướng dẫn du lịch được suôn xẻ trong suốt chuyến du lịch. Công việc chuẩn bị là của một số người ở các bộ phận chức năng của tổ chức du lịch. Nhưng, hướng dẫn viên du lịch phải có sự chuẩn bị chu đáo với những điều cơ bản như sau: Trước hết, cầm tìm kiếm và ghi nhớ những điều khoản trong hợp đồng du lịch giữa tổ chức du lịch...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Giáo trình nghiệp vụ hướng dẫn - CHƯƠNG IV TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG HƯỚNG DẪN DU LỊCH CHƯƠNG IV TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG HƯỚNG DẪN DU LỊCHI. CHUẪN BỊ VÀ ĐÓN TIẾP KHÁCH1. Chuẩn bịViệc chuẩn bọ đón tiếp khách du lịch ( theo đoàn hay đi lẻ ) là công việc rất quantrọng để hoạt động hướng dẫn du lịch được suôn xẻ trong suốt chuyến du lịch.Công việc chuẩn bị là của một số người ở các bộ phận chức năng của tổ chức dulịch. Nhưng, hướng dẫn viên du lịch phải có sự chuẩn bị chu đáo với những điềucơ bản như sau:Trước hết, cầm tìm kiếm và ghi nhớ những điều khoản trong hợp đồng du lịchgiữa tổ chức du lịch với kháck hay giữa tổ chức du lịch gửi khách với tổ chức dulịch nhận khách. Những điều khoản quan trọng nhất liên quan tới hoạt động hướngdẫn du lịch cần phải nắm vững ( cả chương trình tham quan du lịch, các dịch vụ cơbản và dịch vụ bổ sung với số lượng, chất lượng, chủng loại, địa điểm ) quyền lợivà nghĩa vụ của các tổ chức, các cơ sở dịch vụ du lịch có liên quan, của trưởngđoàn và của khách du lịch. Đây là cơ sở quan trọng nhất để có sự chuẩn bị tiếptheo và thực hiện hoạt động hướng dẫn du lịch.Thứ hai là, hướng dẫn viên cần tìm hiểu chương trình du lịch của khách đã đượcđịnh trước. Những thông tin rất quan trọng cần nắm vững là thời gian đến và kếtthúc chuyến du lịch của khách: cơ cấu của đoàn khách và số lượng của đoànkhách: cơ sở dịch vụ lưu trú, ăn uống, vận chuyển, phục vụ giải trí, nghỉ dưỡngcủa khách, chương trình tham quan, v.v….Sau đó, hướng dẫn viên cần tìm hiểu và nắm được tài liệu của tuyến du lịch, thậmchí phải mang theo tài liệu của tuyến và bản đồ chỉ dẫn tuyến, điểm tham quan củachuyến du lịch sẽ hướng dẫn khách. Tất cả các chi tiết về tuyến du lịch, về chươngtrình, về điểm du lịch trong tour nếu có điều chưa rõ cần phải tìm hiểu kịp thờitrước khi đón khách và nên ghi nhớ vào sổ tay của hướng dẫn viên ( kể cả địa chỉ,số điện thoại và người cần liên hệ khi cần thiết.)Tiếp theo, hướngdẫn viên nhận các giấy tờ, tài liệu phục vụ hoạt động hướng dẫndu lịch như: giấy uỷ quyền của hướng dẫn viên, biên bản thực hiện các dịch vụ,giấy chứng nhận, sổ tín dụng ( hoặc séc ) tiền mặt, tài liệu phục vụ tuyên truyềnquảng cáo, các giấy tờ liên quan tới khách ( đặc biệt là bản danh sách có nhữngthông tin chi tiết về đoàn khách như họ tên, ngày sinh, quốc tịch, tôn giáo, đặcđiểm riêng…)Tuỳ điều kiện cụ thể, hướng dẫn viên có thể kiểm tra sự đầy đủ và đảm bảo sẵngsàng đón khách của các cơ sở, các phương tiện vận chuyển….để kịp thời bổ sunghay sửa chửa những thiếu xót, sai lệch. Việc kiểm tra này có thể đo các bộ phậnchức năng của tổ chức du lịch thực hiện song có sự tham gia của hướng dẫn viênlà tốt nhất.Ngoài ra, hướng dẫn viên phải có sổ nhật ký chuyến du lịch để ghi chép các hoạtđộng, các thông tin, lịch trình hoạt động hướng dẫn du lịch và những điều cần thiếtkhác. Hướng dẫn viên còn cần tìm hiểu những thông tin khác như tỷ giá ngoại tệ ởthời điểm gần nhất ( chú ý ngoại tệ mạnh và tiền của quốc gia mà khách sinh sống,khách có thể mang theo ) các thủ tục hải quan biên giới, cước phí bưu điện, nhữngvấn đề nóng bỏng về an ninh du lịch.Những chuẩn bị ban đầu này càng chu đáo cụ thể bao nhiêu sáng tạo thuận lợi cáchoạt động hướng dẫn du lịch bấy nhiêu.2. Đón tiếp khách du lịch.Hướng dẫn viên có nhiệm vụ đón khách . Hầu hết khách du lịch lần đầu gặp gỡ,tiếp xúc với những nhân viên một cách trực tiếp. An tượng của buổi gặo gỡ và làmquen này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với khách du lịch. Nó có ảnh hưởngsâu sắc đến mối quan hệ của đoàn khách và hướng dẫn viên trong suốt chuyến dulịch sau đó ( và có thể cả chuyến du lịch sau ). Vì lẽ đó hướng dẫn viên cần có sựthận trọng và linh hoạt trong ứng sử với đàon khách ( có trường hợp khách du lịchchỉ biết đến công ty du lịch qua người đại diện duy nhất trong suốt chuyến du lịchlà hứơng dẫn viên của công ty đó). Nơi đón khách thông thường là sân bay: nhà ga,bến cảng. Cửa khẩu biên giới.Việc đón khách của hướng dẫn viên cần theo trình tự sau:a) Kiểm tra lần cuối những dữ liệu liên quan đến đoàn khách, đến việc đón khách.Hướng dẫn viên phải có mặt ở địa điểm đã định đón khách ít nhất 15 phút trướckhi khách đến. Cần kiểm tra lần cuối giờ đến của khách, trên phương tiện ( nếubằng máy bay cần biết số chuyến bay, thời gian hạ cánh…) kiểm tra phương tiệnvận chuyển khách từ nơi đón đến cơ sở phục vụ lưu trú, và xác định số người cầnkhuân vác hành lý cho khách. Hướng dẫn viên cũng cần kiểm tra lại chương trình,danh sách đoàn, những vấn đề về xuất nhập cảnh, vé máy bay có hay không cần táixác nhận chỗ ( reconfirm )Hướng dẫn viên cũng cần tìm biết những bộ phận chính của nơi đón liên quan tớikhách như cửa ra ( exit ), nhà ăn, cửa hàng, y tế, nhà vệ sinh….Về việc chuẩn bịcác cá nhân khi đón khách, hướng dẫn viên cần có trang phục phù hợp, trang nhã,gây ấn tượng tốn về diện mạo của mình với khách du lịch ngay từ ban đầu. Hướngdẫn viên cần có sự ch ...