Họp hay hành?

Giải quyết những vấn đề nhức nhối liên quan đến họp hành quả là chuyện đau đầu của các sếp. Không khí buồn tẻ, ngột ngạt, bệnh “câu giờ”, nội dung trên bàn bị… trật đường ray… đủ khiến phòng họp trở thành “địa ngục” trong mắt nhân viên của bạn.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Họp hay "hành"?Họp hayhành?Giải quyết những vấn đề nhức nhối liên quan đếnhọp hành quả là chuyện đau đầu của các sếp.Không khí buồn tẻ, ngột ngạt, bệnh “câu giờ”, nộidung trên bàn bị… trật đường ray… đủ khiến phònghọp trở thành “địa ngục” trong mắt nhân viên củabạn.Tuy nhiên, có một số tổ chức vẫn đều đặn tiến hành cáccuộc họp hàng tuần một cách thành công và hiệu quảcao, thậm chí còn khiến nhân viên của họ phải…ngóngchờ đến giờ họp. Đây là một số phương pháp mà sếpcủa các tổ chức đó đã áp dụng để khắc phục những vấnđề nhức nhối liên quan đến việc họp hành.“Tôi không biết điều hành cuộc họp như thế nàocả” - một số sếp thường kêu ca như vậy.Giải pháp được đưa ra là bạn phải tuyển dụng hoặc đàotạo những chuyên gia thành thạo về việc tổ chức họp hành. Các sếp luôn muốn nhân viênmình làm việc tốt trong mọi lĩnh vực, bất kể là tài chính, kế toán hay bán hàng. Vậy mà họ quênmất rằng điều khiển một phiên họp thực sự là một nghệ thuật.Mỗi phiên họp phải trở thành một diễn đàn mở, nơi mọi người cùng nhau “hiến kế” cho cáccông việc chung của tổ chức mình. Vậy nên hãy cử các nhân viên của bạn tham gia các khoáđào tạo để trau dồi thêm khả năng chủ trì các phiên họp.Thông thường, sếp phải chủ trì cuộc họp. Bản thân một số vị lãnh đạo tự nhận rằng họ đã đủkhả năng để điều hành các phiên họp thực sự hiệu quả. Tuy nhiên, sẽ tốt hơn nếu bạn tìm đếncác Trung tâm tư vấn, các Học viện đào tạo kinh doanh... để tham gia một khoá học nâng caokhả năng điều hành, giao tiếp của mình trong họp hành.Có nên quá lệ thuộc vào chương trình đã vạch sẵn không? Vạch ra kế hoạch chi tiết chomỗi cuộc họp là điều quan trọng, tuy nhiên, không nhất thiết bạn phải điều hành cuộc họp đóbám chặt vào kế hoạch vạch sẵn. Hãy dành thời gian để ý đến những khoảnh khắc “ngẫuhững” hoặc các sáng kiến loé lên bất chợt trong phòng họp.Tính sáng tạo và năng động luôn đem đến những hiệu quả bất ngờ. Chẳng hạn, theo kếhoạch, sau vấn đề A chúng ta sẽ chuyển qua vấn đề B, tuy nhiên khi thảo luận với nhau trongphiên họp, vấn đề A nảy sinh ra vấn đề C mà các bạn thấy có đủ cơ sở để giải quyết ngay tứckhắc. Vậy bạn nên cho qua vấn đề B dự kiến, dành nó cho phiên họp sau và bắt tay ngay vấnđề C đang nóng hổi trước mắt.Đừng biến cuộc họp thành nơi để nghe và phổ biến thông tin. Nếu như các sếp chỉ tậptrung các nhân viên của mình lại và thổi vào tai họ những thông tin mà ai cũng đã nắm rõ nhưdoanh thu tuần qua, chế độ ngày nghỉ hay việc sẽ cập nhật phần mềm mới cho tổ chức…nhânviên của bạn ắt sẽ ngủ gật. Những thông tin như vậy có thể được phổ biến qua văn bản hoặcemail để nhân viên nắm bắt, còn trong cuộc họp sẽ chỉ có chỗ cho những giải pháp, sáng kiếnvà phản hồi thông tin đã được nêu.Khi nhân viên chỉ biết gật đầu một cách thụ động…Bạn nghĩ xem, tổ chức của bạn đãlãng phí thời gian và tiền bạc như thế nào để một cuộc họp diễn ra quy tụ toàn những nhânviên chỉ biết gật đầu tán thành? Hãy kích hoạt những nhân viên trì trệ ấy bằng cách:(1) Hãy gửi trước cho nhân viên các câu hỏi liên quan đến cuộc họp, mục đích là họ sẽ đi họpvà chuẩn bị sẵn trong đầu những kiến thức cần thiết.(2) Trong cuộc họp, với mỗi vấn đề, hãy giao cho một nhóm nhân viên thảo luận và báo cáotrong vòng 10 phút, điều này sẽ tiết kiệm thời gian và giúp các nhân viên nhút nhát thoải máihơn bởi họ sẽ chỉ phải thảo luận trong một nhóm người nhỏ.(3) Hãy khen ngợi và thưởng cho những cá nhân tích cực tham gia đóng góp cho cuộc họp, làmnhư thế sẽ khích lệ nhân viên bạn nhiều hơn.“Buồn ngủ quá!” Một trong những nguyên nhân khiến nhân viên bạn phải kêu ca như vậy làvì không gian họp hành quá tẻ nhạt. Bởi vậy, tùy vào quy mô và nội dung của những cuộc họp,lãnh đạo có thể lựa chọn những địa điểm phù hợp và thoải mái để tổ chức cuộc họp, chẳnghạn như trong khuôn viên xinh xắn của tổ chức, hoặc một cuộc họp nhỏ kết hợp với việc dạomát, picnic. Có một số lãnh đạo cho rằng, không khí trong lành sẽ là tiền đề cho những sángkiến có chất lượng.Khi các sếp “xào đi xào lại những… món xào”. Đó là lí do các nhân viên kinh hãi nhữngcuộc họp triền miên, mà bao giờ các sếp cũng chỉ nhắc đi nhắc lại từng ấy vấn đề và nội dung,hướng cuộc họp vào những công việc đã qua mà không bàn bạc đến tương lai.Trong mỗi cuộc họp, bạn hãy ghi lại biên bản những vấn đề được nêu bao gồm: những cái đãlàm được, những việc đang triển khai và những gì sẽ thực hiện. Tương tự cho những cuộc họpsau, bằng cách này, bạn sẽ kiểm soát được các nội dung trong các cuộc họp đã được thựchiện thế nào.Sếp nên giải quyết những cuộc đối đầu như thế nào? Trong mỗi cuộc họp, không thểtránh khỏi chuyện các nhân viên do tranh luận quá gay gắt nên dẫn đến xung đột, mâu thuẫn.Bạn không nên e ngại điều đó, bởi chính không khí “nóng” như vậy sẽ châm ngòi sáng tạotrong những nhân viên của bạn. Đó mới chính là những cá nhân thực sự quan tâm đến và tíchcực đóng góp hiệu quả cho công việc chung hơn là những người không dám tham gia ý kiến,hoặc tỏ ...