Khoa học và nghệ thuật lãnh đạo công ty (Phần 7)

Khoa học và nghệ thuật lãnh đạo công ty (Phần 7)Lên kế hoạch Harvey Mackay đã từng nói "Một giấc mơ chỉ là một giấc mơ. Nhưng, một mục tiêu chính là sự tổng hòa của một giấc mơ với một kế hoạch và một thời hạn để thực hiện kế hoạch đó”. Và mục tiêu sẽ chỉ là giấc mơ,trừ phi bạn xây dựng và thực hiện một kế hoạch hành động để đạt được mục tiêu đó. Đằng sau việc hoàn thành mỗi mục tiêu luôn là một kế hoạch tốt. Chu trình ShewhartTiến sỹ Walter Shewhart là...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Khoa học và nghệ thuật lãnh đạo công ty (Phần 7)Khoa học và nghệ thuật lãnh đạo công ty (Phần 7) Lên kế hoạch Harvey Mackay đã từng nói Một giấc mơ chỉ là một giấc mơ. Nhưng, mộtmục tiêu chính là sự tổng hòa của một giấc mơ với một kế hoạch và một thời hạn đểthực hiện kế hoạch đó”. Và mục tiêu sẽ chỉ là giấc mơ,trừ phi bạn xây dựng và thựchiện một kế hoạch hành động để đạt được mục tiêu đó. Đằng sau việc hoàn thành mỗimục tiêu luôn là một kế hoạch tốt. Chu trình Shewhart Tiến sỹ Walter Shewhart là người đã phát triển chu trình PDCA (Lên kếhoạch, Thực hiện, Kiểm tra, Hành động - Plan, Do, Check, Act). Bề ngoài, chu trìnhtrông có vẻ không đến nỗi phức tạp, tuy nhiên, trên thực tế, nó đòi hỏi rất nhiều sự nỗlực trong công việc của tất cả các thành viên để hoàn thành chu trình một cách chínhxác. Một trong những học trò của Shewhart là W. Edwards Deming (chuyên gia kinhtế nổi tiếng của Mỹ), sau này đã sử dụng và phát triển chu trình PDCA, và vì thế chutrình này còn được gọi là Bánh xe Deming. Ngoài ra, Deming cũng áp dụng mộtphiên bản được sửa đổi là PDS (Lên kế hoạch, Thực hiện, Nghiên cứu - Plan, Do,Study). Lên kế hoạch (Plan) Những kế hoạch tốt luôn khởi đầu với buổi họp “huy động chất xám tập thể” cósự tham gia của các cá nhân liên quan đến kế hoạch. Điều này cho phép mọi ngườicảm thấy mình là một phần của kế hoạch, hơn thế nữa, nó có thể giúp bạn quy tụ xungquanh mình những con người với nhiều ý kiến đóng góp hữu hiệu nhất. Tiếp theo, có hai câu hỏi then chốt (Army Handbook, 1973) cần được đặt ra: • Đâu là những yếu tố cấu thành cần thiết để thực thi thành công kế hoạch? • Đâu là những yếu tố hay sự kiện tiềm tàng mà khi xuất hiện sẽ gây cản trởhoặc huỷ hoại kế hoạch? Càng nhiều càng tốt, hãy thu thập tất cả các câu trả lời cho hai câu hỏi trên.Lắng nghe một cách cẩn thận những quyết định của tập thể, sau đó lập ra các yếu tốhay sự kiện xác thực và nhiều khả năng xảy ra nhất, để rồi có các hành động nhằmngăn ngừa những rắc rối này gây cản trở kế hoạch chung. Một kế hoạch chi tiết thông thường bao gồm những câu hỏi dạng như: ai, cái gì,khi nào, ở đâu, như thế nào và tại sao. Ai sẽ làm những gì? Kế hoạch liên quan đến ai?Chúng ta sẽ làm gì? Khi nào kế hoạch bắt đầu? Khi nào kế hoạch kết thúc? Kế hoạchsẽ diễn ra ở đâu? Kế hoạch sẽ diễn ra như thế nào? Tại sao chúng ta phải thực hiện kếhoạch? Điều gì sẽ xảy ra nếu chúng ta không thực hiện kế hoạch? Tương tự như vậy, kế hoạch cũng cần được tổ chức và sắp xếp một cách khoahọc. Đây là một quy trình nhằm tạo ra và duy trì các điều kiện cho việc thực thi kếhoạch có hiệu quả. Nó liên quan đến việc xác định và sắp xếp một cách có hệ thốngmỗi nhiệm vụ liên quan đến khả năng hoàn thành mục tiêu, bao gồm ba bước chínhsau: • Xác định tất cả các nhiệm vụ. • Đặt ra cấu trúc hoàn thành các nhiệm vụ. • Định ra các sách lược. Xác định tất cả các nhiệm vụ Trong bước này, tập thế của bạn sẽ cùng “chung góp trí tuệ” để vạch ra cácnhiệm vụ và điều kiện cần thiết nhằm thực thi kế hoạch. Tất cả những thông tin thiếtyếu cần được đưa ra trong lúc này. Yếu tố thời gian cũng rất quan trọng - thời điểm màmỗi nhiệm vụ được bắt đầu và hoàn thành. Một cách tiếp cận hữu hiệu là sử dụng“biện pháp lập kế hoạch ngược”. Khi xác định nhiệm vụ, trước tiên bạn cần nhìn vàomỗi mục tiêu và quyết định cái gì (nhiệm vụ nào) cần được thực hiện để đạt được mụctiêu đó. Trong cách này, bạn bắt đầu quá trình lên kế hoạch kể từ thời điểm kết thúc vàsau đó lùi dần dần cho tới thời điểm hiện tại để xác định thứ tự công việc cần làm. Lậpkế hoạch ngược có nghĩa là đầu tiên bạn sẽ nhìn vào bức tranh tổng thể, và sau đó đềra các nhiệm vụ, điều kiện và chi tiết trong một diễn tiến theo logic nhất định nhằmtừng bước tao ra bức tranh tổng thể đó. Kế hoạch cần bao gồm tất cả các chi tiết cụ thểvề sự tương tác, hỗ trợ, thời gian biểu, thiết bị cũng như sự kiểm tra, theo dõi cần thiết.Tập thể của bạn phải suy tính và nắm vững mọi tình huống có thể xảy ra có ảnh hưởngđến tiến độ của kế hoạch. Một khi quy trình của kế hoạch được thiết lập, các hànhđộng tương ứng từ đó cũng sẽ nảy sinh một cách dễ dàng. Giờ đây, việc bạn cần làm là tổ chức và sắp xếp tất cả các chi tiết trên thành cácmục riêng biệt, chẳng hạn như nhu cầu, nguồn cung ứng, sự giúp đỡ, thiết bị, hợp tác,các nhiệm vụ chính,…để tạo ra một danh sách các việc phải làm cho mỗi chuyên mục.Danh sách này sẽ trở thành bản liệt kê chi tiết để đảm bảo rằng mọi thứ đang được xúctiến theo đúng kế hoạch. Thực hiện (Do) Tập thể của bạn không thể làm mọi thứ trong cùng một lúc,vì sẽ có một vài việcquan trọng hơn những việc khác, và bởi vậy, chúng sẽ phải được hoàn thành trước khimột việc khác có thể bắt đầu. Bạn nên lên danh sách kiểm soát công việc theo thứ tựưu tiên và phân công ai đó thực hiện một nhiệm vụ nhất định trong danh sách đồngthời phát triển hệ thống kiếm tra chéo lẫn nhau và đảm bảo rằng mỗi nhiệm vụ đềuđược hoàn thành theo đúng tiến độ. Bạn cũng nên lên kế hoạch cho việc tìm kiếm các nguồn lực thực hiện côngviệc và phân bổ chúng tới chúng toàn bộ tập thể. Nếu công việc này không được coitrọng, kế hoạch của bạn có nguy cơ bị phá hỏng. Vì vậy, bạn cần phải cẩn thận, kỹlưỡng khi tìm kiếm nguồn lực cũng như tích cực giám sát, thậm chí phải chịu tốn kémsức lực cho việc tìm kiếm những nguồn lực này. Bạn cũng nên thử nghiệm kế hoạch thông qua một vật mẫu đầu tiên (mô hìnhthử nghiệm). Điều này cho phép bạn thực sự kiểm tra kế hoạch của mình trên một môhình thu nhỏ. Kiểm tra (Check) Trong suốt thời gian thực hiện kế hoạch, có ba vấn đề mà bạn phải tham giavào, đó là: chuẩn mực (standards), thực thi (performance), và chỉnh sửa(adjustments). Chuẩn mực có nghĩa là kế hoạch có được hoàn thành theo đúng dự kiến haykhông, mọi công việc có được hoàn th ...