Giáo trình Quản trị hành chính văn phòng: Phần 2

Tiếp nội dung phần 1, Giáo trình "Quản trị hành chính văn phòng" Phần 2 được biên soạn gồm các nội dung chính sau: Quản lý tài sản, thiết bị văn phòng; quản trị các nghiệp vụ chính của văn phòng; soạn thảo và trình bày văn bản, thư tín thương mại;...Mời các bạn cùng tham khảo!
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Giáo trình Quản trị hành chính văn phòng: Phần 2 CHƯƠNG 5. QUẢN LÝ TÀI SẢN, THIẾT BỊ VĂN PHÒNG5.1. Những nội dung quản l tài sảnTài sản của tổ chức bao gồm máy móc thiết bị và các vật dụng hỗ trợ cho công việcvăn phòng. Việc quản l tài sản trên cần lưu đến nh ng nội dung sau:5.1.1. Bàn giao tài sản- Tài sản của cơ quan được bàn giao trong các trư ng hợp cơ quan tuyển dụng nhânviên mới hoặc thành lập bộ phận mới; bổ sung tài sản cho nhu cầu s dụng của các bộphận, cá nhân; hoặc nhân viên nghỉ việc thì phải bàn giao lại tài sản cho quản l bộphận đó.- Quy trình bàn giao như sau: Ngư i bàn giao chuyển toàn bộ tài sản theo danh sách cho ngư i nhận. Ngư i nhận chịu trách nhiệm kiểm tra số lượng, chất lượng, vận hành th . Nếu tài sản không đảm bảo yêu cầu thì phải báo cáo cho ngư i bàn giao biết và có quyền từ chối nhận, nếu nhận phải ghi rõ tình trạng vào phiếu bàn giao tài sản. Sau khi bàn giao thì ngư i nhận phải k vào biên bản bàn giao, ngư i giao tài sản phải chuyển lại biên bản cho nhân viên văn thư lưu tr và cập nhật vào hồ sơ quản l của công ty Ngư i nhận phải báo cáo số lượng, chất lượng với trưởng bộ phận làm căn cứ theo dõi.5.1.2. Điều chuyển tài sản- Việc điều chuyển tài sản từ bộ phận này sang bộ phận khác hoặc từ cá nhân nàysang cá nhân khác thì phải được sự cho phép của cấp có thẩm quyền của cơ quan. 103- Nguyên tắc điều chuyển như sau:  Việc điều chuyển tạm th i trong nội bộ bộ phận thì do bộ phận đó quyết định, không cần thông báo cho Phòng Hành chính.  Việc điều chuyển tài sản gi a các bộ phận thì phải có kiến đồng của phòng Hành chính.  ối với tài sản có giá trị lớn thì phải có kiến của lãnh đạo cơ quan.  ối với trư ng hợp di chuyển tài sản ra khỏi khu vực thì phải có văn bản cho bảo vệ lưu.5.1.3. Kiểm tra tài sản- Phòng Hành chính được quyền kiểm tra đột xuất tình hình s dụng tài sản của cácbộ phận tối đa 2 lần/năm. Các bộ phận phải tạo điều kiện cho Phòng Hành chính thựchiện theo nhiệm vụ chức năng trên đây5.1.4. Kiểm kê tài sản- Hàng năm Phòng Kế toán kết hợp Phòng Hành chính tổ chức kiểm kê tài sản địnhkỳ. Phương pháp kiểm kê là kiểm tra về số lượng và đánh giá sơ bộ về chất lượng vàgiá trị.- Trình tự kiểm kê như sau:  Trưởng ban kiểm kê chịu trách nhiệm lập kế hoạch kiểm kê theo biểu mẫu quy định, kết quả kiểm kê được đại diện bộ phận, ngư i kiểm kê và trưởng ban kiểm kê xác nhận trong biên bản.  Sau khi kiểm kê xong trưởng ban kiểm kê phải đối chiếu với số liệu quản l trên sổ sách nếu chênh lệch thì tìm hiểu và đưa ra biện pháp x l .  Trưởng ban kiểm kê chịu trách nhiệm báo cáo tình hình kiểm kê về số lượng, chất lượng và ước lượng lại giá trị tài sản cho lãnh đạo công ty. 1045.1.5. Quản lý và sử dụng tài sản. * Quy định trách nhiệm của ngư i sử dụng ể việc s dụng trang thiết bị văn phòng đ ng mục đích, tránh hư hỏng, mấtmát, mỗi doanh nghiệp đều đưa ra các quy định cụ thể, rõ ràng về trách nhiệm, quyềnhạn của ngư i s dụng, các quy định bao gồm: Ngư i được giao các trang thiết bị văn phòng phải s dụng theo đ ng hướng dẫn vận hành, hướng dẫn s dụng; S dụng đ ng mục đích, không cho ngư i khác s dụng khi không có sự cho phép của Trưởng bộ phận; S dụng trên tinh thần tiết kiệm, gi gìn, bảo quản tài sản; Ngư i s dụng có trách nhiệm báo ngay cho Trưởng bộ phận các trư ng hợp máy móc hư hỏng để s a ch a kịp th i. * Nguyên tắc quản lý và sử dụng tài sản như sau: Khi xảy ra mất mát, bộ phận hay nhân viên s chịu trách nhiệm bồi thư ng bằng hiện vật tương đương. Nếu do các l do bất khả kháng như ngoài th i gian trách nhiệm thì Phòng Hành chính phải xem xét lại. Mỗi tài sản đều có th i gian s dụng là th i gian mà tài sản đó còn đầy đủ tính năng, tính chất s dụng mà không cần phải s a ch a nhỏ hay lớn. Nếu tài sản bị hư hỏng trước th i gian s dụng thì ngư i s dụng phải chịu chi phí s a ch a bảo trì liên quan. Các nhân viên phải được huấn luyện cách thức s dụng, bảo quản tài sản máy móc. Quản l bộ phận chịu trách nhiệm hướng dẫn, giám sát quá trình s dụng tài sản của nhân viên trực thuộc và chịu trách nhiệm về toàn bộ tài sản của bộ phận. *Quản lý quá trình sử dụng tài sản, thiết bị văn phòng ể quản l các trang thiết bị trong quá trình s dụng, trách nhiệm của bộ phậnHành chính nhân sự là phải lập danh mục tài sản, thiết bị. ịnh kỳ, phòng hành chínhnhân sự kết hợp với phòng kế toán s thực hiện kiểm kê tài sản. Việc kiểm kê s gi p 105đánh giá số lượng tài sản so với danh mục tài sản công ty, kiểm tra chất lượng tài ...