Giáo trình về Văn hóa kinh doanh quốc tế Chương 8

Và khi việc kinh doanh trở nên toàn cầu hơn, thách thức của việc giao tiếp bằng văn bản giữa các nền văn hoá đã là một sự kiện hàng ngày.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Giáo trình về Văn hóa kinh doanh quốc tế Chương 8 Chương 8 Giao tiếp bằng văn bản ‘Không gì sung sướng bằng khi được người khác hiểu mình’ – Ralph Waldo Emerson Thật đáng ngạc nhiên là những cư dân hang động từng sinh sống trên trái đấtnày hàng triệu năm trước đã tìm ra một giải pháp đơn giản khi đối mặt với tháchthức của việc giao tiếp dưới hình thức chữ viết giữa các nền văn hoá. Họ đã sửdụng chữ tượng hình, tức là những hình được chạm khắc hoặc vẽ để mô tả một kháiniệm hay một sự kiện đơn giản. Không có chữ nào, không ký tự chữ cái, không cókhả năng có những điều tinh tế bị mất và những ý nghĩa gây nhầm lẫn. Dần dần,theo năm tháng, những hình này trở thành các ký hiệu, và các ký hiệu trở thànhnhững “chữ cái” để biểu thị âm thanh. Những người Ai Cập đã sử dụng những chữviết tượng hình – một sự kết hợp giữa chữ tượng hình, chữ viết ghi ý và các tín hiệungữ âm và sau đó trở thành những người đầu tiên sử dụng các hình vẽ để biểu thịâm thanh bên cạnh các ý kiến và vật thể. Tất nhiên, các công cụ viết đã thay đổi qua thời gian, những viên đá sắc cạnhvà than đá đã nhường chỗ cho bút và mực, và cuối cùng là máy đánh chữ và máytính. Ngày nay, bất chấp tất cả những gì người ta vẫn nói về một xã hội không cógiấy, nguồn giao tiếp chính thức của chúng ta vẫn là bằng chữ viết trên giấy. (Nếukhông tại sao ngành bưu điện Mỹ lại chuyển tới 200 tỷ lá thư mỗi năm?) Và khiviệc kinh doanh trở nên toàn cầu hơn, thách thức của việc giao tiếp bằng văn bảngiữa các nền văn hoá đã là một sự kiện hàng ngày. Viết đúng và viết sai Cốt lõi đối với việc giao tiếp văn bản giữa các nền văn hoá một cách rõ rànglà phải sử dụng ngôn ngữ đơn giản, những từ quen thuộc và những câu tường thuậtngắn gọn, rõ ràng. Văn bản càng ít rắc rối và suy nghĩ được diễn đạt càng ít phứctạp thì càng dễ hiểu. Mục đích của giao tiếp văn bản trong kinh doanh là để thể hiệnsuy nghĩ và những quan điểm kinh doanh của bạn một cách rõ ràng và không tạo rasự hiểu nhầm hay sự khoa trương không cần thiết. Hãy viết một cách quả quyết.Bạn đang muốn khơi dậy lòng tin của người ta vào những khả năng cá nhân củabạn, vào công ty và những sản phẩm hay dịch vụ của bạn. Khác với một cuộc đàmphán trực tiếp, bạn sẽ không thể có mặt để nói rõ những điểm mơ hồ cho người đọchiểu. Khi người ta đọc lá thư của bạn, bạn không có sự kiểm soát nào đối với tốc độđọc và phát âm của người đọc. Người ta có thể bỏ qua những dấu chấm câu, và bạnkhông thể có ở đó mà nói “Này, ý tôi không phải như vậy.” Mặc dù điều này không phải lúc nào cũng đúng, nhiều người vẫn đánh đồngkhả năng viết với khả năng suy nghĩ. Một văn bản viết lộn xộn, không rõ ràng vàkhông chính xác khiến người đọc có ấn tượng rằng người viết cũng là một người 136suy nghĩ lộn xộn và không chính xác. Trong các giao tiếp kinh doanh, bạn khôngthể cho phép mình bị hiểu nhầm hay bị diễn giải sai ý. Sự nguy hiểm của việc nàytăng lên rất nhanh khi việc giao tiếp diễn ra giữa các nền văn hoá. Hãy hiểu độc giả của bạn Cũng như khi giao tiếp bằng lời, điều cốt yếu khi chuẩn bị các tài liệu dướidạng văn bản là phải biết được thành phần độc giả của bạn. Hãy nhớ rằng, nhữngnền văn hoá bối cảnh thấp rất chú trọng tới chi tiết, sự chính xác, các số liệu thốngkê và những luận điểm rõ ràng và được cân nhắc cẩn thận. Bạn càng cung cấpnhiều chi tiết cho độc giả thuộc nền văn hoá bối cảnh thấp càng tốt. Trái lại, mộtnền văn hoá bối cảnh cao sẽ có khuynh hướng tìm trong lá thư kinh doanh nhữngthứ có thể hé lộ về tính cách cá nhân của người viết. Những chi tiết như chất lượnggiấy viết, khổ và màu giấy, lựa chọn phông chữ in, màu mực và thiết kế tiêu đề thưcủa công ty là những điểm quan trọng tương đương của những hình thức giao tiếp“phi ngôn từ”. Trong những nền văn hoá bối cảnh cao, phương tiện cũng là thôngđiệp. Đối với những nền văn hoá này, một bài trình bày bằng văn bản trông ra saocó thể cũng quan trọng như chính nội dung của nó. Khi phải giao dịch giữa các nền văn hoá, đặc biệt là với một cá nhân màngôn ngữ chính của anh ta có thể khác với ngôn ngữ của bạn, bạn càng cung cấpđược nhiều công cụ hình ảnh dưới dạng đồ hoạ hoặc biểu đồ, thì khả năng có sựhiểu nhầm càng thấp. Một cách trình bày chuyên nghiệp, thông minh và trang nhã,dù chỉ là trình bày một lá thư kinh doanh đơn giản, cũng quan trọng trong việc tạora một ấn tượng ban đầu thuận lợi cho bạn. Hãy chú ý đến hướng Có lẽ đã rõ ràng, nhưng không phải tất cả các nền văn hoá đều đọc và viếttheo cùng một cách. Giống như tiếng Anh, tiếng ả rập và tiếng Do thái cũng đượcviết theo chiều ngang, nhưng lại là từ phải qua trái. Tiếng Nhật có thể viết nganghay dọc đều được. Khi được viết theo chiều dọc, các cột được đọc từ phải qua trái,tức là theo hướng ngược lại với tiếng Anh. Khi ...