Kỹ năng lập kế hoạch dự án mini hiệu quả

Đặc trưng của dự án mini là nó do một người hoàn toàn chịu trách nhiệm từ bước phát kiến ý tưởng tới bước đánh giá tổng kết, tuy người này vẫn phối hợp với các đối tượng khác liên quan trong thời gian thực hiện dự án.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Kỹ năng lập kế hoạch dự án mini hiệu quảKỹ năng lập kế hoạch dựán miniChiếu theo định nghĩa Dự án là một tập hợp những hoạtđộng được sắp đặt theo lịch trình, có thời hạn, trong phạm vingân sách và không phải là hoạt động thường xuyên(Lewis, 2001 ) thì một kế hoạch dự án cá nhân cũng được coilà một dự án - dự án mini.Đặc trưng của dự án mini là nó do một người hoàn toàn chịutrách nhiệm từ bước phát kiến ý tưởng tới bước đánh giá tổngkết, tuy người này vẫn phối hợp với các đối tượng khác liên quantrong thời gian thực hiện dự án.Thực tế cho thấy, các dự án mini thường có tính khả thi cao hơnso với nhũng dự án quy mô lớn, lý do rất đơn giản vì tính tự chủcủa cá nhân cao hơn nhiều so với các dự án quy mó lớn. Tuynhiên, dự án mini có điểm yếu là động cơ của sự tự giám sát vàsức ép từ bên ngoài thường yếu hơn. Vì vậy, để một dự án miniđược triển khai theo đúng tiến độ và yêu cầu thì nó cần dượcthiết lập một cách khoa học với sự trợ giúp của công cụ lập kếhoạch phù hợp. Phần dưới đây đề cập một công cụ lập kế hoạchdự án mini theo quy trình 5 bước.1) Tìm kiếm ý tưởng về dự ánCá nhân bắt dầu bằng việc nêu ra các ý tưởng ban đầu. Câu hỏigiúp kích thích ý tưởng tốt là: Điều gì là quan trọng dối với bảnthân bạn hay đối với đơn vị, Công ty của bạn và Trong nhữngđiều quan trọng đó thì điều gì hiện tại còn chưa dược tết nhưmong muốn Trả lời dược hai câu hỏi này sẽ giúp bạn có được ýtưởng thiết thực và có tính khả thi nhất vì hơn ai hết, bạn hiểubiết rõ nhất về mình cũng như cóng việc mình đang làm. Bạn cóthể đo lường độ quan trọng của một dự án bằng cách trả lời câuhỏi nếu dự án đó dược thực hiện thì tính hiệu quả và cạnh tranhcủa bản thân hoặc tổ chức sẽ dược cải thiện ở mức độ nào.2) Lựa chọn ý tưởng dự ánDo nguồn lực là có hạn, bạn cần thanh lọc các ý tưởng tương đốikém khả thi để lựa chọn ra ý tưởng dự án đáng thực hiện nhất.Để làm việc này, bạn hãy trả lời câu hởi: ở vị trí hiện tại, bạn cóthể làm gì để cải thiện tình hình? Có rất nhiều ý tưởng hay nhưngnó vượt quá khả năng thực hiện của bạn và khả năng bạn thuyếtphục dược người khác tham gia thực hiện cũng có nhiều rui ro.Chính vì vậy, kết quả đầu ra của bước lựa chọn là một dự án màtính tự chủ của bạn là nhân tố cơ bản đảm bảo dự án được thựchiện thành công, các yếu tố rủi ro bên ngoài đã được giảm thiểu.3) Chiến lược thực hiệnCâu hỏi cần trả lời trong bước này là: Bạn dự định sẽ làm nhữnggì?” Hãy liệt kê những hoạt động cần thực hiện. Điều quan trọnglà bạn cần sấp xếp các hoạt động đó theo một trình tự logic vềthời gian và mang tính hệ thống, kết quả của hoạt động trước làtiền đề cho việc triển khai hoạt động tiếp theo. Ở mỗi bước hoạtđộng, cần phải xác định cách thức tốt nhất để thực hiện hoạtđộng.Hãy xác định rõ ai là người thực hiện từng hoạt động của dự án.Người thực hiện bao gồm một người chịu trách nhiệm và các bênliên quan. Trong dự án mini, người chịu trách nhiệm chính là bạn- chủ dự án, các bên liên quan thường chỉ đóng vai trò trợ giúp.Mỗi hoạt động trong chuỗi hoạt động của dự án cần dược đặt mộtthời hạn để thực hiện. Thời gian cần thiết để hoàn thành các hoạtriêng có độ dài ngắn khác nhau nên cần có sự ước lượng trướcvề thời điểm bắt đầu và thời hạn chót phải hoàn thành của từnghoạt động để có sự phân bổ nguồn lực một cách hợp lý.Tổng quát hóa cách thức thực hiện của tất cả các hoạt độngtrong dự án chính là chiến lược thực hiện dự án, bạn hãy dặt chochiến lược đó một cái tên. Đến lượt nó, chiến lược sẽ là địnhhướng chủ đạo cho toàn bộ các hoạt động trong suốt thời gianthực hiện dự án.4) Nguồn lực nào để sẵn sàng và những gì cần huy độngthêm?Ban cần trả lời cầu hỏi: Những tri thức, khoản tài chính và cácmối quan hệ cua bạn sẽ được sử dụng như thế nào trong dự án.Tương ứng với mỗi hoạt động, hãy liệt kê những gì bạn dã tíchlũy sẵn, bạn có sự tự chủ sử dụng. Ngoài ra, bạn cũng cần xácđịnh rõ những nguồn lực cần thiết nhưng cần phải huy động thêmtừ bên ngoài. Đối với những nguồn lực ban còn thiếu, hãy tính tớiphương án dễ nhất để huy động nguồn lực đó.5) Đưa tất cả các yếu tố vào trong một bảngỞ bước cuối cùng này, mọi chi tiết của một dự án mini sẽ đượcthể hiện dưới dạng bảng. Bảng này giúp bạn dễ dàng ghi nhớ cácbộ phận cấu thành của dự án, nó cũng là công cụ hữu hiệu đểbạn kiểm soát dược tiến độ thực hiện từng hoạt động cũng nhưtiến độ chung của dự án. Ở bất kỳ thời diềm nào, bạn đều đánhgiá dược tiến độ thực tế so với kế hoạch và nếu có sự chậm trễ ởhoạt động nào thì ban sẽ nhanh chóng có được những điều chỉnhđể mục tiêu cuối cùng là thực hiện hoàn thành mục tiêu dự án.Hoạt động xây dựng dự án mini được sử dụng khá phổ biến trongcác khóa đào tạo kỹ năng. Nó giúp cho học viên có được địnhhướng rõ ràng và có ý thức xây dựng một dự án thiết thực dối vớicông việc ngay từ ban đầu. Dự án này được từng bước hoànthiện theo nội dung chương trình của khóa học, giúp học viênkích thích tư duy về một giải pháp thiết thực cải thiện chất lượnghoạt động và nâng cao tính cạnh tranh. ...