Lập kế hoạch hiệu quả và thành công

Lên kế hoạch là quá trình bạn xem xét quỹ thời gian và dự định bạn sẽ làm gì để đạt được những mục tiêu đã đề ra. Sử dụng một thời gian biểu hợp lý sẽ có thể giúp bạn:
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Lập kế hoạch hiệu quả và thành côngLập kế hoạch hiệu quảLên kế hoạch là quá trình bạn xem xét quỹ thời gian và dự địnhbạn sẽ làm gì để đạt được những mục tiêu đã đề ra.Sử dụng một thời gian biểu hợp lý sẽ có thể giúp bạn:• Biết được bạn sẽ đạt được điều gì với quỹ thời gian của mình.• Lên kế hoạch để tận dụng được thời gian có sẵn một cách tốtnhất.• Dành đủ thời gian cho những gì bạn nhất định phải làm.• Có một quỹ thời gian đối phó với những điều bất ngờ xảy ra.• Tối thiểu hóa stress bằng cách tránh cam kết những điều quásức.Một kế hoạch thông suốt giúp cho bạn kiểm soát được nhữngcam kết của mình trong khi bạn vẫn có thời gian để làm nhữngviệc quan trọng khác. Do vậy, nó chính là vũ khí quan trọng nhấtgiúp bạn đối phó với sự quá tải trong công việc.Làm thế nào để sử dụng công cụ nàyTốt nhất là hãy lên kế hoạch theo một qui trình thường xuyên,chẳng hạn như khởi đầu mỗi tuần. Đi theo những bước sau đâyđể lên kế hoạch của bạn:1. Bắt đầu bằng cách xác định thời gian bạn muốn cho từngcông việc. Điều này sẽ phụ thuộc vào cách thiết kế công việccủa bạn và những mục tiêu cá nhân trong cuộc đời.2. Xác định rõ những hành động bạn buộc phải làm để hoànthành tốt công việc. Ví dụ như bạn làm công tác quản lý conngười, vậy thì bạn phải dành thời gian để đào tạo, giám sát và xửlý những vấn đề phát sinh. Tương tự, bạn phải dành thời gian đểnói chuyện với sếp và những nhân viên cấp dưới của bạn. (Trongmột thời gian ngắn, nếu bạn không chú ý đến họ thì những nỗ lựcquản lý thời gian tốt nhất của bạn chắc chắn sẽ bị chệch hướngnếu như bạn không dành một chút thời gian nào cho nhữngngười quan trọng trong cuộc đời bạn).3. Xem xét lại danh sách những việc cần làm của bạn và lênkế hoạch cho những hoạt động cần ưu tiên và khẩn cấp cũngnhư những nhiệm vụ cần thiết phải duy trì mà không thể tránhhoặc giao phó cho ai khác.4. Vạch ra quỹ thời gian đối phó một với những điều xảy ra bấtngờ một cách thích hợp. Nhờ kinh nghiệm bạn sẽ biết nó cần baonhiêu thời gian. Thông thường, càng có nhiều việc bất ngờ xảyra, quỹ thời gian đối phó càng cần nhiều. Sự thực là nhiều ngườicó công việc thường xuyên bị gián đoạn: nhiều cuộc nghiên cứuđã chỉ ra rằng các giám giám đốc/trưởng phòng mất trung bình 6phút để hoàn thành một việc nếu như nó không bị gián đoạn. Rõràng là bạn không thể biết khi nào sự gián đoạn sẽ xảy ra. Tuynhiên, hãy để những khoảng trống trong thời gian biểu, bạn cóthể linh hoạt sắp xếp lại kế hoạch để đối phó một cách hiệu quảvới những vấn đề cấp bách xảy ra.5. Những khoảng thời gian để trống chính là khoảng thời giantuỳ ý của bạn: thời gian để bạn làm những gì ưu tiên hoặc đểthực hiện mục tiêu cá nhân. Xem lại danh sách những việc ưutiên cần làm và những mục tiêu cá nhân, ước định thời gian thựchiện cần thiết và đưa chúng vào thời gian biểu.Khi bạn đã thực hiện được 5 bước trên, có thể bạn sẽ thấy mìnhcòn rất ít thời gian hoặc chẳng còn chút thời gian tuỳ ý nào. Trongtrường hợp này, xem xét lại những giả định bạn đã sử dụng trong4 bước đầu tiên và hỏi xem liệu những việc đó có thực sự cầnthiết hay không, liệu bạn có thể giao chúng cho người khác làmđược không hoặc liệu bạn có thể rút ngắn thời gian làm nhữngviệc đó không.Bạn nên nhớ rằng một trong những cách quan trọng nhất để đạtđược thành công là tối đa hoá hiệu quả công việc mà họ có thểđạt được với quỹ thời gian của mình. Sự gia tăng khối lượngcông việc hoàn thành mà họ có thể kiểm soát được là giao việccho người khác, dùng tiền mướn thêm nhân công khi cần thiết,sử dụng công nghệ để tự động hoá càng nhiều việc càng tốt.Nhân cơ hội này cũng nên xem lại danh sách những việc cần làmvà mục tiêu cá nhân. Có những mục tiêu bạn đặt ra không phùhợp với quỹ thời gian bạn có hoặc bạn đang đảm nhiệm thêmquá nhiều công việc riêng lẻ khác hoặc bạn có quá xem trọng mọiviệc hơn mức bình thường không.Nếu như quỹ thời gian tuỳ ý của bạn vẫn eo hẹp, có lẽ bạn cầnphải điều chỉnh lại khối lượng công việc.Những điểm then chốtLên kế hoạch là quá trình bạn dự định sử dụng thời gian củamình như thế nào. Nếu bạn biết cách lên kế hoạch, bạn có thểgiảm stress và tối đa hoá hiệu quả công việc của mình. Đây cũngđược coi như một trong những kỹ năng quản lý thời gian quantrọng nhất.Trước khi bạn có thể lên kế hoạch hợp lý, bạn cần có một hệthống lên kế hoạch hiệu quả. Nó có thể là một cuốn nhật ký, cuốnlịch, bảng biểu vạch ra trên giấy hoặc gói phần mềm như MSOutlook. Giải pháp tốt nhất phụ thuộc vào hoàn cảnh của bạn.Lên kế hoạch là một quá trình gồm 5 bước như sau:1. Xác định quỹ thời gian bạn có.2. Vạch ra những nhiệm vụ cần thiết bạn phải tiến hành để đạtđược thành công.3. Ưu tiên cho những nhiệm vụ khẩn và những sinh hoạt cá nhântất yếu.4. Dành thời gian đề phòng cho những vấn đề phát sinh đột xuất.5. Thời gian còn lại dành cho những sinh hoạt mà bạn ưu tiên vàhướ ...