MBA trong tầm tay - Quản lí dự án (Phần 4)

Trong một cuộc thi điền kinh, huấn luyện viên thường nhấn mạnh đến những điều cơ bản của cuộc thi trong suốt quá trình luyện tập, vì rõ ràng là không có một kế hoạch thi đấu nào thành công mà không nắm vững các điểm cơ bản. Các nỗ lực trong việc thực hiện các dự án thường nhấn mạnh vào các yếu tố cơ bản. Cho dù các chiến lược của chúng ta tốt thế nào, việc thực thi kém cỏi cũng dẫn đến thất bại, đó là một vấn đề mang tính chiến thuật. Khi sự...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
MBA trong tầm tay - Quản lí dự án (Phần 4) MBA trong tầm tay - Quản lí dự án (Phần 4) Trong một cuộc thi điền kinh, huấn luyện viên thường nhấn mạnh đếnnhững điều cơ bản của cuộc thi trong suốt quá trình luyện tập, vì rõ ràng là khôngcó một kế hoạch thi đấu nào thành công mà không nắm vững các điểm cơ bản.Các nỗ lực trong việc thực hiện các dự án thường nhấn mạnh vào các yếu tố cơbản. Cho dù các chiến lược của chúng ta tốt thế nào, việc thực thi kém cỏi cũngdẫn đến thất bại, đó là một vấn đề mang tính chiến thuật. Khi sự chắc chắn và tốcđộ thực hiện làm cho chúng ta có khả năng thay đổi chiến lược thì điều này sẽ trởthành một sức mạnh chiến lược. Ví dụ sau đây minh họa cách thức một dự ánquản lý-đã từng chỉ là “một chướng ngại vật” lại có thể thay đổi kế hoạch củacuộc chơi. ƯU THẾ CHIẾN LƯỢC Các yếu tố đã được trình bày sơ lược trong phần trước cho thấy các dự ánđóng một vai trò rất lớn trong tổ chức. Tuy nhiên, vì lý do một công ty có thể cónhiều dự án, và nhiều dự án quan trọng, làm thế nào để làm cho các dự án trởthành một sức mạnh chiến lược? Có hai câu trả lời cơ bản cho câu hỏi trên: Làmtốt hơn khả năng cạnh tranh và giảm rủi ro. Trong một cuộc thi điền kinh, huấn luyện viên thường nhấn mạnh đếnnhững điều cơ bản của cuộc thi trong suốt quá trình luyện tập, vì rõ ràng là khôngcó một kế hoạch thi đấu nào thành công mà không nắm vững các điểm cơ bản. Cácnỗ lực trong việc thực hiện các dự án thường nhấn mạnh vào các yếu tố cơ bản.Cho dù các chiến lược của chúng ta tốt thế nào, việc thực thi kém cỏi cũng dẫn đếnthất bại, đó là một vấn đề mang tính chiến thuật. Khi sự chắc chắn và tốc độ thựchiện làm cho chúng ta có khả năng thay đổi chiến lược thì điều này sẽ trở thànhmột sức mạnh chiến lược. Ví dụ sau đây minh họa cách thức một dự án quản lý-đãtừng chỉ là “một chướng ngại vật” lại có thể thay đổi kế hoach của cuộc chơi: · Thông qua việc sử dụng các phương pháp cải tiến và quản lý dự án tốt, một công ty dịch vụ tài chính có thể giảm bớt chu trình phát triển sản phẩm mới từ 14 tháng xuống còn 8 tháng. Hiện tại, công ty có thể cung cấp sản phẩm mới với khoảng thời gian chỉ bằng 60% so với các công ty canh tranh. Điều này tạo nên một ưu thế về chi phí (và ưu thế về lợi nhuận), nhưng ưu thế chiến lược chính là khả năng luôn luôn mang sản phẩm đến thị trường sớm nhất khi những cơ hội mới xuất hiện. · Có lẽ không có một ví dụ nào tốt hơn về tầm quan trọng chiến lược của tốc độ như trong trường hợp của các công ty sản xuất phần cứng và phần mềm máy tính. Định luật Moore phat biểu rằng sức mạnh của máy tính sẽ tăng gấp đôi trong khoảng thời gian 18 tháng. Đến thời điểm hiệntại, nó vẫn còn đúng. Sự hàm ý trong định luật đối với các công ty sản xuấtphần cứng là họ phải liên tục thiết kế và phát triển sác sản phẩm mới.Thông thường có hai hay nhiều hơn thế hệ sản phẩm mới được phát triểnđồng thời. Các công ty phát triển phần mềm cũng ở trong tình huống tươngtự, họ phải luôn làm việc cho các phiên bản phần mềm mới nhất để tậndụng sức mạnh xử lý mới, khả năng của bộ nhớ, cũng đáp ứng với nhữngđổi thay trong thị trường. Trong cuộc đua phát triển sản phẩm không baogiờ kết thúc này, công ty nào có thể luôn cung cấp được các sản phẩm tốtnhất đến thị trường thì họ sẽ có những lợi thế. Đối với những công ty thấtbại trong việc duy trì sự phát triển, họ không chỉ bị bỏ rơi phía sau mà cònbị loại ra khỏi cuộc đua. Quản lý dự an là một trong những năng lực cơ bảncho phép một công ty cung cấp sản phẩm tốt hơn, nhanh hơn, và chi phíthấp hơn. · Một trong những yếu tố thúc đẩy cho sự phát triển nền kinh tếtrong những năm 1990 là sự cải thiện về năng suất. Công nghệ mới chophép các công ty hoàn thành nhiều công việc với ít nhân công hơn. Cáccông ty nắm vững về quản lý dự án sẽ nhanh chóng tận dụng ý tưởng về tiếtkiệm chi phí mới mà không làm ảnh hưởng đến cac hoạt động của công ty.Mặt khác, các công ty đang nỗ lực với từng dự án thông thường phải dànhnhiều thời gian hơn cho việc triển khai các ý tưởng mới hơn cho vấn đề tiếtkiệm chi phí . Ví dụ, các công ty có cài đặt hệ thống phầm mềm quản lýdoanh nghiệp (ERP) ( ví dụ như PeopleSoft, Baan, SAP, vfa nhiều phầnmềm khác) làm giảm chi phí về hệ thống thông tin, và quan trọng hơn là sẽcó sự hiểu biết nhiều hơn về hoạt động của họ thông qua việc quản lý nhiềuthông tin tích hợp. Hệ thống ERP cho phép các công ty đó tinh chỉnh hoạtđộng và tạo nên sự tiết kiệm chi phí một cách đáng kể. Việc triển khai cáccông cụ và quy trình tăng năng suất thông thường la phức tạp; vì vậy, việcquản lý dự án tốt là cần thiết. Rất nhiều công ty đã bỏ ra hàng triệu đô la để triển khai hệ thống ERP nhưng không mang lại kết quả. Họ bị lún vào tình huống phức tạp trong quá trình điều chỉnh phương pháp thực hiện công việc và tương thích ...