LẬP TRÌNH TRỰC QUAN - PHẦN I MICROSOFT ACCESS - BÀI 6

LÀM VIỆC VỚI REPORT6.1.Khái niệmReport cho phép người sử dụng thiết kế các mẫu báo cáo theo yêu cầu để xem và in ấn các báo cáo đó ra giấy. Report là một công cụ rất mạnh để chúng ta có thể tạo ra một báo cáo đẹp mắt.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
LẬP TRÌNH TRỰC QUAN - PHẦN I MICROSOFT ACCESS - BÀI 6 Lập trình trực quan BÀI 6. LÀM VIỆC VỚI REPORT 6.1. Khái niệm Report cho phép người sử dụng thiết kế các mẫu báo cáo theo yêu cầu để xem và in ấn cácbáo cáo đó ra giấy. Report là một công cụ rất mạnh để chúng ta có thể tạo ra một báo cáo đẹp mắt. Ta dễ dàngđiều chỉnh kích cỡ, kiểu dáng của mọi thành phần trong Report. Đa số các thông tin trongReport được lấy từ các Table, Query, các lệnh của SQL.. Có hai dạng Report chính là :- Columnar Report : báo cáo dạng cột. Thường sử dụng để in các phiếu theo mẫu cho trước. Ví dụ : in lại phiếu thu, phiếu chi, phiếu báo điểm...- Tabular Report : báo cáo dạng bảng. Đây là loại thường sử dụng để in các bảng kê. Trong trường hợp này các trường bố trí trên cột đứng, bản ghi bố trí trên dòng ngang. 6.2. Cách tạo Report Bước 1 : chọn vào nút Report, tiếp đến chọn New Bước 2 : chọn phương pháp và loại Report cần tạo qua cửa sổ : 34 Lập trình trực quan- Choose the table or query where the objects data comes from : chọn tên của Table hoặc Query chứa số liệu cơ sở của Report.- Design View : tự thiết kế Report từ màn hình trắng.- Report Wizard : thiết kế Report với sự trợ giúp của ACCESS.- AutoReport - Columnar : tự động tạo báo cáo dạng cột.- AutoReport - Tabular : tự động tạo báo cáo dạng bảng.- Chart Wizard : tạo đồ thị mô tả với sự trợ giúp của ACCESS- Label Wizard : tạo nhãn với sự trợ giúp của ACCESS. Chọn OK để chuyển sang bước kế tiếp khai báo Report. Sau đây giới thiệu phần thiết kế Report theo các kiểu chọn trên : Report Wizard : Sau khi chọn Report Wizard xuất hiện cửa số :- Chọn tên các trường có nội dung cần xem trong Report từ Available Fields để chuyển sang Selected Fields.- Chọn Next chuyển sang bước tiếp theo. 35 Lập trình trực quan- Chọn tên trường cần dồn nhóm theo nó. Nếu không muốn kết nhóm thì bỏ qua bước này bằng cách chọn Next. Ví dụ : ta muốn in danh sách sinh viên trong trường theo từng nhóm là lớp thì chọn trường nhóm là lớp.- Grouping Option : qui định thêm thông tin về phương pháp tạo nhóm.- Chọn Next để chuyển sang bước tiếp theo :- You can sort records by up to four fields, in either ascending or descending order : qui định việc sắp xếp bản ghi theo thứ tự tắng hoặc giảm tối đa theo bốn khóa. Nếu muốn sắp xếp thì ta chọn tên trường khóa và qui định tăng hoặc giảm. 36 Lập trình trực quan- Summary Option : Cho phép thực hiện tính toán theo các trường. Lúc đó xuất hiện mẫu khai báo : Lúc này ta phải qui định tên trường và công thức tính toán cho từng trường đó. Trong Tablecó bao nhiêu trường kiểu số thì có bấy nhiêu trường có thể được tính toán. Trong mục Shownếu chọn Detail and summary sẽ có các dòng chi tiết lẫn các dòng tóm tắt, nếu chọn SummaryOnly thì chỉ có các dòng tính tổng. Nếu chọn Calculate Percent thì sẽ có tính tính tỉ lệ phầntrăm.- Sau đó chọn Next để tiếp tục. 37 Lập trình trực quan Qui định cách trình bày Report theo một trong 6 kiểu trên mục Layout. Mục Orientationcho phép qui định cách bố trí theo chiều ngang hay dọc của trang giấy.- Chọn Next qua bước tiếp : Qui định cách trình bày tiêu đề. Sau đó chọn Next để hoàn tất việc khai báo. Lúc này khaibáo tên của Report để ghi vào đĩa và chọn Finish để hoàn tất. AutoReport Columnar : tự động tạo ra một báo cáo dạng cột từ một Table cho trước. AutoReport Tabular : tự động tạo ra một báo cáo dạng bảng từ một Table cho trước Design View : cho phép người sử dụng tự thiết kế một Report từ đầu đến cuối.- Chọn tên của Table hoặc Query chứa dữ liệu cơ sở rồi chọn kiểu tự thiết kế Design View. Lúc đó trên màn hình xuất hiện cửa sổ cho phép thiết kế Report như sau :- Page Header : cho phép ghi nội dung tiêu đề đầu mỗi trang in. 38 Lập trình trực quan- Detail : ghi nội dung của các dòng trong Report.- Page Footer : nội dung ở cuối mỗi trang in.- Nếu muốn tạo tiêu đề được in một lần ở đầu báo cáo ta chọn trên thanh thực đơn Cột bên trái xuất hiện thanh công cụ để phục vụ người dùng thiết kế Report, ý nghĩa của chúng như sau : Select Object : cho phép chọn đối tượng. Control Wizard : thiết kế với giúp dỡ của ACCESS Label : tạo nhãn ...