Kiến thức quản lý: CSFs và KPIs là gì?

Kiến thức quản lý: CSFs và KPIs là gì?.CSFs và KPIs là gì?CSFs và KPIs được khởi xướng bởi D. Ronald Daniel và Jack F. Rockart. Chúng được sử dụng để xác định và đo lường các mục tiêu của một tổ chức. CSF là từ viết tắt của Critical Success Factor (tạm dịch là Yếu tố thành công chủ yếu).
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Kiến thức quản lý: CSFs và KPIs là gì?Kiến thức quản lý: CSFs và KPIs là gì?CSFs và KPIs là gì?CSFs và KPIs được khởi xướng bởi D. Ronald Daniel và Jack F. Rockart. Chúngđược sử dụng để xác định và đo lường các mục tiêu của một tổ chức.  CSF là từ viết tắt của Critical Success Factor (tạm dịch là Yếu tố thành công chủ yếu).  KPI là từ viết tắt của Key Performance Indicator (tạm dịch là Chỉ số đo lường kết quả hoạt động).Cả hai cụm từ trên được sử dụng phổ biến trong việc thiết kế các mục đích thíchhợp, các đo lường, phân tích khả năng đạt được mục tiêu của tổ chức.  CSF thường mô tả đặc điểm môi trường nội bộ hoặc bên ngoài của một tổ chức có ảnh hưởng chủ yếu đến việc đạt được mục đích của tổ chức.  KPI là thước đo định lượng được sử dụng để đo lường kết quả hoạt động của tổ chức trong việc đạt được CSFs. Có thể có nhiều KPI cho một CSF. KPI có thể là chỉ số đo tài chính hoặc phi tài chính.Có ít nhất 3 cấp độ mô tả mục đích cần đạt được của bất kỳ tổ chức nào.  Sứ mạng / tầm nhìn: mô tả lý do cơ bản một tổ chức được thiết lập và tiếp tục tồn tại.  Các mục tiêu chiến lược: Các tình huống nội bộ & bên ngoài mà tổ chức phải đương đầu giải quyết trong những năm kế tiếp: những gì một tổ chức cần tập trung để đạt được tầm nhìn của mình. Mục tiêu chiến lược có thể được xác định bằng cách sử dụng các công cụ phân tích chiến lược như: phân tích SWOT, phân tích PEST, phân tích năng lực cốt lõi, chuỗi giá trị,…  Mục tiêu: Các mục tiêu chiến lược được trình bày ở cấp độ cao, tổng quát, là các ý tưởng lớn. Những mục tiêu này phải được chia nhỏ và cụ thể hóa, các kế hoạch chiến thuật phải được thiết lập cùng với việc xác định trách nhiệm thực hiện và cách thức đo lường. Vì lẽ đó, các mục tiêu chiến lược được phân tích để xác định các Yếu tố” ảnh hưởng đến việc các mục tiêu này có đạt được hay không. Những Yếu tố” như thế được gọi là CSFs.Khi kết hợp lại, 3 cấp độ trên sẽ hình thành nền tảng của kế hoạch kinh doanh.Thực tế, có thể không hoàn toàn trùng khớp với 3 cấp độ trên. Tuy nhiên, ngụ ý ởđây là hệ thống thứ tự của mục đích, từ những điều khá mơ hồ và tham vọng đượcchuyển hóa thành những điều rất cụ thể và đo lường được. Khái niệm CSF/KPI cóthể được sử dụng xuyên suốt trong hệ thống thứ tự này, nó thường được trích dẫntheo kiểu:  Bạn không thể quản lý điều bạn không đo lường được  Những gì được đo lường là đã được thực hiện  Bạn không thể cải tiến cái bạn không đo lường được.Lịch sử CSF & KPIKhái niệm Những yếu tố thành công” đầu tiên được phát triển bởi D. RonaldDaniel của McKensey và các cộng sự ở thập niên 60s. Tuy nhiên, ý tưởng đượcbiết đến nhiều nhất được phổ biến bởi Jack F. Rockart của trường quản trị Sloanvào cuối thập niên 80s.[1]Theo Rockart, có 4 loại cơ bản về CSFs Yếu tố thành công chủ yếu:  Công nghệ  Chiến lược  Môi trường  Thời gian.Dĩ nhiên, 4 loại lĩnh vực này đều được xem xét dưới góc độ chiến lược mà tổ chứccần phải giải quyết. Ban đầu CSFs được chia ra thành 2 mức hoạt động Chiến lượckinh doanh và mục tiêu chiến lược. Tuy nhiên, ý tưởng về CSFs đã được chứngminh là hết sức hữu ích khi ứng dụng nó để mở rộng đến các cấp độ thấp hơn trongtổ chức. Ví dụ qua các phòng ban trong một tổ chức, thậm chí qua các mảng côngviệc hoặc đến từng cá nhân. Thuật ngữ Critical” ban đầu đề cập đến nguy cơ gặpphải các sai lầm nghiêm trọng nếu tổ chức không xác định các mục tiêu liên kết.Cần có bao nhiêu CSFs & KPIs ?Khi đã có một Tầm nhìn” rõ ràng, 3 – 5 mục tiêu chiến lược là đủ để tập trung cácnỗ lực của tổ chức cho giai đoạn từ 3 – 5 năm. Tuy nhiên, theo kỹ thuật BSC(Balanced Scorecard) đề nghị 3 – 5 mục tiêu cho mỗi khía cạnh. Mỗi mục tiêu, nênđược chia nhỏ thành một số Yếu tố”, có lẽ từ 3-5 là phù hợp, ảnh hưởng chủ yếuđến mục tiêu. Về lý thuyết, việc này sẽ tạo ra khoảng 9 – 25 mà tổ chức xem làCSFs của mình. Không nên có quá nhiều Yếu tố” (không có sự tập trung và rấtkhó xác định trách nhiệm). Ngược lại, cũng có thể sẽ khó đo lường và thực hiệncác hành động cần thiết kịp thời.[1]Với mỗi CSF cần phải có tối thiểu một chỉ số đo lường (KPI) và một chỉ tiêu cụthể. Theo kỹ thuật này, mục tiêu (mục đích chiến thuật) chính là CSF cộng với KPIcộng với Chỉ tiêu.[1]Sự xung đột là không thể tránh khỏi giữa nhiều mục tiêu. Ví dụ mục tiêu cắt giảmchi phí có thể xung đột với mục tiêu nâng cao thỏa mãn của khách hàng. Thườngngười ta trình bày các thông tin dạng này bằng công cụ phần mềm BussinesIntelligence và sử dụng một số dạng như bảng điểm (Scorecard), bảng thông tin(dashboard), hệ thống đèn giao thông (traffic light system) hoặc các công cụ tươngtự. Điều mấu chốt để quyết định khi nào, bao lâu và đo lường các chỉ số như thếnào. Sự cân bằng là cần thiết để tạo ra cấu ...