Khoa học và nghệ thuật lãnh đạo công ty (Phần 24)

Khoa học và nghệ thuật lãnh đạo công ty (Phần 24)Thời gian trong tổ chức là bất biến và không thể đảo ngược. Không gì có thể thay thế được thời gian. Điều tồi tệ nhất là, bạn sẽ không bao giờ có thể lấy lại quãng thời gian đã trôi qua hay bỏ phí. Các nhà lãnh đạo có rất nhiều nhiệm vụ đòi hỏi phải giải quyết trong khoảng thời gian hữu hạn của mình. Thời gian cứ trôi qua và kiểm soát việc này quả thật rất khó khăn. Dù họ có là ai, họ cũng không...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Khoa học và nghệ thuật lãnh đạo công ty (Phần 24) Khoa học và nghệ thuật lãnh đạo công ty (Phần 24) Thời gian trong tổ chức là bất biến và không thể đảo ngược. Không gì có thểthay thế được thời gian. Điều tồi tệ nhất là, bạn sẽ không bao giờ có thể lấy lại quãngthời gian đã trôi qua hay bỏ phí. Các nhà lãnh đạo có rất nhiều nhiệm vụ đòi hỏi phảigiải quyết trong khoảng thời gian hữu hạn của mình. Thời gian cứ trôi qua và kiểmsoát việc này quả thật rất khó khăn. Dù họ có là ai, họ cũng không thể khiến thời giandừng lại, họ cũng không thể làm cho thời gian đi chậm lại hay chạy nhanh hơn. Vìvậy, muốn làm việc một cách hiệu quả, nhà lãnh đạo phải học cách quản lý thời giansao cho hiệu quả nhất. Mặt khác, bạn lại có thể trở thành kẻ cuồng tín thời gian theo kiểu lập bảng biểuquản lý thời gian, tạo ra danh mục những việc cần ưu tiên thực hiện, đánh dấu nhữngnhiệm vụ thiết yếu và phân loại công việc trên giấy tờ…để rồi sau đó lãng phí rấtnhiều thời gian trong việc cố gắng quản lý chúng. Hơn thế nữa, những kỹ thuật quản lý thời gian có thể trở nên phức tạp đến nỗibạn sẽ sớm phải từ bỏ và quay trở về với những phương thức lãng phí thời gian nhưtrước đây. Vì thế, việc mà phần lớn mọi người cần làm là phân tích xem họ đang sử dụngthời gian như thế nào, để rồi từ đó thử tìm phương pháp làm việc tiết kiệm thời gianhơn. Dưới đây là một số ví dụ điển hình của sự lãng phí thời gian trong công việc: - Nghĩ về công việc, lo lắng về công việc để rồi tạm hoãn lại công việc... (vì dodự, thiếu quyết đoán); - Tự làm “phá sản” hiệu quả công việc khi lập tức bắt tay vào việc mà khôngphân tích mọi yếu tố liên quan; - Những gián đoạn trong công việc không được dự đoán trước nên không đemlại kết quả gì; - Chần chừ trong công việc; - Đánh giá không thực tế về mặt thời gian; - Những sai sót không đáng có (không đủ thời gian để thực hiện đúng theo yêucầu, nhưng đủ thời gian để kết thúc công việc); - Khủng hoảng trong quản lý; - Tổ chức yếu kém; - Những buổi họp bàn, thảo luận không hiệu quả; - Quản lý vi mô bằng những lần thất bại trong việc giúp các nhân viên hànhđộng và phát triển; - Thực thi những công việc cấp bách, thay vì phải là những nhiệm vụ quantrọng; - Lập kế hoạch sơ sài và thiếu những phương án dự phòng bất trắc; - Thất bại trong việc phân công và uỷ quyền; - Thiếu những ưu tiên trong công việc, tiêu chuẩn để đánh giá, chính sách thựcthi và trình tự tiến hành. Dưới đây là một số ví dụ điển hình của việc tiết kiệm thời gian: - Quản lý quá trình ra quyết định, chứ không quản lý những quyết định, - Trong mỗi thời điểm chỉ tập trung vào một nhiệm vụ; - Thiết lập những ưu tiên công việc trong ngày, ngắn hạn, trung hạn và dài hạn; - Giải quyết vấn đề thư từ một cách nhanh chóng bằng bản ghi nhớ và nhữngbức thư cô đọng, ngắn gọn; - Loại bỏ những phần việc không cần thiết; - Đặt ra thời hạn phải hoàn thành công việc cho mỗi nhân viên và cho cả tổchức; - Không làm lãng phí thời gian của người khác; - Đảm bảo rằng tất cả các cuộc họp luôn có mục đích rõ ràng, có hạn định thờigian và chỉ bao gồm những người có liên quan thực sự; - Dẹp bỏ tác phong tất bật khi làm việc; - Duy trì lịch làm việc chính xác và phù hợp, tuân theo những lịch trình đó; - Biết rõ khi nào cần kết thúc nhiệm vụ, chính sách hay một thủ tục; - Uỷ thác mọi việc trong phạm vi có thể, cũng như trao quyền ngày một nhiềuhơn cho cấp dưới; - Không quan trọng hoá những việc đơn giản; - Phân chia thời gian phù hợp để hoàn thành những mục tiêu được ưu tiên nhất; - Dành thời gian để suy ngẫm về công việc; - Sử dụng bản ghi nhớ về những việc đã làm được và những công việc sẽ phảilàm; - Điều chỉnh thứ tự những việc ưu tiên như kết quả của những nhiệm vụ mới. Quy tắc Hofstadter: Sẽ mất nhiều thời gian hơn bạn dự tính, ngay cả khi bạnquan tâm tới Quy tắc Hofstadter. Một kế hoạch quản lý thời gian đơn giản Quản lý thời gian hiệu quả là việc cốt yếu để hoàn thành những nhiệm vụ đượcgiao, cũng như tránh được sự lãng phí những tài sản có giá trị trong tổ chức. Sau đây làchín quy tắc mà Butler và Hope năm 1960 đã đưa ra để giúp các nhà lãnh đạo quản trịthời gian một cách hiệu quả: 1. Hãy bắt tay vào việc (Get Started) – Đây là một yếu tố cổ điển nhất của việclãng phí thời gian. Thông thường, nếu bạn tránh được sự lãng phí thời gian đối với mộtkế hoạch, thì trên thực tế bạn đang hoàn thành kế hoạch đó. Quan sát cho thấy, sự khácbiệt lớn nhất giữa các sinh viên giỏi và sinh viên trung bình chính là ở khả năng bắtđầu tiến hành làm những bài tập ở nhà một cách nhanh chóng. 2. Hãy thực hiện công việc ...