Kinh nghiệm tổ chức dự án

Một dự án là một nỗ lực đồng bộ, có giới hạn (có ngày bắt đầu và ngày hoàn thành cụ thể), thực hiện một lần nhằm tạo mới hoặc nâng cao khối lượng, chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ, đáp ứng nhu cầu của khách hàng hay của xã hội.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Kinh nghiệm tổ chức dự án CHÖÔNG 3 TOÅ CHÖÙC DÖÏ AÙN PROJECT ORGANIZATION TOÅNG QUAN Toå chöùc: Nhoùm ngöôøi ñöôïc saép xeáp theo moät traät töï nhaát ñònh ñeå coù theå phoái hôïp nhau nhaèm ñaït muïc tieâu cuûa toå chöùc Caáu truùc toå chöùc: - Kieåu maãu ñöôïc xaùc laäp nhaèm phoái hôïp caùc hoïat ñoäng giöõa caùc thaønh vieân trong toå chöùc - Trong moãi caáu truùc toå chöùc, caùc thaønh vieân phaûi ñöôïc xaùc ñònh roõ:Nhi 2 TOÅNG QUAN (tt) Quyeàn haïn (authority): coù theå ra quyeát ñònh ñeå caùc nhaân khaùc theo Boån phaän (responsibility): coù nghóa vuï thöïc hieän toát c/vieäc phaân coâng Tính chòu traùch nhieäm (accountability): coù theå traû lôøi veà möùc hoøan thaønh coâng vieäc ñöôïc phaân coâng Accountability = Authority + Responsibility 3 CAÙC HÌNH THÖÙC TOÅ CHÖÙC DÖÏ AÙN 1. TOÅ CHÖÙC COÅ ÑIEÅN (TOÅ CHÖÙC THEO CHÖÙC NAÊNG) 1. TOÅ CHÖÙC DÖÏ AÙN THUAÀN TUYÙ 2. TOÅ CHÖÙC MA TRAÄN 3. HEÄ THOÁNG TOÅ CHÖÙC HOÅN HÔÏP 4 TOÅ CHÖÙC CHÖÙC NAÊNG Functional Organization - Laø hình thöùc toå chöùc coå ñieån - Döï aùn ñöôïc phaân chia theo caùc chöùc naêng chuyeân moân &øø laø 1 boä phaän cuûa phoøng ban chöùc naêng - Döï aùn seõ ñöôïc toång hôïp bôûi nhaø quaûn lyù chöùc naêng caáp cao 5 TOÅ CHÖÙC THEO CHÖÙC NAÊNG GIAÙM ÑOÁC PGÑ PGÑ PGÑ PGÑ Haønh chaùnh Hôïp taùc & Tieáp thò Nhaân söï Phaùt trieån Döï aùn 1 Döï aùn 1 Döï aùn 2 Döï aùn 2 Öu ñieåm - Söï quen bieát trong nhoùm: phaân caùc chuyeân gia thaønh caùc nhoùm roõ raøng deã daøng chia seõ nhöõng kinh nghieäm &ø kieán thöùc - Chuyeân gia coù theå ñöôïc söû duïng cho nhieàu döï aùn khaùc nhau - Söï saün saøng cuûa caùn boä ít coù maâu thuaån trong söû duïng nguoàn löïc - Hieäu quaû trong tieán ñoä tieán ñoä thöïc hieän cao - Quyeàn haïn roõ raøng 7 Nhöôïc ñieåm - Khaùch haøng khoâng laø ñoái töôïng ñöôïc quan taâm: nhöôïc ñieåm cô baûn nhaát - Söï coâ laäp trong döï aùn - Caùc nhoùm chuyeân moân coù khuynh höôùng taäp trung vaøo caùc lónh vöïc chuyeân moân cuûa mình - Khoâng coù caù nhaân cuï theå chòu traùch nhieäm toaøn boä cho döï aùn 8 Nhöôïc ñieåm (tt) - Nhieàu thöù baäc trong quaûn lyù giöõa döï aùn vaø khaùch haøng thieáu söï hôïp taùc, ñaùp öùng nhu caàu khaùch chaäm vaø raéc roái - Söï ñoäng vieân khuyeán khích tham gia döï aùn cuûa khoâng cao; Döï aùn khoâng ñöôïc xem laø moái quan taâm vaø hoaït ñoäng chính - Khoâng giuùp nhaø quaûn lyù coù taàm nhìn bao quaùt 9 TOÅ CHÖÙC DÖÏ AÙN THUAÀN TUYÙ PURE-PROJECT ORGANIZATION - Giaùm Ñoác naém döôùi quyeàn mình caùc PGÑ phuï traùch caùc döï aùn, döôùi moãi PGÑ/Chuû nhieäm döï aùn coù caùc boä phaän chuyeân moân nhö trong kieåu toå chöùc coå ñieån (saûn xuaát, taøi chính, nhaân söï ...) - Toå chöùc theo döï aùn laø hình thöùc toå chöùc theo nhu caàu khaùch haøng &ø thöôøng gaëp ôû caùc xí nghieäp coù döï aùn lôùn 10 PRESIDENT PGÑ PGÑ PGÑ PGÑ QLDA Tieáp thò Saûn xuaát R&D Gíam Ñoác Gíam Ñoác TOÅ CHÖÙC QLDA A QLDA B THEO DÖÏ AÙN Taøi chính Taøi chính Saûn xuaát Saûn xuaát Kinh doanh & tieáp thò Kinh doanh & tieáp thò Kyõ thuaät Kyõ thuaät § § § § TOÅ CHÖÙC THEO DÖÏ AÙN Sample Organizational Chart for a Large IT Project Öu ñieåm - Quyeàn haïn döï aùn roõ raøng: GÑ döï aùn coù toaøn quyeàn vaø chòu traùch nhieäm döï aùn; GÑ seõ baùo caùo veà döï aùn - Taát caû caùc thaønh vieân trong döï aùn chæ chòu söï chæ ñaïo ñieàu haønh cuûa PM giao tieáp vaø RQÑ thuaän lôïi & deå daøng - Do khoâng phaûi qua caáp trung gian giao tieáp giöõa döï aùn - BGÑ & döï aùn - khaùch haøng thuaän lôïi 14 Öu ñieåm (tt) - Nhaân söï döï aùn ñöôïc roõ raøng kích thích maïnh meõ ñeán caùc thaønh vieân - Döï aùn ñöôïc taäp trung vaø öu tieân - Toå chöùc döï aùn coù caáu truùc ñôn giaûn vaø uyeån chuyeån deã hieåu vaø deã thöïc thi 15 Nhöôïc ñieåm - Coâng vieäc gia taêng gaáp boäi: Khi coâng ty coù nhieàu DAÙ khaùc nhau coâng vieäc gia taêng ñaùng keå chi phí vaø giaù thaønh seõ taêng - Söï caïnh tranh giöõa caùc döï aùn cuõng nhö giöõa caùc thaønh vieân trong döï aùn coù theå seõ khoâng gaén vôùi muïc tieâu chieán löôïc chung cuûa coâng ty - DAÙ lieân quan ñeán caùc hoã trôï chuyeân gia vaø thieát bò yeâu caàu coâng ngheä cao Laõng phí lôùn Ñoäng vieân vaø loøng tin khoâng roõ raøng: Caùn boä lo laéng khi döï aùn keát thuùc - 16 TOÅ CHÖÙC MA TRAÄN MATRIX ORGANIZATION - Daïng phoái hôïp: caùc coät laø caùc chöùc naêng chuyeân moân &ø caùc ha ...