Kỹ năng kiểm soát quá trình - MBP

Phương pháp quản lý theo quá trình là phương pháp quản lý dựa trên việc phân loại hoạt động theo các quá trình.Khi nghiên cứu tài liệu này, sẽ giúp bạn:Thiết lập được phương pháp kiểm soát theo quá trình.Phương pháp setup các loại tài liệu quản lý như sổ tay, thủ tục, quy định, hướng dẫn, biểu mẫu.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Kỹ năng kiểm soát quá trình - MBPKỹ năng kiểm soát quá trình-MBP Part 1 Dành cho nhà quản lýLời giới thiệuManagement by Process Docs Part 2 I by Ngo Quang ThuatMục đíchKhi nghiên cứu tài liệu này, sẽ giúp bạn: Thiết lập được phương pháp kiểm soát theo quá trình. Phương pháp setup các loại tài liệu quản lý như sổ tay, thủ tục, quy định, hướng dẫn, biểu mẫu… XÂY DỰNG CÔNG NGHỆ SETUP QUÁ TRÌNH Tài liệu gồm 2 phần: Phần 1 về định nghĩa.., cách thức thiết lập và kiểm soát quá trình. Phần 2 dành cho các tài liệu khác (hệ thống tài liệu của DN, kiểm soát tài liệu bộ phận, kiểm soát hồ sơ)./. Management by Process Docs Part 3 I by Ngo Quang Thuat1/ KHÁI QUÁT CHUNG VỀ MBP1.1 Khái niệm:1.1.1Quá trình:+ Định nghĩa 1: Theo tiêu chuẩn ISO 9000:2000 (3.4.1),quá trình là tập hợp các hoạt động có quan hệ lẫn nhauvà tương tác để biến đầu vào thành đầu ra.+ Định nghĩa 2: Ngắn gọn hơn, mọi hoạt động hay tậphợp hoạt động sử dụng các nguồn lực để biến đầu vàothành đầu ra có thể xem như một quá trình. Management by Process Docs Part 4 I by Ngo Quang Thuat1.1.2 Phương pháp quản lý MBPPhương pháp quản lý theo quá trình(management by process) là phươngpháp quản lý dựa trên việc phân loại cáchoạt động theo các quá trình. Management by Process Docs Part 5 I by Ngo Quang Thuat1.1.3 Yêu cầu quản lý quá trìnhtrong tổ chức: Mỗi quá trình phải tạo ra GTGT. Cách tiếp cận theo quá trình. Quản lý chuỗi cung ứng nội bộ. Cách tiếp cận theo hệ thống các quá trình Management by Process Docs Part 6 I by Ngo Quang Thuat1.2 Phân biệt MBP và MBO Hiện nay các nhà quản lý đang tiếp cận quản lý theo hai hướng chính là:+ Quản lý theo mục tiêu (management by object – MBO).+ Quản lý theo quá trình – MBP. Vẫn chưa có quan điểm thống nhất về sử dụng phương pháp quản lý nào hiệu quả hơn, nhưng chúng ta có thể tiếp cận hai phương pháp này qua bảng so sánh sau đây. Management by Process Docs Part 7 I by Ngo Quang ThuatBảng so sánh MBO – MBP. Tiêu chí so sánh MBO MBPKết quả công việc + Đảm bảo theo mục + Kiểm soát được công tiêu đề ra. việc chi tiết, nhưng chưa chắc đã đảm bảo mục tiêu. + Hiệu năng + Hiệu quả + Làm việc đúng. + Làm đúng việc.Người sử dụng Thường là quản lý cấp Thường là quản lý cấp cao và cấp trung trung và cấp thấpƯu điểm Thuận lợi cho công việc Thuận lợi cho công việc khó kiểm soát hoặc đo khó xác định mục tiêu. lường. Management by Process Docs Part 8 I by Ngo Quang Thuat1.3 Ý nghĩa của áp dụng MBP:1.3.1 Xây dựng các tài liệu phục vụ cho DN một cách hệ thống, thống nhất.1.3.2Kiểm soát được chi tiết việc thực hiện công việc thông qua việc xây dựng lưu đồ quy trình, xác định các điểm kiểm soát…1.3.3 Quản lý tốt các công việc khó xác định mục tiêu.1.3.4 Xác định chi tiết nhu cầu của khách hàng, phân tích quy trình hành vi.1.3.5 Xây dựng, chuẩn hoá dòng lưu thông sản phẩm hay thông tin trong DN. Management by Process Docs Part 9 I by Ngo Quang Thuat1.3 Ý nghĩa của MBP (tt)1.3.6 Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của MBP là làm sáng tỏ những “giao lộ” thông tin giữa các bộ phận hay nhân viên với nhau.1.3.7 Áp dụng MBP là một trong 8 nguyên tắc quản lý chất lượng theo mô hình ISO 9001:2000: Hướng vào khách hàng – Customer Focus. Sự lãnh đạo – Leadership. Management by Process Docs Part 10 I by Ngo Quang Thuat1.3 Ý nghĩa của MBP (tt) Có sự tham gia của mọi người – Involvement of people. Cách tiếp cận theo quá trình – Proces approach. Cách tiếp cận theo hệ thống - System approach tomanagement. Cải tiến liên tục – Continual improment. Quyết định dựa trên sự kiện – Fatual approach todecision making. Quan hệ hợp tác có lợi với nhà cung ứng – Mutuallybeneficial supplier relationship. Management by Process Docs Part 11 I by Ngo Quang Thuat1.4 Yêu cầu của hệ thống tài liệu Tạo thành hệ thống tài liệu cho DN được chuẩn hoá. Kiểm soát được hệ thống tài liệu hiện hành thông từ quá trình soạn thảo, phân phối, lưu trữ, chỉnh sửa.. Phê duyệt tài liệu trước khi ban hành. Xem xét, cập nhật lại khi cần thiết. Đảm bảo sự nhận biết các thay đổi của tài liệu. Đảm bảo tài liệu có sẵn nơi sử dụng. Đảm bảo tài liệu luôn rõ ràng, dễ nhận biết. Tài liệu có nguồn gốc bên ngoài được nhận biết. Ngăn ngừa sử dụng vô tình các tài liệu lỗi thời. Management by Process Docs Part 12 I by Ngo Quang Thuat1.5 Khó khăn trong việc áp dụngMBP: Hệ thống tài liệu không đủ để kiểm soát (SL). Chủ yếu là do tổ chức chưa có kinh nghiệp trong việc set up quy trình. Nội dung của hệ thống tài liệu quá sơ sài. Các tài liệu không phản ánh đủ các hoạt động thực tiễn đang diễn ra. Quá ít biểu mẫu. Biểu mẫu sẽ là hồ sơ phản ánh các hoạt động của nhân viên. Quá ít biểu mẫu sẽ dẫn đến khó đo lường và đánh giá hiệu quả công việc, khó giải quyết tranh chấp hay vi phạm. Management by ...