KỸ NĂNG KIỂM TRA

Kiểm tra là đo đường và chấn chỉnh việc thực hiện nhằm đảm bảo rằng các mục tiêu và các kế hoạch vạch ra để thực hiện các mục tiêu này đã và đang được hoàn thành.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
KỸ NĂNG KIỂM TRA KỸ NĂNG KIỂM TRA     1 1. Khái niệm Kiểm tra là đo đường và chấn chỉnh việc thực hiện  nhằm đảm bảo rằng các mục tiêu và các kế hoạch vạch  ra để thực hiện các mục tiêu này đã và đang được hoàn  thành.     2 2. Ý nghĩa:  Bảo đảm kết quả đạt được phù hợp với mục tiêu của tổ  chức   Bảo đảm các nguồn lực được sử dụng một cách hữu  hiệu.  Làm bày tỏ và đề ra những kết quả mong muốn chính  xác hơn theo thứ tự quan trọng.   Xác định và dự đoán những biến động và những chiều  hướng chính.      3 2. Ý nghĩa (tt)  Đơn giản hóa các vấn đề ủy quyền, chỉ huy, quyền hành và trách  nhiệm.  Phác thảo các tiêu chuẩn tường trình báo cáo để loại bớt những gì  quan trọng hay không cần thiết.  Phổ biến những chỉ dẫn cần thiết một cách liên tục để cải tiến việc  hoàn thành công việc, tiết kiệm thời gian, công sức của mọi người  Phát hiện kịp thời các sai sót và bộ phận chịu trách nhiệm để chấn  chỉnh      4 3. Phân loại  Kiểm tra trước, trong, sau.  Kiểm tra theo lĩnh vực như tài chính, nhân sự, sản xuất…     5 4. Các nguyên tắc của việc kiểm tra  Cần phải được thiết kế theo các kế hoạch cụ thể.  Thiết kế theo từng cấp bậc và tâm lý của nhà quản trị.  Vạch rõ các chỗ khác biệt của các điểm thiết yếu.  Việc kiểm tra phải khách quan.  Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với không khí của tổ chức.  Việc kiểm tra phải tiết kiệm.  Việc kiểm tra phải tác động điều chỉnh.     6 4. Các nguyên tắc của việc kiểm tra  Căn cứ kế hoạch hoạt động và theo cấp bậc của đối tượng kiểm tra  Dựa vào đặc điểm cá nhân của nhà quản lý  Thực hiện tại những điểm trọng yếu  Khách quan   Phù hợp với bầu không khí của tổ chức   Tiết kiệm, công việc kiểm tra tương xứng      7 5. Quá trình kiểm tra  Thiết lập tiêu chuẩn  Đo lường thành quả  Sửa chữa sai lầm  Phòng ngừa     8 5.1 Thiết lập tiêu chuẩn  Số lượng giờ công.  Số phế phẩm.  Chi phí.  Doanh thu.  Sự hài lòng của khách hàng…     9 5.1 Thiết lập tiêu chuẩn YÊU CẦU CỦA TIÊU CHUẨN  Rõ ràng: Tiêu chuẩn công việc không những để đánh giá  được hiệu quả mà còn giúp nhà quản lý kiểm tra các  công việc đó. Tiêu chuẩn “mập mờ” dễ sinh ra tranh  chấp.  Có khả năng đo lường được. Tiêu chuẩn không đo lường  được sẽ làm cho người kiểm tra không thể đánh giá công  việc có phù hợp với tiêu chuẩn hay không.     10 5.2 Đo lường thành quả  Có thể hình dung ra thành quả trước khi nó được thực  hiện để có biện pháp sửa chữa kịp thời (Pre – check).  Xác định tiêu chuẩn đo lường chính xác.  Định tính hay định lượng các nội dung khó kiểm tra.     11 5.3 Sửa chữa sai lầm  Sửa lại kế hoạch, phân công lại, thêm nhân viên…  Đây là giai đoạn mà chức năng kiểm tra gặp lại các chức  năng khác.     12 5.4 Phòng ngừa  Tìm hiểu bản chất nguyên nhân gốc rễ là gì?  Phương pháp tìm kiếm là theo biểu đồ nhân quả.  Đưa ra biện pháp khắc phục gốc rễ của vấn đề.  Cập nhật phương pháp vào hệ thống tài liệu.  Trainning và theo dõi.     13 Biểu đồ nhân quả (biểu đồ xương cá) Nguyên nhân tầng 1 Nguyên nhân tầng 2 Vấn đề     14 6. Kiểm tra dự phòng (pre­check) 6.1 Khái niệm:  Hệ thống kiểm tra mang tính dự phòng là hệ thống tiên  liệu trước sai sót xảy ra để tiến hành điều chỉnh ngay lập  tức hoặc để ra các biện pháp kiểm soát phòng ngừa.  Kiểm tra dự phòng thông qua hình thức xây dựng quy  trình quản lý.     15 6.2 Các cấp bậc tài liệu Sổ tay  Cấp 1  Cấp 2 Thủ tục Hướng dẫn công việc,  Cấp 3 Quy định, tiêu chuẩn  Cấp 4 Biểu mẫu/hồ sơ     16 6.3 Xác định bảng kiểm soát quá trình.  Bảng kiểm soát quá trình là một tài liệu riêng, phục vụ  cho việc diễn giải quá trình.  Nhiều tổ chức đưa bảng kiểm soát quá trình là một tài  liệu của hệ thống, nhưng nhiều tổ chức chỉ coi nó là công  cụ hỗ trợ cho việc setup quá trình.     17 6.3 Xác định bảng kiểm soát quá trình (tt) Stt Công Điểm kiểm Thiết bị sử Tần Tài Ngư Hồ đoạn soát dụng suất liệu ời sơ hướn thực Đặc M ức Đo Công g dẫn hiện tính/ qui lườ nghệ thông định ng số     18 6.4 Các điểm kiểm tra trọng yếu  Các điểm kiểm tra trọng yếu là các điểm mang lại sự hiệu  quả cao nhất.  Các điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc  Pareto.  Năng lực lựa chọn điểm kiểm tra trọng yếu là một nghệ  thuật về quản trị, vì vậy kh ...