Kinh doanh và công cụ tân tiến nhất

Chúng ta đều biết rằng, trên một khía cạnh nào đó, thì việc điều hành dự án đã có từ hàng nghìn năm nay, khi loài người mới xuất hiện. Vậy mà tại sao chỉ mới vài chục năm gần đây, công việc này mới trở thành một ngành nghề riêng với tên gọi Điều hành dự án. Có lẽ, vấn đề nằm ở chỗ, chỉ đến cuối thế kỷ trước, thì kinh doanh trở mới trở nên phức tạp và khó đoán trước, thậm chí kế hoạch năm năm cũng đã được coi là quá dài. Ban lãnh...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Kinh doanh và công cụ tân tiến nhất Kinh doanh với công cụ tân tiến nhất Chúng ta đều biết rằng, trên một khía cạnh nào đó, thì việc điều hành dự án đã có từ hàng nghìn năm nay, khi loài người mới xuất hiện. Vậy mà tại sao chỉ mới vài chục năm gần đây, công việc này mới trở thành một ngành nghề riêng với tên gọi Điều hành dự án. Có lẽ, vấn đề nằm ở chỗ, chỉ đến cuối thế kỷ trước, thì kinh doanh trở mới trở nên phức tạp và khó đoán trước, thậm chí kế hoạch năm năm cũng đã được coi là quá dài. Ban lãnh đạo công ty, đặc biệt nếu đó là công ty có cơ cấu phức tạp và phân nhánh, thì hàng ngày phải quyết định rất nhiều vấn đề không đơn giản chút nào. Ví dụ, bạn làm việc trong một tập đoàn hoạt động trên nhiều lĩnh vực và theo chu kỳ phát triển, đã đến lúc tập đoàn phải mở ra một hướng kinh doanh mới. Trong một cuộc họp, hội đồng quản trị thông qua quyết định tham gia vào lĩnh vực kinh doanh nhà hàng ăn. Ban lãnh đạo đặt ra mục tiêu: nhà hàng ăn đầu tiên đi vào hoạt động muộn nhất là sau sáu tháng. Có nghĩa, đến thời hạn này, không chỉ mới thuê được địa điểm, mà nhà hàng ăn còn phải mở cửa để phục vụ khách hàng. Để thực hiện nhiệm vụ này, bạn phải giải quyết các vấn đề sau: tìm và mua (hoặc thuê) địa điểm thích hợp, điều này không hề đơn giản chút nào ở các thành phố lớn; tuyển nhân sự, mà những đòi hỏi về việc này luôn trái ngược nhau. Nếu bạn tuyển dụng những người đã có kinh nghiệm trong ngành ăn uống, thì họ lại bảo thủ, khó thích nghi với văn hóa của công ty mới, còn nếu bạn nhận vào làm việc những nhân viên mới ra trường ngày hôm qua, thì họ có tay nghề kém, cần phải đào tạo nhiều và sau đó lại còn phải tìm cách giữ chân để họ khỏi chạy sang làm việc cho đối thủ cạnh tranh; tổ chức việc mua hàng; giải quyết vấn đề về vận tải; thỏa thuận với các cấp chính quyền; và một loạt các vấn đề khác. Làm thế nào để giải quyết tất cả các vấn đề này? Phần nhiều theo cảm tính, đôi lúc dựa vào kinh nghiệm và kiến thức của người lãnh đạo. Nếu may mắn, thì mục đích đặt ra cuối cùng sẽ đạt được. Tuy nhiên, kinh doanh không phải chơi sổ xố. Và khi đầu tư tiền vào dự án, những nhà đầu tư bao giờ cũng đòi hỏi một sự bảo đảm. Vậy phải làm thế nào bây giờ? Đặc biệt trong thế giới thay đổi liên tục và mọi việc trở nên khó đoán trước. Nhân viên điều hành dự án đem lại điều gì Trong thời đại ngày nay, một trong những cách tân tiến nhất để tiến hành kinh doanh là lên dự án và tìm người điều hành dự án này. Vậy dự án là gì? Đó là tiến trình đạt được một mục tiêu không đơn giản trong khoảng thời gian có hạn. Điều này có nghĩa, không tồn tại hai dự án hoàn toàn giống hệt nhau, cũng giống như không thể có hai chiến dịch quảng cáo hoặc hai quán ăn giống hệt nhau. Ngoài ra, việc ngay cả việc lên dự án cũng đã bị giới hạn về thời gian và tiền bạc. Một trong những điều kiện tiên quyết trong công việc của nhân viên điều hành dự án là: bất cứ một dự án nào, không phụ thuộc vào khối lượng công việc, bao giờ cũng do một người duy nhất điều hành. Anh ta vừa và hoàng đế vừa là chúa trời đối với dự án, là người duy nhất chịu trách nhiệm trước bên thuê về thành công của việc thực hiện dự án. Tức là nhân viên điều hành có quyền lực tuyệt đối trong suốt quá trình thực hiện dự án. Kinh doanh bằng cách lên và thực hiện dự án có lợi gì? Thứ nhất, kết quả công việc có thể dự đoán được, vì khi lên dự án mục đích được xác định rõ ràng và kế hoạch thực hiện được chia thành từng giai đoạn theo thời gian. Ở bất cứ giai đoạn nào, nếu thấy cần thiết, thì có thể sửa đổi lại kế hoạch cho phù hợp. Những mạo hiểm có thể đem lại rủi ro cho dự án đều được tiên liệu trước và có kế hoạch cũng như phương pháp ngăn chặn. Thứ hai, hoạt động của công ty trở nên công khai và có thể kiểm tra, điều khiển được, do mọi người đều biết rõ dự án đang nằm ở giai đoạn nào; đã đạt được những kết quả nào; đã tiêu tốn hết bao nhiêu vốn đầu tư và còn cần bao nhiêu nữa để đảm bảo tiến độ thực hiện như hiện nay. Thứ ba, nâng cao hiệu quả làm việc của tất cả mọi người, vì thành công của một người ảnh hưởng trực tiếp công việc của những người khác, nên mọi người đều rõi mắt vào công việc của một người và ngược lại. Trong suốt thế kỷ XX, các phương pháp khoa học-thực tiễn được áp dụng để điều hành dự án đã được đúc kết lại. Và đến những năm 80 của thế kỷ trước, nền tảng của chuyên ngành này đã được hình thành. Các nhà nghiên cứu chỉ ra rằng tất cả các dự án – không phụ thuộc vào việc chúng thuộc lĩnh vực nào – đều có rất nhiều điểm chung. Ví dụ, trong bất cứ dự án nào cũng phải điều khiển: quá trình đạt mục đích của dự án; thời gian thực hiện dự án, bởi vì để đảm bảo thành công thì phải theo sát thời gian biểu của kế hoạch; giá thành, có nghĩa, đối với bất cứ dự án nào đều phải lên kế hoạch tài chính với những dự tính về số tiền chi và thu; chất lượng, bởi vì người tiêu dùng chỉ mua những sản phẩm/dịch vụ thỏa mãn những nhu cầu của họ; nhân sự, bởi vì điều này ảnh hưởng trực tiếp đến việc thực thi hiệu quả những mệnh lệnh của người điều hành dự án; mạo hiểm, bởi vì việc tiên liệu trước tất cả những nguy hiểm trong quá trình thực hiện dự án là rất quan trọng; quá trình liên lạc, bởi vì trong thời đại của chúng ta, trong bất cứ dự án nào cũng có rất nhiều người tham gia, những người này hoàn toàn có thể sống ở những vị trí địa l ý cách xa nhau. Thêm nữa, việc đảm bảo cho các loại giấy tờ, tài liệu liên quan đến dự án được thông suốt là rất quan trọng; các hợp đồng, ví dụ khi k ý hợp đồng với những nhà cung cấp nguyên vật liệu phải đảm bảo các điều kiện có lợi cho cả hai bên; những sự thay đổi, bởi vì hiếm có dự án nào từ khi thực hiện đến khi kết thúc thành công lại không có bất cứ thay đổi nào trong kế hoạch. Nguyên nhân có thể là do điều kiện bên ngoài thay đổi, có thể do mục đích của dự án có sửa đổi, hoặc các ...