Giáo trình Outlook 2010 phần 6

Email tự động lưu trữ vào hộp thư cá nhân của bạn (hình trên).Với việc sửdụng lệnh AotoArchive thì các Email sẽ từ hộp thư của bạn sẽ tự di chuyểnvào thư mục, thư mục đó gọi là thư mục tự lưu trữ.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Giáo trình Outlook 2010 phần 6Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft VietnamEmail tự động lưu trữ vào hộp thư cá nhân của bạn (hình trên).Với việc sửdụng lệnh AotoArchive thì các Email sẽ từ hộp thư của bạn sẽ tự di chuyểnvào thư mục, thư mục đó gọi là thư mục tự lưu trữ. 83Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam1 Nhấn Browse… để chọn thư mục lưu trữ, chọn OK.2 Email đang di chuyển vào trong hộp thư.3 Và Email được lưu vào thư mục tự lưu trữ.Thư mục con trong hộp thư sẽ được tự động tạo ra trong thư mục lưu trữ.b. Lưu các email vào thư mục cá nhân 84Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft VietnamBạn muốn có một thư mục cá nhân chứa các tập tin riêng của bạn, điều đótương tự để có một tủ đựng các hồ sơ cá nhân. Với thư mục cá nhân, bạntạo tập tin riêng cho mình. Sau khi bạn đã tạo ra thư mục cá nhân và cách dichuyển các tập tin vào thư mục cá nhân này.c. Cách tạo các thư mục cá nhânĐể sử dụng một thư mục tập tin cá nhân, trước tiên bạn cần phải tạo ra nó.Để tạo thư mục cá nhân bạn làm theo các bước sau:1 Chọn file sau đó nhấn vào Info chọn Account Settings2 Bạn chọn tiếp Tab Data Files 85Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam3 Chọn Add, nhập tên4 Thư mục cá nhân của bạn đã được tạo ra như hình dưới.d. Cách chọn các subfolder trong thư mục cá nhân 86Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft VietnamSau khi bạn tạo xong thư mục cá nhân, bạn có thể tạo thêm các thư mục consubfolder trong thư mục cá nhân. Bạn làm điều này từ Cửa sổ Danh mụcchính:Nhấn chuột phải vào thư mục My Outlook Data File(1) chọn New Folder.Đặt tên cho thư mục vừa tạo, nhấn OK.Sau đó bạn sẽ thấy một thư mục con trong thư mục cá nhân của bạn.e. Di chuyển Email vào thư mục cá nhân 87Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft VietnamSau khi bạn đã tạo xong các thư mục con trong thư mục các nhân. Để để dichuyển một hoặc nhiều Email đến thư mục con, bạn làm theo các bước sau:1 Nhấn chuột phài vào Email chọn Move to Folder2 Bạn chọn thư mục con trong thư mục cá nhân và nhấn OK.Những cách khác để di chuyển các Email vào thư mục cá nhân là dùngphương pháp kéo thả.Bạn nhấn chuột trái vào Email, giữ chặt chuột và di chuyển chuột tới thưmục con trong thư mục cá nhân, sau đó bạn thả chuột ra, Email đó sẽ xuấthiện trong thư mục cá nhân.f. Lưu trữ emai ra ổ đĩaThông thường bạn lưu trữ các Email vào thư mục cá nhân. Nhưng các thưmục này vẫn nằm trong Outlook. Tuy nhiên có cách để back up dữ liệukhác là lưu trữ các Email vào ổ đĩa. 88Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft VietnamFile > Info > Account SettíngTab Data Files > chọn dòng muốn lưu trữ hoặc di chuyển > Open FileLocation 89Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft VietnamChọn Move this file hoặc Copy this fileLưu ý: Nếu mục tiêu của bạn là để sao lưu toàn bộ hộp thư của bạn, thì bạnmới dùng công cụ này.g. Phân loại thưĐôi khi tài khoản email của bạn sẽ bị quá tải do mỗi n gày bạn phải nhậnhàng trăm email từ khách hàng, đối tác, nội bộ công ty. Do đó, việc phânloại tự động email sẽ giúp giảm bớt thời gian rất nhiều. Công việc trước tiênbạn cần làm là tạo các thư mục bằng cách nhấn phải chuột lên Inbox rồichọn New Folder, đặt tên tùy ý. Ví dụ: Mail đối tác rồi nhấn OK. Cứ tiếptục tạo thư mục nếu bạn có nhiều phân loại người dùng.Bước tiếp theo, bạn chọn :1 Nhấn chuột phải vào tiêu đề Email.2 Chọn Rules. 90Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft VietnamTrong cửa sổ mới, ta chọn quy tắc cho email gởi đến tương ứng với yêu cầucông việc.Ở đây ta chọn Select Folder 91Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft VietnamChọn thư mục đã được tạo sẵn hoặc nhấn nút New để tạo thư mục khác, rồinhấn OKTrong mục Move the item to folder sẽ giúp tự động đưa tất cả email từmột địa chỉ email xác định vào một thư mục được chỉ định sẵn.Bạn có thể tham khảo khá nhiều quy tắc và hành động (action) mà MSOutlook đã có sẵn để ta chọn lựa theo cách thức như trên khi nhấn vào nútAdvanced Options. 92Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Viet ...