Kỹ năng kiểm soát quá trình-MBP trong kinh doanh

Theo tiêu chuẩn ISO 9000:2000 (3.4.1), quá trình là tập hợp các hoạt động có quan hệ lẫn nhau và tương tác để biến đầu vào thành đầu ra. Ngắn gọn hơn, mọi hoạt động hay tập hợp hoạt động sử dụng các nguồn lực để biến đầu vào thành đầu ra có thể xem như một quá trình
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Kỹ năng kiểm soát quá trình-MBP trong kinh doanh Kỹ năng kiểm soát quá trình- MBP Part 1 Dành cho nhà quản lý Lời giới thiệu Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 2 Mục đích Khi nghiên cứu tài liệu này, sẽ giúp bạn:  Thiết lập được phương pháp kiểm soát theo quá trình.  Phương pháp setup các loại tài liệu quản lý như sổ tay, thủ tục,  quy định, hướng dẫn, biểu mẫu… XÂY DỰNG CÔNG NGHỆ SETUP QUÁ TRÌNH  Tài liệu gồm 2 phần: Phần 1 về định nghĩa.., cách thức thiết lập và  kiểm soát quá trình. Phần 2 dành cho các tài liệu khác (hệ thống  tài liệu của DN, kiểm soát tài liệu bộ phận, kiểm soát hồ sơ)./. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 3 1/ KHÁI QUÁT CHUNG VỀ MBP 1.1 Khái niệm: 1.1.1Quá trình: + Định nghĩa 1: Theo tiêu chuẩn ISO 9000:2000 (3.4.1), quá trình  là tập hợp các hoạt động có quan hệ lẫn nhau và tương tác để biến  đầu vào thành đầu ra. + Định nghĩa 2: Ngắn gọn hơn, mọi hoạt động hay tập hợp hoạt  động sử dụng các nguồn lực để biến đầu vào thành đầu ra có thể  xem như một quá trình. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 4 1.1.2 Phương pháp quản lý MBP Phương pháp quản lý theo quá trình  (management by process) là phương pháp  quản lý dựa trên việc phân loại các hoạt động  theo các quá trình. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 5 1.1.3 Yêu cầu quản lý quá trình trong tổ  chức:  Mỗi quá trình phải tạo ra GTGT.  Cách tiếp cận theo quá trình.  Quản lý chuỗi cung ứng nội bộ.  Cách tiếp cận theo hệ thống các quá trình Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 6 1.2 Phân biệt MBP và MBO  Hiện nay các nhà quản lý đang tiếp cận quản lý theo hai hướng  chính là: + Quản lý theo mục tiêu (management by object – MBO). + Quản lý theo quá trình – MBP.  Vẫn chưa có quan điểm thống nhất về sử dụng phương pháp  quản lý nào hiệu quả hơn, nhưng chúng ta có thể tiếp cận hai  phương pháp này qua bảng so sánh sau đây. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 7 Bảng so sánh MBO – MBP. Tiêu chí so sánh MBO MBP Kết quả công việc + Đảm bảo theo mục tiêu  + Kiểm soát được công  đề ra. việc chi tiết, nhưng chưa  chắc đã đảm bảo mục tiêu. + Hiệu năng + Hiệu quả + Làm việc đúng. + Làm đúng việc. Người sử dụng Thường là quản lý cấp cao  Thường là quản lý cấp  và cấp trung trung và cấp thấp Ưu điểm Thuận lợi cho công việc  Thuận lợi cho công việc  khó kiểm soát hoặc đo  khó xác định mục tiêu. lường. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 8 1.3 Ý nghĩa của áp dụng MBP: 1.3.1 Xây dựng các tài liệu phục vụ cho DN một cách hệ thống, thống  nhất.  1.3.2Kiểm soát được chi tiết việc thực hiện công việc thông qua việc xây  dựng lưu đồ quy trình, xác định các điểm kiểm soát… 1.3.3 Quản lý tốt các công việc khó xác định mục tiêu. 1.3.4 Xác định chi tiết nhu cầu của khách hàng, phân tích quy trình hành  vi.  1.3.5 Xây dựng, chuẩn hoá dòng lưu thông sản phẩm hay thông tin trong  DN. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 9 1.3 Ý nghĩa của MBP (tt) 1.3.6 Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của  MBP là làm sáng tỏ những “giao lộ” thông tin giữa các  bộ phận hay nhân viên với nhau. 1.3.7 Áp dụng MBP là một trong 8 nguyên tắc quản lý  chất lượng theo mô hình ISO 9001:2000:  Hướng vào khách hàng – Customer Focus.  Sự lãnh đạo – Leadership. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 10 1.3 Ý nghĩa của MBP (tt) Có sự tham gia của mọi người – Involvement of people. Cách tiếp cận theo quá trình – Proces approach. Cách tiếp cận theo hệ thống ­ System approach to management. Cải tiến liên tục – Continual improment. Quyết định dựa trên sự kiện – Fatual approach to decision  making. Quan hệ hợp tác có lợi với nhà cung ứng – Mutually beneficial  supplier relationship. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 11 1.4 Yêu cầu của hệ thống tài liệu  Tạo thành hệ thống tài liệu cho DN được chuẩn hoá.  Kiểm soát được hệ thống tài liệu hiện hành thông từ quá trình  soạn thảo, phân phối, lưu trữ, chỉnh sửa..  Phê duyệt tài liệu trước khi ban hành.  Xem xét, cập nhật lại khi cần thiết.  Đảm bảo sự nhận biết các thay đổi của tài liệu.  Đảm bảo tài liệu có sẵn nơi sử dụng.  Đảm bảo tài liệu luôn rõ ràng, dễ nhận biết.  Tài liệu có nguồn gốc bên ngoài được nhận biết.  Ngăn ngừa sử dụng vô tình các tài liệu lỗi thời. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 12 1.5 Khó khăn trong việc áp dụng MBP:  Hệ thống tài liệu không đủ để kiểm soát (SL). Chủ yếu là do tổ  chức chưa có kinh nghiệp trong việc set up quy trình.  Nội dung của hệ thống tài liệu quá sơ sài. Các tài liệu không phản  ánh đủ các hoạt động thực tiễn đang diễn ra.  Quá ít biểu mẫu. Biểu mẫu sẽ là hồ sơ phản ánh các hoạt động  của nhân viên. Quá ít biểu mẫu sẽ dẫn đến khó đo lường và đánh  giá hiệu quả công việc, khó giải quyết tranh chấp hay vi phạm. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 13 1.5 Khó khăn trong việc áp dụng (tt):  Thực tế hoạt động không áp dụng như tài liệu đã quy  định.  Hệ thống tài l ...