Kỹ năng lập kế hoạch dự án mini

Chiếu theo định nghĩa "Dự án là một tập hợp những hoạt động được sắp đặt theo lịch trình, có thời hạn, trong phạm vi ngân sách và không phải là hoạt động thường xuyên" (Lewis, 2001 ) thì một kế hoạch dự án cá nhân cũng được coi là một dự án - dự án mini.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Kỹ năng lập kế hoạch dự án mini Kỹ năng lập kế hoạch dự án miniNguồn: doanhnhan360.comChiếu theo định nghĩa Dự án là một tập hợp những hoạt động được sắp đặttheo lịch trình, có thời hạn, trong phạm vi ngân sách và không phải là hoạtđộng thường xuyên (Lewis, 2001 ) thì một kế hoạch dự án cá nhân cũng đượccoi là một dự án - dự án mini.Đặc trưng của dự án mini là nó do một người hoàn toàn chịu trách nhiệm từ bướcphát kiến ý tưởng tới bước đánh giá tổng kết, tuy người này vẫn phối hợp với cácđối tượng khác liên quan trong thời gian thực hiện dự án.Thực tế cho thấy, các dự án mini thường có tính khả thi cao hơn so với nhũng dựán quy mô lớn, lý do rất đơn giản vì tính tự chủ của cá nhân cao hơn nhiều so vớicác dự án quy mó lớn. Tuy nhiên, dự án mini có điểm yếu là động cơ của sự tựgiám sát và sức ép từ bên ngoài thường yếu hơn. Vì vậy, để một dự án mini đượctriển khai theo đúng tiến độ và yêu cầu thì nó cần dược thiết lập một cách khoahọc với sự trợ giúp của công cụ lập kế hoạch phù hợp. Phần dưới đây đề cập mộtcông cụ lập kế hoạch dự án mini theo quy trình 5 bước.Lập kế hoạch dự án mini theo quy trình 5 bước1) Tìm kiếm ý tưởng về dự ánCá nhân bắt dầu bằng việc nêu ra các ý tưởng ban đầu. Câu hỏi giúp kích thích ýtưởng tốt là: Điều gì là quan trọng dối với bản thân bạn hay đối với đơn vị, Côngty của bạn và Trong những điều quan trọng đó thì điều gì hiện tại còn chưa dượctết như mong muốn Trả lời dược hai câu hỏi này sẽ giúp bạn có được ý tưởng thiếtthực và có tính khả thi nhất vì hơn ai hết, bạn hiểu biết rõ nhất về mình cũng nhưcóng việc mình đang làm. Bạn có thể đo lường độ quan trọng của một dự án bằngcách trả lời câu hỏi nếu dự án đó dược thực hiện thì tính hiệu quả và cạnh tranhcủa bản thân hoặc tổ chức sẽ dược cải thiện ở mức độ nào.2) Lựa chọn ý tưởng dự ánDo nguồn lực là có hạn, bạn cần thanh lọc các ý tưởng tương đối kém khả thi đểlựa chọn ra ý tưởng dự án đáng thực hiện nhất. Để làm việc này, bạn hãy trả lờicâu hởi: ở vị trí hiện tại, bạn có thể làm gì để cải thiện tình hình? Có rất nhiều ýtưởng hay nhưng nó vượt quá khả năng thực hiện của bạn và khả năng bạn thuyếtphục dược người khác tham gia thực hiện cũng có nhiều rui ro. Chính vì vậy, kếtquả đầu ra của bước lựa chọn là một dự án mà tính tự chủ của bạn là nhân tố cơbản đảm bảo dự án được thực hiện thành công, các yếu tố rủi ro bên ngoài đã đượcgiảm thiểu.3) Chiến lược thực hiệnCâu hỏi cần trả lời trong bước này là: Bạn dự định sẽ làm những gì?” Hãy liệt kênhững hoạt động cần thực hiện. Điều quan trọng là bạn cần sấp xếp các hoạt độngđó theo một trình tự logic về thời gian và mang tính hệ thống, kết quả của hoạtđộng trước là tiền đề cho việc triển khai hoạt động tiếp theo. Ở mỗi bước hoạtđộng, cần phải xác định cách thức tốt nhất để thực hiện hoạt động.Hãy xác định rõ ai là người thực hiện từng hoạt động của dự án. Người thực hiệnbao gồm một người chịu trách nhiệm và các bên liên quan. Trong dự án mini,người chịu trách nhiệm chính là bạn - chủ dự án, các bên liên quan thường chỉđóng vai trò trợ giúp. Mỗi hoạt động trong chuỗi hoạt động của dự án cần dược đặtmột thời hạn để thực hiện. Thời gian cần thiết để hoàn thành các hoạt riêng có độdài ngắn khác nhau nên cần có sự ước lượng trước về thời điểm bắt đầu và thờihạn chót phải hoàn thành của từng hoạt động để có sự phân bổ nguồn lực một cáchhợp lý.Tổng quát hóa cách thức thực hiện của tất cả các hoạt động trong dự án chính làchiến lược thực hiện dự án, bạn hãy dặt cho chiến lược đó một cái tên. Đến lượtnó, chiến lược sẽ là định hướng chủ đạo cho toàn bộ các hoạt động trong suốt thờigian thực hiện dự án.4) Nguồn lực nào để sẵn sàng và những gì cần huy động thêm?Ban cần trả lời cầu hỏi: Những tri thức, khoản tài chính và các mối quan hệ cuabạn sẽ được sử dụng như thế nào trong dự án. Tương ứng với mỗi hoạt động, hãyliệt kê những gì bạn dã tích lũy sẵn, bạn có sự tự chủ sử dụng. Ngoài ra, bạn cũngcần xác định rõ những nguồn lực cần thiết nhưng cần phải huy động thêm từ bênngoài. Đối với những nguồn lực ban còn thiếu, hãy tính tới phương án dễ nhất đểhuy động nguồn lực đó.5) Đưa tất cả các yếu tố vào trong một bảngỞ bước cuối cùng này, mọi chi tiết của một dự án mini sẽ được thể hiện dưới dạngbảng. Bảng này giúp bạn dễ dàng ghi nhớ các bộ phận cấu thành của dự án, nócũng là công cụ hữu hiệu để bạn kiểm soát dược tiến độ thực hiện từng hoạt độngcũng như tiến độ chung của dự án. Ở bất kỳ thời diềm nào, bạn đều đánh giá dượctiến độ thực tế so với kế hoạch và nếu có sự chậm trễ ở hoạt động nào thì ban sẽnhanh chóng có được những điều chỉnh để mục tiêu cuối cùng là thực hiện hoànthành mục tiêu dự án.Hoạt động xây dựng dự án mini được sử dụng khá phổ biến trong các khóa đào tạokỹ năng. Nó giúp cho học viên có được định hướng rõ ràng và có ý thức xây dựngmột dự án thiết thực dối với công việc ngay từ ban đầu. Dự án này được từng bướchoàn thiện theo nội dung chương trình của khóa học, giúp học viên kích thích tưduy về một giải pháp thiết thực cải thiện chất lượng hoạt động và nâng cao tínhcạnh tranh. ...