Giáo trình Quản trị học - TS. Đoàn Thị Thu Hà: Phần 2

Nối tiếp phần 1 của giáo trình "Quản trị học" do TS. Đoàn Thị Thu Hà biên soạn phần 2 tiếp tục trình bày các nội dung về hoạch định trong quản trị học, mục tiêu của chức năng tổ chức, phương pháp phân chia bộ phận trong cơ cấu tổ chức, lãnh đạo và yếu tố con người trong quản trị, xây dựng các tiêu chuẩn và chọn phương pháp đo lường việc thực hiện. Mời các bạn cùng tham khảo.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Giáo trình Quản trị học - TS. Đoàn Thị Thu Hà: Phần 2Chương 6: HOẠCH ĐỊNHCHƯƠNG 6 HOẠCH ĐỊNH Hoàn thành chương này người học có thể: 1. Hiểu được chức năng hoạch định 2. Giải thích được những lợi ích của việc hoạch định 3. Phân biệt được các loại hoạch định trong một tổ chức 4. Mô tả các bước trong tiến trình hoạch định chiến lược 5. Giải thích được phân tích SWOT 6. Tiếp cận được công cụ phổ biến trong hoạch định chiến lược: Ma trận phát triển - tham gia thị trường (BCG) 7. Biết được phương pháp quản trị theo mục tiêuI. Khái niệm và mục đích của hoạch định 1.1. Khái niệm Hoạt động của con người để thực hiện một việc gì đó khác loài vật ở chỗ conngười biết tư duy, suy nghĩ, hình dung, lựa chọn cách làm trước khi con người bắt tayvào thực hiện. Đây là các hoạt động có kế hoạch của con người, hay nói cách khác kếhoạch hóa hay hoạch định là một việc cần thiết và rất đặc trưng trong các hoạt độngcủa con người. Hoạt động quản trị là một trong những dạng hoạt động của con ngườivà chính vì thế cũng rất cần được kế hoạch hóa. Về phương diện khoa học, kế hoạchđược xem là một chương trình hành động cụ thể, còn hoạch định là quá trình tổ chứcsoạn thảo và thực hiện các kế hoạch cụ thể đã được đề ra. Như đã được trình bày ở chương một, hoạch định bao gồm việc xác định mụctiêu, hình thành chiến lược tổng thể nhằm đạt được mục tiêu và xây dựng các kế hoạchhành động để phối hợp các hoạt động trong tổ chức. Theo Harold Koontz, CyrilOdonnel và Heinz Weihrich thì hoạch định là “quyết định trước xem phải làm cái gì,làm như thế nào, khi nào làm và ai làm cái đó”. Như vậy hoạch định chính là phương 97Chương 6: HOẠCH ĐỊNHthức xử lý và giải quyết các vấn đề có kế hoạch cụ thể từ trước. Tuy nhiên khi tìnhhuống xảy ra có thể làm đảo lộn cả kế hoạch. Nhưng dù sao người ta chỉ có thể đạtđược mục tiêu trong hoạt động của tổ chức bằng việc vạch ra và thực hiện các kếhoạch mang tính khoa học và thực tế cao chứ không phải nhờ vào sự may rủi. Hoạch định có thể là chính thức và không chính thức. Các nhà quản trị đều tiếnhành hoạch định, tuy nhiên có thể chỉ là hoạch định không chính thức. Trong hoạchđịnh không chính thức mọi thứ không được viết ra, ít có hoặc không có sự chia sẽ cácmục tiêu với những người khác trong tổ chức. Loại hoạch định này hay được áp dụngở các doanh nghiệp nhỏ, ở đó, người chủ doanh nghiệp thấy họ muốn đi tới đâu và cáigì đang đợi họ ở đó. Cách hoạch định này thường chung chung và thiếu tính liên tục.Tất nhiên hoạch định không chính thức cũng được áp dụng ở một số doanh nghiệp lớnvà một số khác cũng có những kế hoạch chính thức rất công phu. Trong quyển sách này, thuật ngữ hoạch định được hiểu theo tinh thần là loạihoạch định chính thức. Với hoạch định chính thức, các mục tiêu cụ thể của tổ chứcđược xác định và được viết ra, và mọi thành viên trong tổ chức đều được biết và chiasẻ. Thêm vào đó, những nhà quản trị cũng xây dựng những chương trình hành động rõràng nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức. 1.2. Mục đích của hoạch định Tại sao những nhà quản trị phải hoạch định? Tất cả các nhà quản trị đều phảilàm công việc hoạch định dưới hình thức này hay hình thức khác, vì nhờ vào hoạchđịnh mà tổ chức có được định hướng phát triển, thích nghi được với những thay đổi,biến động của môi trường, tối ưu hóa trong việc sử dụng nguồn lực và thiết lập đượccác tiêu chuẩn cho việc kiểm tra. ª Bất kỳ một tổ chức nào trong tương lai cũng có sự thay đổi nhất định, vàtrong trường hợp đó, hoạch định là chiếc cầu nối cần thiết giữa hiện tại và tương lai.Nó sẽ làm tăng khả năng đạt được các kết quả mong muốn của tổ chức. Hoạch định lànền tảng của quá trình hình thành một chiến lược có hiệu quả. ª Hoạch định có thể có ảnh hưởng nhất định đến hiệu quả của cá nhân và tổchức. Nhờ hoạch định trước, một tổ chức có thể nhận ra và tận dụng cơ hội của môitrường và giúp các nhà quản trị ứng phó với sự bất định và thay đổi của các yếu tố môitrường. Từ các sự kiện trong quá khứ và hiện tại, hoạch định sẽ suy ra được tương lai.Ngoài ra nó còn đề ra các nhiệm vụ, dự đoán các biến cố và xu hướng trong tương lai,thiết lập các mục tiêu và lựa chọn các chiến lược để theo đuổi các mục tiêu này. ª Hướng dẫn các nhà quản trị cách thức để đạt mục tiêu và kết quả mong đợicuối cùng. Mặt khác, nhờ có hoạch định, các nhà quản trị có thể biết tập trung chú ývào việc thực hiện các mục tiêu trọng điểm trong những thời điểm khác nhau. 98Chương 6: HOẠCH ĐỊNH ª Nhờ có hoạch định một tổ chức có thể phát triển tinh thần làm việc tập thể.Khi mỗi người trong tập thể cùng nhau hành động và đều biết rằng mình muốn đạt cáigì, thì kết quả đạt được sẽ cao hơn. ª Hoạch định ...