Lợi hại của việc customize trong ERP

Có thể khẳng định rằng không một phần mềm (PM) nào có thể áp dụng 100% cho doanh nghiệp (DN) ngay lần đầu triển khai. Do vậy, yêu cầu phát triển các đặc thù riêng (customize) thường được đặt ra. Nhưng không phải yêu cầu customize nào cũng mang lại lợi ích cho dự án.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Lợi hại của việc customize trong ERP Lợi hại của việc customize trong ERPCó thể khẳng định rằng không một phần mềm (PM) nào có thể áp dụng 100% chodoanh nghiệp (DN) ngay lần đầu triển khai. Do vậy, yêu cầu phát triển các đặc thùriêng (customize) thường được đặt ra. Nhưng không phải yêu cầu customize nàocũng mang lại lợi ích cho dự án. Bài viết chia sẻ kinh nghiệm được đúc rút từ chínhngười trong cuộcLợi hại của việc customize trong ERPCó thể khẳng định rằng không một phần mềm (PM) nào có thể áp dụng 100% chodoanh nghiệp (DN) ngay lần đầu triển khai. Do vậy, yêu cầu phát triển các đặc thùriêng (customize) thường được đặt ra. Nhưng không phải yêu cầu customize nàocũng mang lại lợi ích cho dự án. Bài viết chia sẻ kinh nghiệm được đúc rút từ chínhngười trong cuộc.Customize - hiểu thế nào?Tùy vào tính chất của các công việc, có thể phân loại customize gồm các việc sau:• Phát triển thêm các nghiệp vụ mà hệ thống chưa có hoặc đáp ứng chưa đầy đủ cáctình huống xuất hiện tại DN.• Phát triển thêm các bài toán riêng của ngành hoặc do quy trình công nghệ sảnxuất khác biệt có tại DN. Ví dụ bài toán quản lý size (cỡ) hoặc tính toán dự báophân loại sản lượng tôm sơ bộ dựa trên xác suất đánh bắt tôm tại các điểm ngẫunhiên hoặc kết nối hệ thống hỗ trợ thiết kế CAD/CAM vào chương trình quản lýERP...• Phát triển các báo cáo đặc thù mà DN mong muốn khai thác từ CSDL của phầnmềm (PM)• Phát triển hoàn thiện các tiện ích nâng cao năng suất khai thác và sử dụng PMKhi tiến hành khảo sát sơ bộ để tìm hiểu giải pháp cũng như trong giai đoạn đàmphán hợp đồng, yêu cầu xây dựng các đặc thù riêng không thể hiện rõ ràng và chỉthực sự được định hình khối lượng công việc phát sinh khi khảo sát chi tiết trongquá trình tư vấn và triển khai. Đây cũng là điểm phát sinh rủi ro cho việc triển khaiứng dụng các hệ thống PM trong DN.Với mục tiêu nâng cao hiệu quả quản lý trong DN bằng áp dụng CNTT thì việccustomize là phải có. Tuy nhiên, việc đưa ra yêu cầu customize thường có 2 mặtlợi - hại mà nhà cung cấp (NCC) và KH cần cân nhắc mỗi khi đưa ra. Với nhữngbài toán customize kiểu đầu tiên cần phân định rõ nghiệp vụ còn thiếu hay chưa xửlý đủ tình huống với việc bắt chương trình đi theo quy trình cũ hiện có của DN.Người sử dụng đặc biệt là là end-user (người dùng cuối) thường có xu hướng đưanguyên công việc xử lý hiện tại vào hệ thống mà ít chú ý đến yếu tố thay đổi quytrình quản lý cho tối ưu hơn dẫn đến các yêu cầu customize bị sai.Với các bài toán riêng theo yêu cầu đặc thù ngành thì cần chú ý đến độ khó và ảnhhưởng của thời gian thực thi customize đến tiến độ dự án cũng như kinh phí phátsinh để quyết định thực thi. Có nhiều trường hợp do DN quá chú tâm vào yêu cầunày dẫn đến tiến độ bị ảnh hưởng lớn, đến khi vận hành khai thác lại đạt hiệu quảthấp.Một trong các yêu cầu customize mà KH thường đề ra là chỉnh sửa các tiện ích cótrong PM. Đây là yêu cầu cần xem xét nghiêm túc dưới góc độ nhà quản lý vì biêngiới giữa thuận lợi (cho người dùng) và việc phá vỡ quy trình chuẩn (cho DN) làrất mong manh. Vì thế khi gặp các yêu cầu thay đổi về mặt “tiện ích”, đặc biệt làvấn đề hiệu chỉnh dữ liệu, NCC cần phải giữ vững nguyên tắc để tránh sa lầy vàonhững yêu cầu không cần thiết giúp hệ thống khai thác đúng với quy trình đã đặtra.Customize ra sao?Khi tiến hành customize bản thân NCC cần phân định rõ các lớp bài toán phải làmvà thống nhất được với KH khối lượng công việc. Tuy nhiên, thực tế đây là vấn đềrất khó khăn do yêu cầu của KH không được nêu ra hết mà thường phát sinh trongquá trình thực thi triển khai. Điều này sẽ gây nhiều khó khăn cho đơn vị cung ứng.Tương tự như việc xây nhà, nếu yêu cầu thiết kế đầy đủ ngay từ đầu thì dễ nhưngvừa làm vừa thiết kế, sửa chữa, thay đổi sẽ rất tốn công sức và thời gian. Khắcphục điều này, KH cần phải biết hoạch định rõ và giới hạn bài toán đặc thù hóatrong phạm vi cho phép và tuân thủ theo yêu cầu này, tránh phát sinh tiếp trongquá trình triển khai.Ngay cả khi đã có yêu cầu customize bản thân KH cũng nên theo sát quá trìnhphân tích, thiết kế trước khi NCC tiến hành phát triển các chức năng cộng thêm.Điều này cho phép giảm thời gian thử nghiệm, kiểm tra trước khi quyết định tíchhợp vào bài toán chung. Nếu thực thi tốt, thời gian customize sẽ giảm đáng kể và ítkhả năng phát sinh rủi ro khi triển khai.Customize dưới góc nhìn của NCCBản thân NCC không thích việc customize vì khả năng không kiểm soát được chiphí và thời gian phát sinh. Mặt khác, khi thực thi customize, do áp lực về thời gianNCC thường bỏ qua giai đoạn test để đưa chương trình vào hoạt động sớm, vì thếthường kéo theo các sai sót do dữ liệu nhập vào trước đó là dữ liệu “sống” chưaqua sàng lọc.Hiện nay, các NCC nước ngoài gần như áp đặt việc bán đóng gói và chỉ thực thicustomize trong khâu lập báo cáo đặc thù. Trong khi các nhà NCC Việt Namthường có xu hướng “chiều” theo yêu cầu của KH. Đây là điểm yếu của NCC ViệtNam dẫn đến tình ...