Lập kế hoạch thực hiện dự án

Mỗi dự án thể hiện một hoặc một nhóm nhiệm vụ cần được thực hiện với một bộ kết quả xác định nhằm thoả mãn một nhu cầu nào đó. Dự án cũng là một hệ thống phức tạp nên cần được chia thành nhiều bộ phận khác nhau để thực hiện và quản lý nhưng phải dảm bảo các mục tiêu cơ bản về thời gian, chi phí và việc hoàn thành với chất lượng cao.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Lập kế hoạch thực hiện dự án 4. Lập kế hoạch thực hiện dự án 1 Các kỹ thuật  Các hệ thống biểu diễn  PERT (thể hiện các nhiệm vụ theo logic trình tự thực hiện)* xem MP4 trang 4 mỗi cung là một công việc; trang 5 mỗi nút là một công việc;  GANTT (thể hiện các nhiệm vụ theo thời gian biểu thực hiện)* xem MP4  Thể hiện các sự kiện theo thời gian biểu thực hiện* 2 LẬP KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ỎN Các công cụ cơ bản trong việc lập kế hoạch cho dự án Phương pháp CPM và PERT trong việc lập kế hoạch dự án Lập kế hoạch với chi phí và nguồn lực hạn chế 3 Tại sao phải lập kế hoạch?  Để đảm bảo đạt được mục tiêu  Để nâng cao khả năng sử dụng hiệu quả các nguồn lực  Để giúp việc kiểm tra và theo dõi  Để truyền thông tin và phối hợp tốt hơn  Để khuyến khích động viên  Để tìm nguồn tài chính cho dự án 4 Các yếu tố của việc lập kế hoạch  Phân tích và xác định công việc  Tổ chức quản lý và nhân sự  Kế hoạch (thời gian biểu) dự án  Tính toán chi phí và lập dự toán  Hệ thống kiểm soát và theo dõi 5 Các bước của việc lập kế hoạch  Xác định mục tiêu (SMART: Cụ thể, đo được, phân công được, thực tế, và có giới hạn thời gian)  Xác định các hoạt động của dự án (Phạm vi công việc, các tiêu chuẩn và kết quả mong đợi, các nguồn lực mong đợi và thời gian yêu cầu)  Bổ nhiệm nhân sự chính (Lựa chọn, trách nhiệm và quyền hạn được giao, tóm tắt dự án) 6 Các bước của việc lập kế hoạch  Lập kế hoạch và phân bổ nguồn lực (Lập kế hoạch tài chính, công nghệ, thiết bị)  Lập thời gian biểu cho các hoạt động (Biểu đồ Gantt, biểu đồ các công việc chính, biểu đồ CPM/PERT) 7 Các bước của việc lập kế hoạch  Lập kế hoạch kiểm soát (Cơ cấu giám sát, các mục tiêu ngắn hạn và các chỉ số, hệ thống thông tin)  Phân tích rủi ro và lên kế hoạch dự phòng sự cố 8 Các mục tiêu của dự án cần S.M.A.R.T Cụ thể (Specific) Đo được (Measurable) Phân công được (Assignable) Thực tế (Realistic) Có tính thời gian (Time-bound) 9 Công cụ kỹ thuật lập kế hoạch dự án  Danh sách các hoạt động  Cấu trúc phân tích công việc (WBS) (chương 3)  Biểu đồ trách nhiệm trực tuyến (LRC)  Biểu đồ Gantt và biểu đồ lộ trình (milestone)  Phương pháp CPM - PERT 10 Biểu đồ trách nhiệm trực tuyến (LRC)  LRC là công cụ quản lý và lập kế hoạch. Nó phân công trách nhiệm về các hoạt động của dự án cho các thành viên dự án  Cấu trúc thông dụng của LRC là một ma trận trong đó cột dọc ghi các thành viên dự án và hàng ngang ghi các gói công việc lấy ra từ WBS  Các loại quy ước trách nhiệm hay sử dụng: chính, hỗ trợ, phê duyệt, thông báo, giám sát, ... 11 ví dụ biểu đồ Gantt kÕ ho¹ch thùc hiÖn dù ¸n QC-1 ZONE t¹i ITALIAN-THAI kÕ ho¹ch x©y dùng 100 c¨n hé nh©n viªn 1996 1997 TT Néi dung c«ng viÖc Mar April May June July Aug Sept Oct Nov Dec Jan Feb 100% 1 C«ng t¸c chuÈn bÞ 13-Mar-96 90% PhÇn x©y dùng 2 C«ng t¸c ®ãng cäc 80% 3 C«ng t¸c mãng 4 X©y th« tÇng 1,2 70% 5 X©y th« tÇng 3,4 vµ m¸i PhÇn hoµn thiÖn 60% 6 L¸t nÒn 7 Tr¸t t­êng 50% 8 D¸n m¸i 9 Tr¸t trÇn 40% 10 L¾p ®Æt cöa ®i vµ cöa sæ 11 La¾p ®Æt khu vÖ sinh 30% 12 C«ng t¸c s¬n 13 HÖ thèng tho¸t n­íc 20% 14 L¾p hÖ thèng ®iÖn 15 Lµm v­ên, trång c©y, cá 10% 16 Kõt thóc c«ng viÖc 14-Feb-97 0% Hµng th¸ng 0 4.93 4.59 4.32 7.48 10.21 9.98 13.37 17.74 16.32 10.2 0.86 Dù kiÕn c«ng viÖc(%) TÝch luü 0 4.93 9.52 13.84 21.32 31.53 41.51 54.88 72.62 88.94 99.14 100 12 PLANNED PROGRESS Vi dụ Ví dụ 4.1 Cho ví dụ thực hiện một dự án với các số liệu sau: Công việc TG thực hiện Ràn ...