Kinh nghiệm “quản lý” thời gian.

Quản lý thời gian chính là quản lý bản thân, nghĩa là làm cho những cam kết của bản thân trở nên có tổ chức hơn, duy trì mức độ tập trung và sử dụng thời gian của bạn sao cho có lợi nhất.Dưới đây là một số bí quyết giúp bạn trở nên chủ động với thời gian của mình:Kinh nghiệm “quản lý” thời gian Duy trì danh sách công việc:Tạo ra 1 danh sách công việc và tạo thói quen cập nhật nó thường xuyên. Bao gồm những việc cần-làm-gấp và việc chưa-cần-làm-gấp để bạn sẽ không bao...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Kinh nghiệm “quản lý” thời gian.Kinh nghiệm “quản lý” thời gianQuản lý thời gian chính là quản lý bản thân, nghĩa là làm cho những cam kếtcủa bản thân trở nên có tổ chức hơn, duy trì mức độ tập trung và sử dụng thờigian của bạn sao cho có lợi nhất.Dưới đây là một số bí quyết g iúp bạn trở nên chủ động với thời gian củamình:Kinh nghiệm “quản lý” thời gianDuy trì danh sách công việc:Tạo ra 1 danh sách công việc và tạo thói quen cập nhật nó thường xuyên. Baogồm những việc cần-làm-gấp và việc chưa-cần-làm-gấp để bạn sẽ không baogiờ phải quên hay bỏ sót bất cứ việc gì. Mang theo bên mình danh sách này,ho ặc là lưu trong điện thoại hay sổ tay làm việc. Ngoài ra, việc cần nhớ là hãycụ thể hóa dự án hay nhiệm vụ phải làm bằng những hành dộng cụ thể.Xác đ ịnh rõ thời gian:Cần định rõ khung thời gian cho mỗi hành động và ngày hoàn tất. Nếu thứ tựcông việc phải làm không quan trọng thì bạn có thể hoàn tất được việc nào đókhi phải lấp đầy khoảng thời gian trống bất ngờ. Chẳng hạn như bạn có thể tracứu thông tin trên internet tại văn phòng trong khi phải chờ đợi một cuộc họpnào đấy.Đ ề ra thời hạn cuối cùng và tôn trong chúng:Hãy thực thế về việc đề ra hạn chót cho những công việc phải làm của mình.Sự thật là bất cứ nhiệm vụ nào đều có thời lượng thực hiện của riêng nó . Cóbao giờ bạn để ý thấy rằng bạn thường hoàn tất những công việc giấy tờ, phânnhiệm vụ và quyết định rất chớp nhoáng vào ngày cuối cùng trước khi đi nghỉmát đâu đó không? Dù là khi chạy nước rút, chúng ta có khuynh hướng làmxong khá nhiều việc, nhưng sẽ bớt căng thẳng hơn và chuyên nghiệp hơn nếubạn đề ra và theo sát kế hoạch hành động của mình.Sử dụng thời gian thật khôn ngoan:Hãy truy nhập vào hệ thống email vào những lần nhất định trong ngày và đểđiện thoại trả lời tự động để bạn có thể có được 1-2 tiếng tập trung mỗi ngày.N ếu có thể, đừng mở email nếu bạn không có thời gian cho nó.Hãy trật tự và ngăn nắp:Hãy sắp xếp lại bàn làm việc của bạn, những hồ sơ, email sao cho dễ dàng tìmthấy nhất. Việc tìm kiếm thông tin hay hồ sơ thất lạc thường tiêu tốn rất nhiềuthời gian.Tránh sự ngắt quãng:N ếu phòng bạn có cửa, đôi lúc hãy đóng nó lại. Chính sách “luôn-mở-rộng-cửa” với nhân viên sẽ thất bại nếu như bạn không có thời gian lắng nghenhững câu hỏi thắc mắc của họ và giải đáp. Nếu đồng sự của bạn đến bàn khibạn quá bận rộn, hãy đề nghị anh/cô ấy xếp 1 thời điểm khác để nói chuyện.Cùng cộng tác:Các cộng sự của bạn cũng mong muốn bạn sẽ hoàn thành công việc đúng thờihạn, cho nên, bạn phải nhớ tránh bất kỳ sự trì hoãn nào. Bạn cũng mongmuốn họ như vậy đối với bạn. Để an toàn nhất, hãy kéo thêm chút thời gianvào hạn cuối của mỗi dự án để phòng trừ những trường hợp bất khả kháng.Tránh những giám sát không cần thiết:N ếu bạn đã giao trách nhiệm hay phân bổ việc cho người nào đó, hãy để họđảm trách trừ phi bạn có nhiệm vụ là phải theo sát họ. Quá nhiều người cứlãng phí thời gian quý báu của mình để lắng nghe hay đọc báo cáo về dự áncủa người khác. Nếu việc của đồng nghiệp không tác động trực tiếp đến côngviệc hàng ngày, tiến độ công việc hay mục tiêu nghề nghiệp của bạn thì hãybiểu đạt sự quan tâm đó bằng một cuộc nói chuyện mang tính hỗ trợ vào mộtthời điểm thích hợp.Hủy bỏ những cuộc họp thường nhật:Hãy xác định sự cần thiết của những cuộc họp. Nếu cần thiết, hãy lên lịch vàtheo sát-bắt đầu và kết thúc đúng giờ. Nếu sự hiện diện của bạn thật sự khôngcần thiết lắm cho to àn bộ tiến trình cuộc họp hãy gặp riêng cấp trên của bạnđể xin phép dành thời gian làm những việc cần thiết hơn.Giữ vững tiến độ:Trau dồi sắc bén các kỹ năng của bạn bằng cách luôn đảm nhận ít nhất 1 dựán công việc trong suốt thời gian. Thậm chí, 2-3 dự án sẽ tốt hơn nữa. Làmnhiều việc cùng một lúc sẽ giúp cho tâm trí bạn luôn chủ động và tầm nhìncủa bạn sẽ sáng suốt.Lựa chọn dự án một cách cần thận:Phải bảo đảm rằng dự án bạn đảm nhận mang lại lợi ích cho công ty và tậndụng hết được những kỹ năng của bạn. Có thể có nhiều lý do chính đáng đểtừ chối đảm nhận thêm việc và những người làm việc chuyên nghiệp thườngbiết cách nói “Không”. Hãy tự hỏi, “ Liệu dự án này có giúp phát triển sựnghiệp của tôi?”, “Tôi có thể cam kết đủ thời gian để hoàn thành nó đúnghạn?” Bạn sẽ được nhiều người nể trọng nếu biết công tác với một đồng sự đểkỹ năng làm việc của hai người có thể bổ sung cho nhau hơn là bạn nhậnthêm việc, tự đè nặng trách nhiệm thêm trên vai trong khi sức lực và thời giankhông cho phép dẫn đến quá tải.Không trì hoãn:Tâm lý muốn trì hoãn làm những việc mình không thích là thường tình ở mỗicon người. Cần nhất là biết kết hợp và sắp xếp thời gian hợp lý cho nhữngviệc ít thú vị. Vì dụ, nếu bạn không thích làm việc với những con số, hãy làmviệc đó đầu tiên vào buổi sáng khi bạn đang sảng khoái và sẽ ít bị phân tâmnhất.Tự thưởng:Quản lý thời gian không hoàn toàn là quản lý công việc mà còn bao gồm cảviệc sắp xếp thời gian để thư giãn và nạp lại năng lượng cho bản thân. Hãylên kế hoạch tự thưởng cho mình mỗi khi hoàn thành 1việc nào đấy. Cụ thểnhư thưởng cho mình 1 ly café khi bản báo cáo chi tiết kỹ thuật hay lên kếho ạch 1 kỳ nghỉ thú vị khi 1 sản phẩm được tung ra. ...