GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ HỌC_CHƯƠNG XI: QUẢN LÍ NHÓM LÀM VIỆC

Sau khi đọc chương này, sinh viên có thể: 1. Giải thích tầm quan trọng của nhóm làm việc. 2. Nhận diện các loại nhóm làm việc; nhận thức rõ ý nghĩa và những yếu tố xác định hiệu quả của nhóm. 3. Mô tả những quy trình của nhóm, qua đó nhận biết những vấn đề có thể ảnh hưởng đến hiệu quả của nhóm. 4. Giải thích cách thức chẩn đoán và loại bỏ những rào cản ảnh hưởng đến hiệu quả của nhóm Một nhóm được xem là một tập hợp gồm hai hay nhiều cá nhân...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ HỌC_CHƯƠNG XI: QUẢN LÍ NHÓM LÀM VIỆC Chương XI- Quản lí nhóm làm việc 1 CHƯƠNG XI: QUẢN LÍ NHÓM LÀM VIỆC Sau khi đọc chương này, sinh viên có thể: 1. Giải thích tầm quan trọng của nhóm làm việc. 2. Nhận diện các loại nhóm làm việc; nhận thức rõ ý nghĩa và những yếu tố xác định hiệu quả của nhóm. 3. Mô tả những quy trình của nhóm, qua đó nhận biết những vấn đề có thể ảnh hưởng đến hiệu quả của nhóm. 4. Giải thích cách thức chẩn đoán và loại bỏ những rào cản ảnh hưởng đến hiệu quả của nhóm ************** I. TẦM QUAN TRỌNG CỦA NHÓM LÀM VIỆC 1. Giải thích tầm quan trọng của nhóm làm việc Một nhóm được xem là một tập hợp gồm hai hay nhiều cá nhân có liên hệ phụ thuộc và ảnh hưởng đến nhau để đạt được mục đích chung.1 Định nghĩa này cũng giúp chúng ta phân biệt một nhóm với một sự kết hợp đơn thuần giữa các cá nhân. Trong ngôn ngữ hàng ngày, cụm từ nhóm (team) và đội (group) thường được sử dụng với nghĩa như nhau cho dù trong những năm gần đây, thuật ngữ “đội làm việc” đã trở nên phổ biến hơn trong kinh doanh và thay thế cho nhóm làm việc. Trong phạm vi nghiên cứu của chương, thuật ngữ đội và nhóm được sử dụng thay thế cho nhau mà không làm thay đổi ý nghĩa của chúng. Bốn yêu cầu cụ thể của nhóm, gồm: Trước hết các thành viên của nhóm có mối quan hệ phụ thuộc nhau; Thứ hai, sự phụ thuộc lẫn nhau này chỉ ra rằng các thành viên của nhóm phải tác động qua lại thông qua đối thoại hoặc hoạt động; Thứ ba, một nhóm được đặc trưng bởi điều kiện về sự ảnh hưởng lẫn nhau giữa các thành viên trong nhóm; Thứ tư, nhóm có mục đích chung, chẳng hạn như việc hoàn thành mục tiêu công việc hay chuẩn bị một báo cáo. a. Nhóm không chính thức. Nhóm không chính thức thường gồm một ít thành viên- thường 3 đến 12 người- thường xuyên tham gia trong những hoạt động và chia sẻ cảm giác; và mục đích họ gặp gỡ nhau là vì có những nhu cầu qua lại lẫn nhau. Những nhóm không chính thức có thể hỗ trợ, ngăn cản hay không ảnh hưởng đến những mục tiêu, nguyên tắc của tổ chức hay có những quyền hành cao hơn.2 b. Nhóm làm việc. Nhóm làm việc bao gồm một số ít nhân viên với kỹ năng bổ sung cho nhau, làm việc cùng nhau trong một dự án, những người cam kết để thực hiện mục đích chung, và có trách nhiệm làm việc hiệu quả để đóng góp vào việc thực hiện mục tiêu của tổ chức. Nhóm làm việc (đối tượng của chương này) có thể được gọi bằng nhiều tên khác nhau, chẳng hạn như nhóm tự quản, nhóm xuyên chức năng, nhóm dự án, đội đặc nhiệm, hội đồng, uỷ ban ... 1 M. E. Shaw, Group Dynamics: The Psychology of Small Group Behavior (New York: McGraw-Hill,1981),8. 2 Susan E. Jackson, Don Hellriegel and John W. Slocum, Management- A competetency based approach, 10th ed, Copyright ©2005 by Thomson South-Western, p. 459 2 Tầm quan trọng của nhóm được biểu hiện qua thời lượng mà nhà quản trị và những người khác giành cho trong các cuộc họp nhóm. Nhiều nhà quản trị cấp cao báo cáo rằng họ mất hơn 50% thời gian của mình cho các cuộc họp nhóm; nhà quản trị tác nghiệp (first-line) và những chuyên gia có thể mất từ 20-50% thời gian của mình cho các cuộc họp nhóm. 2. Tại sao tổ chức lại sử dụng nhóm làm việc Thách thức đầu tiên của nhà quản trị đó là chỉ ra cách thức chia cả núi công việc thành những dự án liên kết chặt chẽ với nhau. Thách thức thứ hai đó là sự liên kết những nỗ lực của các nhân và làm việc nhóm vào dự án để bảo đảm rằng họ thực hiện được những mục tiêu của tổ chức. Tuy nhiên, những lý do chính mà nhà quản trị sử dụng làm việc nhóm nhìn chung là tương tự giữa các tổ chức khác nhau. Đó là để phục vụ khách hàng tốt hơn thông qua đổi mới, tăng tốc độ, giảm chi phí và cải tiến chất lượng. II. PHÂN LOẠI NHÓM LÀM VIỆC Thành viên của nhóm cũng có thể có những khác biệt lớn trong các tình huống khác nhau. Đôi khi thành viên của nhóm là những người làm việc trong cùng một bộ phận. Cũng có khi thành viên của nhóm gồm những người làm trong nhiều bộ phận khác nhau, thậm chí gồm những người từ nhiều tổ chức khác nhau, chẳng hạn như nhóm gồm nhân viên công ty, nhà cung cấp và khách hàng. Do đó, những loại nhóm làm việc khác nhau sẽ phù hợp với những mục đích khác nhau. 1. Nhóm giải quyết vấn đề Một nhóm giải quyết vấn đề thường bao gồm những thành viên từ nhiều bộ phận khác nhau trong tổ chức, mục đích của nhóm là để xem xét cần làm gì để thực hiện công việc tốt hơn. Chẳng hạn, một nhóm có thể gặp nhau thường xuyên một hay hai giờ một tuần để thảo luận cách thức cải tiến chất lượng, sự an toàn, năng suất hay tinh thần. Nhóm chất lượng (Quality circles) là một ví dụ rất tương tự của một nhóm giải quyết vấn đề hiệu quả và lâu dài. a. Nhóm chất lượng Một nhóm chất lượng (còn gọi là nhóm TQM ) là một nhóm nhân viên gặp nhau thường xuyên để nhận diện, phân tích, và đề xuất giải pháp cho nhiều vấn đề khác nhau tại nơi làm việc. Họ gặp gỡ thường xuyên một hoặc hai lần một tuần. Họ quan tâm và đề xuất những vấn đề liên quan đến chất lượng một cách liên tục. Nhóm chất lượng thường không có quyền thực hiện những giải pháp của mình, những giải pháp này được giới nhiệu để nhà quản trị có những xem xét và hành động. b. Đội đặc nhiệm Như tên được gọi, đội đặc nhiệm là một nhóm được hình thành để thực hiện một công việc đặc biệt, rất quan trọng của tổ chức. Đội đặc nhiệm thường gặp nhau nhiều trong một vài tuần hay tháng sau đó chúng bị giải tán. Những thành viên của đội đặc nhiệm thường vẫn tiếp tục làm công việc thường ngày của mình trong suốt giai đoạn tham gia vào nhóm lực lượng đặc nhiệm. Đặc trưng của lực lượng đặc nhiệm khác nhau dựa trên kiến thức nền và chuyên môn của các thành viên. Nhà quản trị thường tạo ra lực lư ...