Hướng dẫn khái quát về dự án và quản lý dự án

Dự án: là một tập hợp các hoạt động có liên quan đến nhau được thực hiện trong một khoảng thời gian có hạn, với những nguồn lực đã được giới hạn; nhất là nguồn tài chính có giới hạn để đạt được những mục tiêu cụ thể, rõ ràng, làm thỏa mãn nhu cầu của đối tượng mà dự án hướng đến hoặc của chủ đầu tư.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Hướng dẫn khái quát về dự án và quản lý dự án Hướng dẫn khái quát về Dự án và Quản lý dự ánTrình bày: Bùi Phạm Minh PhướcPhụ trách: Tư vấn về LEAN và cải tiến quy trìnhEmail cá nhân: phuocm@gmail.com Nguồn tài liệu Tổng quan quản lý dự án (Trương MỹØDung – Đại học mở TPHCM) Các bài viết về dự án và quản lý dự ánØtừ Internet Sách của PMI (học viện quản lý quyØtrình – trụ sở chính tại Anh và nhiều chinhánh trên tòan thế giới) Mục đích tài liệu Cung cấp kiến thức tổng quan về dự ánØvà quản lý dự án Thực hành một số bước quan trọngØtrong lập dự án để tạo nhận thức bướcđầu Tài liệu này không cung cấp kiến thứcØcụ thể về cách lập một dự án và cáchquản lý một dự án cụ thể Phần trình bày Các vấn đề liên quan đến DựI. án Các vấn đề liên quan đếnII. Quản lý dự án I. Các vấn đềliên quan đến Dự án Khái niệm về dự án 1. Dự án: là một tập hợp các hoạt động cóØ liên quan đến nhau được thực hiện trong một khoảng thời gian có hạn, với những nguồn lực đã được giới hạn; nhất là nguồn tài chính có giới hạn để đạt được những mục tiêu cụ thể, rõ ràng, làm thỏa mãn nhu cầu của đối tượng mà dự án hướng đến hoặc của chủ đầu tư. 2. 4 kiểu dự án Dự án “thực thi”: mọi việc đã được chủ đầu tư lập kế hoạch sẵn và nhómØ dự án chỉ cần làm theo đúng yêu cầu (ví dụ: yêu cầu đặt hàng từ khách hàng, với mẫu mã, chi tiết, hướng dẫn sẵn có). Đây là lo ại dự án đ ơn gi ản nhất Dự án “nghiên cứu”: chủ đầu tư biết những gì họ muốn đạt được, nhưngØ không biết rõ là làm thế nào để đạt được nó. Loại dự án này là ph ổ bi ến trong nghiên cứu và phát triển. Dự án “sáng tạo”: Trong loại dự án này, chủ đầu tư có yêu cầu sử dụngØ một số phương pháp, nhưng kết quả cuối cùng không phải lúc nào cũng có tiêu chí đánh giá rõ ràng. Giống như “làm m ột bộ phim”, k ết qu ả cu ối cùng có thể là một kiệt tác hay thất bại. V ới loại hình này của d ự án, ch ủ đ ầu t ư phải được thông báo rõ kết quả cuối cùng có thể không như mong mu ốn, mặc dù dự án lập trên một quy trình chuẩn. Dự án “cải tiến”: Đây là loại dự án khó nhất, là sự kết hợp của 3 kiểu dựØ án trên. Chủ đầu tư cũng như toàn bộ nhân viên không biết rõ sẽ làm gì, cũng không hoàn toàn chắc chắn sẽ đạt được kết quả cuối cùng. Ví dụ như dự án cải tiến quy trình sản xuất. 3. Các yếu tố của dự ánMọi dự án bị ràng buộc bởi 3 yếu tố:O Phạm vi: Dự án tìm cách đạt được cái gì?O Thời gian: Dự án mất bao lâu mới hoàn tất?O Chi phí: Sẽ tốn kém bao nhiêu?• Nhiệm vụ của người quản lý dự án là phải nhận biết kiểudự án, từ đó cân đối những mục tiêu thường hay xung đột này. 4. Trình tự lập dự án Xác định mục đích, yêu cầu của dự án.1. Lập nhóm dự án2. Lập hồ sơ dự án3. Trình chủ đầu tư và cơ quan chủ quản4. Hoàn tất văn bản dự án5. 4. Trình tự lập dự án Chủ đầu tư xác định mục đích yêu cầu, phạm vi, thời gian,1. chi phí của dự án. Xác định kết quả mong muốn đạt được từ dự án-Ví dụ: dự án được thành lập với mục đích tìm kiếm thêm khách hàng cao cấp trong nướctrong vòng 3 tháng mục đích: phát triển thêm khách hàng § phạm vi: phân khúc cao cấp, trong nước § thời gian: 3 tháng §Lưu ý: mục đích, phạm vi phải chi tiết và cụ thể Xác định tình trạng trước dự án và yêu cầu kết quả của dự án-Ví dụ: tình trạng trước dự án: khách hàng cao cấp chiếm 10% (15 khách hàng) trong § tổng số khách hàng của công ty yêu cầu kết quả: sau 3 tháng, tỷ lệ khách hàng cao cấp chiếm 30% (tương § đương với khoảng 45 khách hàng mới và cũ)Lưu ý: tình trạng trước dự án là tình trạng hiện giờ/ngay trước dự án chứ không phải § tình trạng quá khứ tình trạng và yêu cầu kết quả phải thể hiện bằng con số đo lường cụ thể § yêu cầu kết quả: phải có độ khó nhất định nhưng phải dựa trên việc xem xét § các yếu tố liên quan, không được theo cảm tính Thực tậpHãy xem những điểm nào cần chỉnh sửa về mụcđích yêu cầu, phạm vi, thời gian, chi phí của dựán dưới đây?Tên Dự án: tiết kiệm chi tiêuYêu cầu: giảm chi tiêu càng nhiều càng tốtChỉnh sửa (ví dụ):Tên dự án: tiết kiệm chi tiêu cá nhân hàng thángXác định kết quả mong muốn đạt được từ dự ánYêu cầu: giảm chi tiêu không hợp lý mỗi thángPhạm vi: cá nhânThời gian: 1 thángChi phí: không cóXác định tình trạng trước dự án và yêu cầu kết quả của dự án tình trạng trước dự án: chi phí không hợp lý (chi không cần thiết hoặc chi quá § mức) hiện giờ khoảng 500 ngàn/tháng yêu cầu kết quả: giảm chi phí không hợp lý xuống còn khoảng § 100ngàn/tháng 4. Trình tự lập dự án 2. ...