Mẹo nhỏ khi sử dụng Word

Tham khảo tài liệu mẹo nhỏ khi sử dụng word, công nghệ thông tin, tin học văn phòng phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Mẹo nhỏ khi sử dụng WordMẹo nhỏ khi sử dụng WordKhi đang thao tác Word bạn thường gặp nhiều lỗi về font, mất nhiều thời gian đểcopy tài liệu từ trên mạng về, lộ thông tin lưu trong file. Nếu như đây là những điềulàm bạn quan tâm, hãy sử dụng những cách “chữa cháy” dưới đây.1. Chữa lỗi cách trong wordKhi thao tác word sử dụng chế độ Unicode, bạn thường gặp một rắc rối là: các âmtrong từ bị cách nhau, hay còn gọi là lỗi “Smart cut and past”. Bạn sẽ mất nhiều thờigian để nối lại các từ lỗi này. Khi gặp hiện tượng này, bạn nên áp dụng phương phápsau: Trước tiên bạn vào mục Tools, chọn Options. Sau khi chọn Options sẽ hiển thị racửa sổ như dưới đây:Tiếp theo, bạn vào tab Edit trong cửa sổ Options và bỏ dấu tích ở trong mục “Smartcut and paste” đi. Cuối cùng, nhấn nút OK để kết thúc thao tác.2. Copy văn bản và ảnh nhanh từ mạng vào wordLướt Web và lấy dữ liệu từ mạng về đã trở thành công việc quen thuộc của mỗi cưdân trên mạng. Tuy nhiên, nếu chỉ sử dụng cáp copy văn bản và hình ảnh thông thườngvề Word thì việc làm này tương đối mất nhiều thời gian, trong nhiều trường hợp, nếudữ liệu lớn, máy tính của bạn có thể bị treo. Để rút ngắn thời gian, bạn nên thực hiệncác bước sau: Trước hết bạn copy văn bản hoặc ảnh từ trên mạng, sau đó mở mộttrang Word mới. Tại trang này, vào mục Edit, chọn Past Special. Nếu dữ liệu cần copylà dạng text bạn vào mục Past Special, chọn mục “Unformatted Text” hoặc “FormattedText” hoặc “Unformatted Unicode Text”. Ngược lại, khi dữ liệu cần copy là dạng ảnhbạn vào Paste Special, chọn mục “Device Independent Bitmap” để tăng tốc độ copyảnh cũng như giảm dung lượng của file..3. Bảo mật thông tin trong WordĐôi khi, bạn muốn lưu một số thông tin riêng của mình tại máy tính cơ quan mà khôngmuốn ai đọc được. File word này của bạn có thể được bảo mật cao và không ai có truycập vào được nếu như bạn chọn công cụ sau. Bạn nvào mục Tools Options Security.Trong mục chọn mật khẩu đở mở file “Password to Open” bạn nhận mật khẩu tuỳchọn. Bạn có thể chọn kiểu chữ nhập vào ô “Password to Open” bằng cách nhấnchuột vào nút “Advanced” và tiến hành chọn kiểu chữ thích hợp. Sau đó, bạn chuyểnđến mục mật khẩu dùng để sửa đổi văn bản “Password to modify” bạn nhập mẩukhẩu vào. Cuối cùng bạn nhấn nút OK để kết thúc thao tác.Ngoài ra để có thêm tính năng bảo mật văn bạn, bạn vào Tools Protect Document. Tạicửa sổ Protect Document bạn sẽ thấy 3 lựa chọn. Track changes (ngăn không cho thayđổi Track Changes, mọi thay đổi sẽ được lưu lại và Track Changes sẽ bị vô hiệu hoá),Comment (cho phép người đọc đóng góp ý kiến nhưng không có quyền thay đổi vănbản) và Form (chỉ cho phép thay đổi những văn bản không được bảo vệ trong Form).4. Tạo mục lục trong WordThông thường việc tạo mục lục cho mỗi bài viết thường mất nhiều thời gian như đốichiếu thư mục với số trang tương ứng, mỗi lần có thay đổi về nội dung đồng nghĩabạn sẽ phải thay đổi lại mục lục. Trong word tích hợp sẵn công cụ cho phép bạn tựđộng tạo ra mục lục và cập nhập mục lục mỗi khi có thay đổi về nội dung văn bản.Trước tiên, bạn vào mục Insert Reference. Trong Reference chọn mục Index andTables. Trong cửa sổ “Index and Tables” chọn tab “Table of contents”. Bạn có thể chọnđộ chi tiết của mục lục văn bản tại mục “Show levels”.5.Tính toán trong WordKhi đang thao tác word, đôi khi bạn cần phải thực hiện các phép tính toán đơn giảnnhư: cộng, trừ, nhân, chia. Thay vì phải vào tiện ích máy tính (calculator) có sẵn trongmáy tính (việc làm này thường mất nhiều thời gian), người dùng có thể sử dụng máytính được tích hợp sẵn trong Word.Máy tính này giúp bạn đưa ra kết quả của các phép toán cần tính một cách nhanhchóng và tiện dụng. Để sử dụng được chức năng này trong word, trước tiên, bạn vàomục Tools/Customize. Tiếp theo, bạn kích chuột vào tab Commands sẽ hiển thị ra cửasổ sau:Tại mục Categories bạn chọn Tools. Sau chi chọn Tools, tại cửa sổ Commands bạnchọn Tools Caculate. Cuối cùng, bạn dùng chuột trái để kéo thả Tools Calculate vàobất kỳ thanh công cụ nào bạn muốn. Ví dụ sau đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cách sửdụng công cụ máy tính trong Word.Giả sử bạn cần thực hiện phép tính (5+3)/(3-1). Thật đơn giản, bạn chỉ cần bôi đenbiểu thức cần tính, sau đó nhấn chuột vào Tools Calculate. Kết quả của phép tính nàysẽ được hiển thị tại đáy cửa sổ, ngoài ra bạn có thể dùng lệnh Ctrl + V để dán kếtquả vào.6.Chuyển font chữ trong wordVì một lý do nào đó, hai đoạn của một văn bản lại được đánh bởi font khác nhau, giảsử đoạn trên dùng font .Vntime, phần còn lại sử dụng font Times New Roman, bạnkhông muốn mất thời gian đánh lại toàn bộ văn bản trên, nếu vậy bạn có thể sử dụngtiện ích sau chuyển đổi font chữ trong Unikey. Để thực hiện được chức năng này bạncần có chương trình Unikey, bạn có thể tải về miễn phí phần mền này từ trên mạngvề.Trước tiên, bạn mở file văn bản ra, sau đó bôi đen toàn bộ phần cần chuyển đổi font.Tiếp theo, bạn kích chuột phải vào ico ...