Kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả

Theo nghĩa rộng: tổ chức là quá trình xác định những công việc cần phải làm và phân công cho các đơn vị cá nhân đảm nhận các công việc đó, tạo ra mối quan hệ ngang dọc trong nội bộ DN.Theo nghĩa hẹp: tổ chức là việc sắp xếp các công việc được giao.Trong tài liệu này, tổ chức được hiểu là kết hợp cả hai định nghĩa trên, trong đó nhấn mạnh tổ chức công việc cá nhân
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Kỹ năng tổ chức công việc hiệu quảKỹ năng tổ chức công việc 1Lời giới thiệu 2I/ KHÁI NIỆM N ếu ph ải làm m ột chi ếc xe máy, bạn có hình dung vi ệc bạn ph ải làm nh ư t h ế nào?• Hoạch đị nh là xác đị nh chi ếc máy có hình dáng nh ư t h ế nào, ưu đi ểm, cách vận hành…• T ổ ch ức là quá t r ình mua NVL, l ắp r áp, sắp xếp máy móc.• Lãnh đạo là vi ệc h ướng dẫn t ập xe, cách t hao t ác xe, vận hành xe..• Ki ểm t r a là đảm bảo vi ệc bảo t rì, h ỏng hóc của xe. 31. Khái niệm• Theo ngh ĩ a r ộng: t ổ ch ức là quá t rình xác đị nh nh ững công vi ệc cần ph ải làm và phân công cho các đơn vị cá nhân đảm nh ận các công vi ệc đó, t ạo r a m ối quan h ệ ngang dọc t rong n ội bộ DN.• Theo ngh ĩ a h ẹp: t ổ ch ức là vi ệc sắp xếp các công vi ệc được giao.• Tr ong t ài li ệu này, t ổ ch ức được hi ểu là k ết h ợp cả hai đị nh ngh ĩ a t rên, t r ong đó nh ấn m ạnh t ổ ch ức công vi ệc cá nhân. 42. Mục đíchKhi nghiên cứu t ài li ệu này, sẽ giúp bạn: T ổ ch ức công vi ệc được giao. T ổ ch ức m ạng l ưới công vi ệc. Sắp xếp h ồ sơ. Sắp xếp vị t r í làm vi ệc. Xác đị nh t h ứ t ự ưu t iên công vi ệc. Sắp xếp k ế hoạch công vi ệc ngắn h ạn… 5II/ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC BỘ PHẬN1. Xác đị nh ch ức n ăng, nhi ệm vụ1. Đị nh biên nhân sự1. Xác đị nh bản mô t ả công vi ệc1. Sắp xếp công vi ệc cho NV. 61. Xác định chức năng nhiệm vụ1.1 Xác định ch ức n ăng:• Nhi ều công t y nh ầm l ẫn gi ữa khái ni ệm ch ức n ăng và nhi ệm vụ.• Ch ức n ăng có t h ể được hi ểu là nh ững nhi ệm vụ l ớn nh ất của m ột bộ ph ận.• Ch ức n ăng có t h ể hi ểu là nh ững sản ph ẩm/dị ch vụ mà bộ ph ận của bạn cung cấp. Khi hi ểu t heo khái ni ệm khách hàng n ội bộ, bộ ph ận của bạn sẽ ph ải cung cấp các sản ph ẩm…cho bộ ph ận t i ếp t heo. Sản ph ẩm… đó là gì? Đó chính là ch ức n ăng của bạn. 71.2 Xác định quy trình• T ừ nh ững ch ức n ăng đó, bạn đặt câu h ỏi: làm t h ế nào để t h ực hi ện được nó.• Ví dụ: bạn có ch ức n ăng ph ải t uyển nhân sự cho công t y, vậy làm t h ế nào để t uyển dụng: bạn có câu t r ả l ời là quy t rình t uyển dụng là gì?• M ỗi bước t r ong quy t rình đó, bạn hãy đặt câu h ỏi t heo ph ương pháp 5W1H. 81.2 Xác định quy trình PH ƯƠNG PHÁP 5W1H• Who: Ai làm vi ệc đó ?• Wher e: L àm vi ệc đó ở đâu ?• When: Làm vi ệc đó khi nào ?• How: Làm bằng cách nào ?• Ghi chú: bạn không cần t r ả l ời: what (là cái gì) và why: t ại sao? 91.2 Xác định quy trình LÀM GÌ V ỚI HOW?• B ạn cần chú ý k ỹ h ơn với HOW, có t h ể m ở r ộng ý ngh ĩ a của nó là:- B ằng cách nào ? V ới câu h ỏi này bạn xây dựng các h ướng dẫn công vi ệc hay h ướng dẫn vận hành cho máy móc..- Đo l ường nh ư t h ế nào? B ạn hãy xây dựng t iêu chu ẩn cho t ừng công vi ệc t rong quy t r ình. 102. Định biên công việc.• Bây gi ờ bạn hãy l ập m ột list các công vi ệc mà bộ ph ận bạn ph ải t h ực hi ện.• Hãy nh ớ là li ệt kê cả các công vi ệc của qu ản lý, nh ư hoạch đị nh – t ổ ch ức – lãnh đạo – ki ểm t ra.• Hãy ước l ượng t h ời gian t h ực hi ện cho t ừng công vi ệc đó t r ong m ột n ăm• T ổng cộng t h ời gian và chia cho số ngày làm vi ệc t r ong n ăm. B ạn sẽ bi ết mình cần bao nhiêu người. 112. Định biên công việc (tt)• Hãy nhóm các công vi ệc có cùng t ính ch ất vào m ột ch ức danh công vi ệc.• Đảm bảo r ằng t ổng số t h ời gian phù h ợp với t ổng số t h ời gian của m ỗi ch ức danh.• L ưu ý cộng t hêm 10% t h ời gian cho m ỗi ch ức danh. Đi ều này giúp bạn t ạo sức ép cho nhân viên và đi ều ch ỉ nh số l ượng công vi ệc co giãn sau này. 123. Lập các bản mô tả công việc:• Bây gi ờ t hì bạn hãy l ập bản mô t ả công vi ệc cho t ừng ch ức danh.• B ản mô t ả công vi ệc gồm các n ội dung: t hông t in về công vi ệc (mã số, ch ức danh, bộ ph ận, người qu ản lý t r ực t i ếp), m ục t iêu – yêu cầu công vi ệc, nhi ệm vụ, quyền h ạn, các m ối quan h ệ, t iêu chu ẩn công vi ệc, đi ều ki ện làm vi ệc.• Lên sơ đồ t ổ ch ức bộ ph ận. 134. Sắp xếp công việc cho NV• Công vi ệc của nhân viên gồm các công vi ệc t h ường xuyên (n ền) và công vi ệc không t h ường xuyên (ph ủ đỉ nh).• Công vi ệc t h ường xuyên là các công vi ệc l ặp l ại, đã được ghi nh ận t rong bản mô t ả công vi ệc. Công vi ệc t h ường xuyên ph ải có t ính l ặp l ại.• Công vi ệc không t h ường xuyên là công vi ệc đột xu ất , phát sinh t r ong quá t r ình t h ực hi ện công vi ệc, do bạn giao cho nhân viên t h ực hi ện. 144. Sắp xếp công việc cho NV (tt) Đối v ới công vi ệc th ường xuyên:• Hãy đảm bảo là t r ong quy t rình của bạn đã có đầy đủ các t ài li ệu h ướng dẫn cho nhân viên t h ực hi ện, bao gồm:- Cách t h ức t h ực hi ện (how).- Ngu ồn l ực để t h ực hi ện (5M – Man, met hod, mat er ial, machine, money).- T ần su ất t h ực hi ện.• T ốt h ơn h ết , hãy yêu cầu NV vẫn ghi n ội dung công vi ệc t h ường xuyên vào k ế hoạch làm vi ệc t u ần của h ọ và báo cáo vào cu ối t u ần. Trong báo cáo ph ải nói r õ làm được gì, ch ưa làm được gì, nguyên nhân và đề r a bi ện pháp kh ắc ph ục. ...