Giáo trình Tin học ứng dụng kế toán 1 (Nghề: Kế toán tin học - Trung cấp): Phần 2 - Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô

Giáo trình Tin học ứng dụng kế toán 1 (Nghề: Kế toán tin học - Trung cấp) nhằm giúp học viên tìm hiểu những ứng dụng cơ bản nhất của Microsoft Word và Microsoft Excel vào thực tế và cụ thể là công tác kế toán tài chính văn phòng. Phần 2 của giáo trình gồm những nội dung về: bảng tính điện tử Excel; định dạng dữ liệu; làm việc với các đối tượng đồ họa và Macro; làm việc với Cơ sở dữ liệu Excel;... Mời các bạn cùng tham khảo!
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Giáo trình Tin học ứng dụng kế toán 1 (Nghề: Kế toán tin học - Trung cấp): Phần 2 - Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô BÀI 2: BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ EXCEL Mã bài: MĐ20.02 Giới thiệu: Excel là chương trình xử lý bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office của hãng phần mềm Microsoft được thiết kế để giúp ghi lại, trình bày các thông tin xử lý dưới dạng bảng, thực hiện tính toán và xây dựng các số liệu thống kê trực quan có trong bảng từ Excel. Cũng như các chương trình bảng tính Lotus 1-2-3, Quattro Pro… bảng tính của Excel cũng bao gồm nhiều ô được tạo bởi các dòng và cột, việc nhập dữ liệu và lập công thức tính toán trong Excel cũng có những điểm tương tự, tuy nhiên Excel có nhiều tính năng ưu việt và có giao diện rất thân thiện với người dùng. Hiện nay, bảng tính Excel được ứng dụng rộng rãi trong công tác văn phòng nói chung và ứng dụng vào công việc kế toán nói riêng trong doanh nghiệp. Mục tiêu: - Về kiến thức: + Trình bày được các thao tác cơ bản khi làm việc với bảng tính điện tử Excel + Trình bày được thao tác định dạng với bảng tính điện tử Excel + Hiểu được các công thức sử dụng trong bảng tính điện tử Excel - Về kỹ năng: + Cập nhật dữ liệu trong bảng tính điện tử Excel + Định dạng bảng tính điện tử Excel + Sử dụng thành thạo các hàm thông dụng trong Excel + Vận dụng ứng dụng Microsoft Excel vào công tác kế toán trong doanh nghiệp - Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: Thể hiện được thái độ thận trọng, cẩn thận, cầu thị trong học tập Nội dung chính: 1. Các khái niệm cơ bản 1.1. Khởi động EXCEL và màn hình giao diện * Khởi động Excel 74 Bước 1 - Nhấp vào nút Start Bước 2 - Nhấp vào tùy chọn All Program - Tất cả chương trình từ menu. Bước 3 - Tìm kiếm Microsoft Office từ menu phụ và nhấp vào nó. 75 Bước 4 - Tìm kiếm Microsoft Excel 2010 từ menu phụ và nhấp vào nó. * Màn hình giao diện Excel 2010 Excel 2010 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng các thanh thực đơn truyền thống thành các cụm lệnh dễ dàng truy cập được trình bày ngay trên màn hình gọi là Ribbon. Có các nhóm Ribbon chính: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins. 76 - Home: Là nơi chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá trình làm việc như: cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dòng hoặc cột, sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu,… - Insert: Chèn các loại đối tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký hiệu, … - Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn. - Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc tính toán của Excel. - Data: Các nút lệnh thao đối với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách, phân tích dữ liệu,… - Review: Các nút lệnh kiễm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các ô, các thiết lập bảo vệ bảng tính. - View: Thiết lập các chế độ hiển thị của bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia màn hình, … - Developer: Tab này mặc định được ẩn vì nó chỉ hữu dụng cho các lập trình viên, những người có hiểu biết về VBA. Để mở nhóm này nhấn vào nút Office -> Excel Options -> Popular -> Chọn Show Developer tab in the Ribbon. - Add-Ins: Tab này chỉ xuất hiện khi Excel mở một tập tin có sử dụng các tiện ích bổ sung, các hàm bổ sung,… 1.2. Một số khái niệm Cell: Đây là môt ô lưu trữ dữ liệu bên trong bảng tính và mỗi ô sẽ có một địa chỉ xác định. Như ví dụ ở hình dưới đây thì ô mà mình đã đánh dấu sẽ có địa chỉ là A1, tức nó nằm ở cộ A và hàng 1. Thường mỗi ô như vậy chúng ta chỉ lưu trữ một loại dữ liệu mà thôi. 77 Row: Là tập hợp các ô nằm trên một hàng, tổng số ô trong một hàng rất là lớn. Mỗi hàng có một địa chỉ xác định, như trong hình dưới đây địa chỉ của nó là Hàng 1. Column: Là tập hợp các ô nằm trên một cột, số lượng ô trong một cột là không giới hạn. Mỗi cột sẽ có một địa chỉ xác định, như ở hình dưới đây thì địa chỉ của nó là cột A. Range: Là tập hợp nhiều ô liền nhau tạo thành một vùng giới hạn, và đương nhiên nó cũng có một địa chỉ xác định bởi địa chỉ của ô đầu tiên và địa chỉ của ô cuối cùng. Như hình dưới đây thì ô đầu tiên là A1 và ô cuối cùng là D4, vì vậy địa chỉ của range này là A1:D4. 78 Worksheets: Nó là tổng hợp những trang tính trong Excel. Mỗi file Excel có thể có nhiều trang tính và có sự liên kết dữ liệu với nhau, nghĩa là trang tính A có thể sử dụng dữ liệu ở trang tính B để đưa vào công thức. 1.3. Các kiểu dữ liệu Excel Kiểu ký tự, chuỗi ký tự: Bao gồm các ký tự chữ cái từ A đến Z (kể cả chữ hoa và chữ thường) và các ký tự đặc biệt trên bàn phím. Một dãy số có chứa một ký tự cũng thành chuỗi ký tự (ví dụ: A123, 123a4, 123a,…) Một chuổi số bắt đầu bằng số 0 (ví dụ: 01234) khi nhập liệu nếu thêm dấu nháy (‘) thì chuỗi số sẽ cũng thành chuỗi ký tự, vì khi nhập kiểu số thì số 0 đầu tiên sẽ thành vô nghĩa và không hiển thị được, cách này thường dùng cho các trường hợp nhập số điện thoại hoạc các mã số bắt đầu bằng 0. Kiểu số: Kiểu số cho phép chúng ta thực hiện các phép toán học trực tiếp như cộng (+), trừ (-), nhân (*), chia (/), lũy thừa (^). Kiểu số các phím số được nhập từ các ký 0 đến 9 trên bàn phím, số gồm có số dương và số âm, sồ dương nhập vào ô hình thường (ví dụ: 8938), số âm được 79 nhập bằng hai cách là có dấu trừ phía trước, hoặc dãy số sẽ được bao bọc bởi dầu ngoặc đơn (ví dụ: -8938 hoặc (8938) cả hai cách nhập đều cho ra -8938) Kiểu số bao gồm cả các số thập phân (có chứa dấu cách thập phân, dấu phảy (,) hay dấu (.) ...