Kỹ năng hỏi của người quản lý

Hỏi không chỉ đơn thuần là để biết, mà còn nhiều mục đích khác nữa như khích tướng, biết được những yếu tố quan trọng của vấn đề, kiểm tra lại cho chắc chắn, yêu cầu sự cam kết. Tùy theo mục đích hỏi và trường hợp cụ thể mà có những cách hỏi khác nhau. Thông thường, trước khi hỏi sâu vào vấn đề chính, người hỏi vì ở vị thế chủ động hơn sẽ tạo ra một bầu không khí phù hợp....
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Kỹ năng hỏi của người quản lý Kỹ năng hỏi của người quản lý Hỏi không chỉ đơn thuần là để biết, mà còn nhiều mục đích khác nữa như khích tướng, biết được những yếu tố quan trọng của vấn đề, kiểm tra lạicho chắc chắn, yêu cầu sự cam kết.Tùy theo mục đích hỏi và trường hợp cụ thể mà có những cách hỏikhác nhau. Thông thường, trước khi hỏi sâu vào vấn đề chính, ngườihỏi vì ở vị thế chủ động hơn sẽ tạo ra một bầu không khí phù hợp.Một bầu không khí thân thiện, thoải mái sẽ giúp người được hỏi bộc lộbản thân nhiều hơn, thông tin mang tính xác thực hơn. Để tạo được bầukhông khí này, có thể mở đầu bằng lời hỏi thăm nhẹ nhàng nhằm phávỡ tảng băng ngăn cách giữa người hỏi và người được hỏi, có tác dụnglàm giảm căng thẳng của cuộc gặp gỡ hơn.Để tiết kiệm thời gian, những câu hỏi thăm sẽ có mục đích thu thậpthông tin chung, chẳng hạn: “Anh thấy khách hàng đó ra sao?”, “Côngviệc tiến triển đến đâu rồi?”… Trái ngược lại là bầu không khí căngthẳng với khuôn mặt lạnh như tiền và những câu truy vấn “tại sao”được lặp đi lặp lại liên tục ngay từ đầu.Còn kiểu kết hợp là lúc đầu thân thiện để người được hỏi bộc lộ hếtmình và không đề phòng trước những câu truy vấn hoặc hỏi phủ đầubất ngờ. Tuy nhiên, hai dạng này chỉ thích hợp cho các cuộc phỏng vấntuyển chọn hoặc khi cần rút ra một phán xét hoặc đánh giá khả năngchịu áp lực của đối phương hơn là để trao đổi với nhân viên.Những câu hỏi bất ngờ khiến người ta thể hiện sự nhanh nhạy trongứng phó và trong nhiều trường hợp sẽ đem lại những thông tin chânthật hơn là có thời gian chuẩn bị. “Hỏi lúc vội vàng để xem cái trí” làmột trong những cách mà Trang Tử khuyên dùng để chọn người.Mục đích phổ biến nhất của việc đặt ra các câu hỏi chính là tìm hiểuthông tin. Đó có thể là những thông tin chi tiết, cặn kẽ hoặc những yếutố, chi tiết quan trọng và khái quát thông qua các câu hỏi trực tiếp hoặcgián tiếp, từ khái quát đến chi tiết hoặc đi theo diễn biến của vấn đề.Thủ thuật “ếch ngồi đáy giếng” trong phỏng vấn báo chí rất hữu dụngđể lấy thông tin, ví dụ “Tôi không hiểu lắm, anh có thể nói rõ hơn đượckhông?”. Điều quan trọng nhất là người quản lý cần phải nắm bắt đượcngọn ngành thông tin. Có thể hỏi hơn một lần về một vấn đề, vớikhoảng cách giữa hai lần hỏi xa nhau và câu hỏi được dùng khác nhauđể kiểm chứng xem thông tin nhận được có xác thực không, hoặc sựhiểu biết có chính xác không.Ngoài ra, có những thông tin không thể có được từ những câu hỏithông thường, mà phải qua những cách hỏi gián tiếp, được lồng vàotình huống cụ thể, kết hợp với quan sát hành động, cử chỉ và đoán ýqua lời nói. Thường thì đó là những thông tin mang tính nhân tố, quantrọng, chung chung, chẳng hạn công ty cần người cho một vị trí quantrọng mà tố chất cần có là phải thực hành tiết kiệm được cho công ty.Giả sử có hai ứng viên tương đương về năng lực cho vị trí này và vìkhông thể hỏi trực tiếp: “Anh có tiết kiệm không?”, nhà quản trị nhânsự khéo léo mời hai ứng viên đó đi ăn trưa, bảo họ có thể tùy ý chọnbất cứ món nào mình thích mà không cần quan tâm đến chi phí. Mộtngười gọi món thật đắt tiền để nếm thử, còn người kia chọn món mìnhthích với giá vừa phải. Câu trả lời đã hiện trong đầu nhà quản trị. Đó làáp dụng của kế “Thạch đầu vấn lộ” (ném đá hỏi đường), nghĩa là némđá, nghe ngóng động tĩnh rồi mới quyết định đi hay không đi.Ngày xưa, cả Bính Súc lẫn Diêm Chức đều ngấm ngầm hận vua Tề ÝCông vì ông đã cướp vợ Diêm Chức và quật mồ cha Bính Súc. BínhSúc muốn trả thù, giết Tề Ý Công, nhưng chưa rõ ý tứ của Diêm Chức.Nhân lúc Diêm Chức ngủ, Bính Súc gõ vào đầu Diêm Chức. DiêmChức nổi giận mắng, lúc đó Bính Súc khích: “Bị người cướp vợ thìkhông giận, mới đánh một cái nhẹ đã ăn thua gì đâu?”. Diêm Chức lậptức mắng lại: “Mất vợ nhục nhã thật nhưng so với việc bị người tahành hạ thi thể của cha thì thứ nào nhục hơn?”. Nhờ câu nói này màBính Súc biết Diêm Chức cũng rất uất hận Tề Ý Công, nên hai ngườicùng bàn kế trả thù.Ngoài ra, những câu hỏi khích tướng, ví dụ “Giỏi như anh mà khônglàm được sao?” hoặc yêu cầu cam kết “Như vậy thì ngày nào xong việcnày?” cũng có tác dụng rất tốt trong việc nâng cao năng suất nhân viên. Theo Ngôisao ...