Giữ an ninh nội bộ trong doanh nghiệp

Các nhà quản lý của công ty cảm thấy lo lắng. Công ty gia đình mà họ vừa sáp nhập quathương vụ có giá trị nhiều triệu đô la dường như không sinh lợi như họ đã kỳ vọng. Ban giámđốc vừa được bổ nhiệm bị đe dọa và có nhân viên đã tìm đến họ với một tin tiết lộ động trời :“Tôi nghĩ rằng các ông đang bị nghe lén !”
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Giữ an ninh nội bộ trong doanh nghiệpGiữ an ninh nội bộ trong doanh nghiệp Bài viết cập nhật vào 05/11/2005 19:13:38 CSO và nhóm điều tra viên doanh nghiệpCác nhà quản lý của công ty cảm thấy lo lắng. Công ty gia đình mà họ vừa sáp nhập quathương vụ có giá trị nhiều triệu đô la dường như không sinh lợi như họ đã kỳ vọng. Ban giámđốc vừa được bổ nhiệm bị đe dọa và có nhân viên đã tìm đến họ với một tin tiết lộ động trời :“Tôi nghĩ rằng các ông đang bị nghe lén !”Các ông chủ mới gửi ngay đến công ty một đội gồm mười điều tra viên doanh nghiệp (corporateinvestigator) và kế toán viên điều tra (forensic accountant). Những gì họ khám phá đủ để viếtmột cuốn tiểu thuyết giật gân.Theo hợp đồng, các ông chủ mới đồng ý cho gia đình sáng lập công ty tiếp tục điều hành côngviệc hàng ngày. Một cuộc điều tra tiến hành âm thầm về lai lịch của gia đình này phát hiện rarằng một thành viên của họ đã từng bị bắt giam vì buôn lậu vũ khí và ma túy.Nhưng tệ hại hơn, các kế toán viên điều tra còn tìm ra bằng chứng cho thấy gia đình này đãdùng công ty như ngân hàng riêng để chi tiêu cho nhà cửa, tàu xe, nghỉ mát và các tiện nghi đắttiền khác. Hàng lưu kho, nợ phải thu, và tiền dự trữ bị kê khống để nâng giá trị của công ty. Giađình này cũng sử dụng các chương trình phần mềm được viết rất khéo để lạm thu nhiều khoảntiền của khách hàng. Sợ bị phát hiện, có lẽ họ đã đặt máy nghe lén ban giám đốc mới. Nhữngcuộc thẩm vấn nhân viên đang làm việc cũng như đã nghỉ việc hé lộ một loạt cáo buộc hình sựvà tội ác mà gia đình nọ đã phạm phải, từ quấy rối tình dục, phân biệt đối xử cho đến nghi ngờcó quan hệ với băng nhóm tội phạm có tổ chức.Jim Ashby, CSO (giám đốc an ninh doanh nghiệp) của Công ty Boise Cascade Holdings, chorằng điều cốt lõi là các điều tra viên phải thiết lập được mối quan hệ tin cậy với các bộ phậnnhân sự, pháp lý cũng như các nhà quản lý khác trong công ty.Câu chuyện nói trên của Chris Marquet, hiện là giám đốc điều hành của Công ty Citigate GlobalIntelligence & Security, kể về một cuộc điều tra doanh nghiệp cách đây mấy năm khi ông thànhlập Citigate. Cuộc điều tra kéo dài nhiều năm đó kết thúc bằng việc tống khứ nhân vật chínhtrong gia đình nọ và ba thành viên khác cùng với các bản án hình sự và dân sự. Nhờ vậy, côngty nói trên thu hồi được một phần số tiền năm triệu đô la Mỹ họ bị “chặt đẹp” trong thương vụnày. Sau khi loại bỏ được gia đình nọ, công ty không còn phải trả cho họ những khoản tiền lớntheo hợp đồng kéo dài năm năm đã ký.Không phải điều tra viên nào cũng phải giải quyết những vụ khó khăn như thế. Nhưng việc thẩmtra lý lịch, xử lý những bức thư điện tử có vấn đề và các bản báo cáo chi tiêu lừa đảo tạo thànhmột mảng lớn trong nhiệm vụ của bộ phận điều tra doanh nghiệp. Tuy nhiên, các điều tra viênnhiều kinh nghiệm đều cho rằng bất kể quy mô của sự vụ, khả năng quan trọng nhất của mộtđiều tra viên giỏi và một cuộc điều tra tổ chức tốt gần như giống nhau.Ed Casey, CSO của Procter & Gamble, cho rằng phải tìm cho được các điều tra viên hiểu rằngphán quyết của họ có ảnh hưởng đến sự nghiệp của đồng nghiệp.Một số CSO, kế toán viên điều tra và điều tra viên doanh nghiệp chia sẻ các phương pháp và kỹthuật hữu hiệu nhất của họ nhằm xây dựng nhóm điều tra có hiệu quả cũng như dẫn dắt cuộcđiều tra đi đến thành công.Tương tự các chức danh quản lý khác trong doanh nghiệp, CSO cần thực hiện các kỹ năng vềthông tin và lãnh đạo với các điều tra viên. Nhưng không giống như các nhân viên an ninhchuyên nghiệp khác, các điều tra viên doanh nghiệp có tính chất đặc trưng hơn. Để thành lậpmột nhóm điều tra có hiệu quả, cần phải tập hợp một số thành viên có nhiều kỹ năng khácnhau. Người thì phải là cao thủ về kỹ thuật để nhìn xuyên qua được mớ bòng bong dữ liệu về tàichính và máy tính. Người khác lại phải có năng khiếu về quan hệ nhân sự. Nhưng tất cả phảichia sẻ nguyên tắc tôn trọng tổ chức và phân công công việc, cũng như có được nét đặc trưngcho các thanh tra : Một quyết tâm không dễ lay chuyển.Vấn đề nhạy cảm của an ninhNhưng tổ chức một nhóm điều tra doanh nghiệp không giống như xây một cái hàng rào. Việcnày đòi hỏi phải có chiến thuật khéo léo và độ nhạy cảm cao. Một cuộc điều tra luôn luôn làmngười ta lo lắng. Điều này lại càng trầm trọng hơn trong tình huống nhân viên sợ bị thất nghiệpcũng như tâm lý không ai muốn mình khiến đồng nghiệp bị đuổi. Vì thế, khi nêu một vấn đề, cầnnắm chắc vấn đề đó sẽ được người cần trả lời tiếp nhận nó như thế nào.Nhiều CSO có kinh nghiệm trong việc xây dựng các nhóm điều tra doanh nghiệp cho rằng cầnphải hết sức tinh tế với cảm nhận của nhân viên trong công ty cũng như để ý đến sự khác biệtvề văn hóa giữa các nhân viên ở khắp nơi trên thế giới.Theo Ed Casey, cần tiến hành điều tra với sự tôn trọng từng cá nhân. “Chúng ta đang đánh giásự nghiệp của một người, nếu không khéo có thể gây ra tổn hại về uy tín của họ. Có rất nhiềutrườn ...