Làm thế nào tăng thêm sự sáng tạo trong quản lý?

Là chủ doanh nghiệp hay người đứng đầu một đơn vị, tại sao bạn lúc nào cũng "đầu tắt mặt tối" trong khi không ít người ngồi chờ việc? Để trả lời câu hỏi này, bạn sẽ phải giải bài toán quản lý thời gian mà mỗi người đảm nhiệm trong tổ chức.Thông thường mỗi ngày chúng ta dành thời gian cho ba loại công việc: công việc do cấp trên trực tiếp chỉ đạo phải làm; công việc của hệ thống, trong đó, các phòng ban, đội hay tổ phải phối hợp nhau để thực hiện; công việc cá......
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Làm thế nào tăng thêm sự sáng tạo trong quản lý?Làm thế nào tăng thêm sự sáng tạo trong quản lý?Là chủ doanh nghiệp hay người đứng đầu một đơn vị, tại sao bạn lúc nào cũng đầutắt mặt tối trong khi không ít người ngồi chờ việc? Để trả lời câu hỏi này, bạn sẽphải giải bài toán quản lý thời gian mà mỗi người đảm nhiệm trong tổ chức.Thông thường mỗi ngày chúng ta dành thời gian cho ba loại công việc: công việc docấp trên trực tiếp chỉ đạo phải làm; công việc của hệ thống, trong đó, các phòng ban,đội hay tổ phải phối hợp nhau để thực hiện; công việc cá nhân tự đề xướng thựchiện.Như vậy, nếu là trưởng một đơn vị và muốn kiểm soát thời gian của mình sao chohiệu quả để thực hiện một số công việc do bạn tự đề xướng, bạn chỉ có hai lựa chọn,hoặc là làm sao để cấp dưới phối hợp với nhau thực hiện công việc cho tốt hoặc giaoviệc cho nhân viên thực hiện theo chỉ đạo của mình, kèm theo là các biện pháp khenthưởng và kỷ luật.William Oncken, Jr. và Donald L. Wass trong bài viết Ai nhận con khỉ? ví công việcgiữa các cấp quản lý trong tổ chức giống như con khỉ chuyền cây. Chẳng hạn, trongmột công ty, nếu không có những biện pháp ngăn chặn, con khỉ sẽ chuyền từ cáccấp quản lý sang bản thân giám đốc. Hai ông đề ra năm nguyên tắc nuôi và săn sóckhỉ để giúp chủ doanh nghiệp tăng thêm khoảng thời gian dành cho mình.Nguyên tắc 1: Bắn chết hay cho ăn. Theo nguyên tắc này, nếu cấp dưới đùn đẩy côngviệc lên cấp trên, lãnh đạo hãy quyết định hoặc là yêu cầu cấp dưới phải tự giảiquyết (bắn chết) hoặc giúp đỡ họ giải quyết vấn đề (cho ăn).Nguyên tắc 2: Nếu quyết định giải quyết một vấn đề cụ thể nào đó giúp cho cấpdưới, cần phải xác định một khoảng thời gian cụ thể cho nó.Nguyên tắc 3: Khi nhận giải quyết vấn đề cho cấp dưới, hãy làm một cuộc hẹn,không tiện đâu làm đó.Nguyên tắc 4: Hãy giải quyết vấn đề với cấp dưới bằng tiếp xúc trực tiếp hay quađiện thoại, tránh viết văn bản.Nguyên tắc 5: Đối chiếu vấn đề cần giải quyết với năm cấp độ trao quyền dưới đâyvà ấn định thời gian dành cho lần sau.Năm cấp độ trao quyền có thể kể ra dưới đây: cấp 1: hãy đợi đến khi yêu cầu mớiđược làm; cấp 2: xin chỉ đạo trước khi làm; cấp 3: đề xuất ý kiến và chứng tỏ bằngkết quả công việc; cấp 4: hãy tiến hành công việc nhưng phải thông báo ngay sau mỗilần triển khai; cấp 5: hãy tự làm và báo cáo đều đặn theo định kỳ.Phân loại công việc ở trong tổ chức thành năm nhóm như trên, bạn sẽ tiết kiệm khánhiều thời gian bằng cách trao quyền cho cấp dưới thực hiện công việc (từ cấp độ 3đến 5). Không những thế, nhân viên cấp dưới cũng được chủ động trong giải quyếtcông việc.Ở nhiều doanh nghiệp trong nước, các giám đốc, chủ doanh nghiệp khao khát có nhiềuthời gian để dành cho bản thân và gia đình nhưng phần lớn khi được hỏi vẫn cho rằng,quá khó hay quá rủi ro khi trao quyền cho cấp dưới. Mặc khác, khi trao quyền vẫn còncâu hỏi về khả năng giải quyết công việc và sự sẵn sàng nhận trách nhiệm của cấpdưới.Không ít doanh nghiệp đổ vỡ vì giám đốc trao quyền cho cấp dưới để rồi mất luôn cảquyền kiểm soát công ty vì cấp dưới làm bậy. Một số doanh nghiệp nhà nước kinhdoanh xuất nhập khẩu còn có tình trạng giám đốc không giỏi chuyên môn, ngoại ngữnên quyền điều hành thực tế nằm trong tay trưởng phòng hay phó giám đốc. Trong tìnhthế này, giám đốc không những trao quyền mà lại mất quyền điều hành doanh nghiệp.Để khắc phục những khó khăn trên và ứng dụng những kinh nghiệm quản lý tiên tiến,thiết nghĩ trưởng các đơn vị phải phát triển năng lực giải quyết công việc và tinh thầngắn bó của nhân viên với tổ chức. Văn hóa tổ chức, trong đó mọi người có tinh thầnhợp tác, chia sẻ công việc với nhau là nền tảng cho sự ủy quyền.Vì vậy, để có sự thảnh thơi cho bản thân - nền tảng của sự sáng tạo trong quản lý -trước hết, bạn phải dành thời gian để phát triển nhân viên và có chính sách khenthưởng, kỷ luật thích đáng. Stephen R. Covey, một giám đốc công ty chuyên huấnluyện về lãnh đạo cho các doanh nghiệp trên thế giới phát hiện rằng, bản thân trưởngcác đơn vị nếu thiếu chuyên môn nhưng biết tôn trọng các nguyên tắc đối xử trongcuộc sống và có hành vi lương thiện cũng có thể thành công trong việc trao quyền.Ngoài ra, theo Covey, trưởng các đơn vị nên chia công việc hàng ngày theo mức độkhẩn trương và quan trọng và cố gắng tạo thói quen dành nhiều thời gian cho nhữngloại công việc này. ...