Microsoft Excel trong kế toán

Microsoft Excel trong kế toán trình bày về tổng quan về Microsoft Excel, các thành phần cơ bản, sổ sách, báo cáo kế toán... Tài liệu hay và hữu ích cho các bạn sinh viên ngành kinh tế.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Microsoft Excel trong kế toánMicrosoft Excel trong kế toán 1Chương 1: Tổng quan về Microsoft Excel 1. Khởi động và kết thúc: Tập tin chính để chạy phần mềm Excel có tên là excel.exe, cho thi hành chương trình này để khởi động Excel. Thông thường, khi cài đặt, phần mềm cũng tạo ra các biểu tượng khởi động nhanh (shortcut), chọn các biểu tượng này để khởi động Excel cũng là cách làm phổ biến. Nếu muốn mở tập tin nào ngay sau khi khởi động, tập tin đó phải đặt trong thư mục XLStart Kết thúc làm việc với Excel bằng các cách phổ biến như khi thoát một cửa sổ ứng dụng bất kỳ nào của Microsoft 2. Các thành phần cơ bản 2Chương Tổng quan về Excel kế toán 1. Tổ chức dữ liệu a. Tập tin dữ liệu Tùy thuộc qui mô và yêu cầu của doanh nghiệp, nếu: Khối lượng nghiệp vụ ít và yêu cầu thông tin không tức thời, dùng một tập tin chứa dữ liệu cho một niên độ kế toán. Khối lượng nghiệp vụ nhiều và yêu cầu thông tin không tức thời: một file chứa dữ liệu cho một kỳ kế toán, tùy theo tổ chức của doanh nghiệp Trong ví dụ trên, doanh nghiệp Kim Hưng mở cho mỗi năm tài chính một thư mục để lưu trữ các tập tin dữ liệu kế toán, trong đó, mỗi tập tin dữ liệu sẽ lưu trữ dữ liệu kế toán của 1 tháng hoạt động b. Các bảng tính (sheet) cần thiết Dữ liệu chứa trong các bảng tính, được đặt tên theo tên của các bảng dữ liệu, các bảng này chứa thông tin của các đối tượng kế toán, trong đó:  Dòng tiêu đề là cấu trúc bảng, mô tả các thuộc tính của các đối tượng kế toán, mỗi cột là thành phần cơ bản của thông tin cần lưu trữ  Dữ liệu về thực thể kế toán được chứa trong các dòng Trong tập tin thực hành, có tổ chức các sheet như sau: TKC1 chứa dữ liệu của tài khoản cấp 1, bảng này có địa chỉ A1:B88 TKC2 cột A là số hiệu tài khoản cấp 1, cột B là SHTK cấp 2 và C chứa tên tài khoản cấp 2. Bảng này có địa chỉ A1:C183 3 TKC3 chứa dữ liệu của tài khoản chi tiết, có địa chỉ A1:D193 SDD lưu trữ số dư đầu năm tài chính của tất cả các TK chi tiết có địa chỉ A1:E114 CtuKToan ghi chép chứng từ và các bút toán phát sinh có địa chỉ A1:J415, bảng này lưu trữ các nghiệp vụ phát sinh trong qúy 1 năm 2006; Mỗi bút toán phải ghi trên 1 dòng trong bảng, không ghi làm 2 dòng như cách ghi chép thủ công. Ví dụ: Rút tiền gởi Ngân hàng Á Châu 2.545.410.000 Thủ công ghi: Nợ 111 2.545.410.000 Có 2.545.410.000 Trong Excel: Nếu định khoản phức tạp (một nợ nhiều có hoặc một có nhiều nợ) thì phải tách từng số tiền “phía một” cho từng đối tượng theo dõi chi tiết ở “phía nhiều” Ví dụ: Xuất kho nguyên liệu cho bộ phận quản lý phân xưởng 148.853.700 cho bộ phận bán hàng 59.823.000, cho quản lý doanh nghiệp 81.992.700 Thủ công: Nợ 627 148.853.700 Nợ 641 59.823.000 Nợ 641 81.992.700 Có 152 290.669.400 4 Trong Excel: Hệ thống mã số tài khoản chi tiết phải được xây dựng để ghi chép số liệu kế toán. Việc xây dựng hệ thống mã số tài khoản chi tiết tùy vào từng doanh nghiệp cụ thể.2. Ghi chép số liệu Dữ liệu thường được nhập trực tiếp vào bảng, do vậy: Kế toán viên phải nắm vững các định dạng và qui tắc nhập liệu Ở dạng này, dữ liệu có nhiều nguy cơ bị mất mát, sai sót trong quá trình nhập và hiệu chỉnh Hoặc dùng chức năng Data.Form để nhập và hiệu chỉnh dữ liệu Ngoài ra, các nghiên cứu sâu hơn và một chút ít công sức có thể tạo ra các mẫu nhập liệu thân thiện, đẹp mắt và phần nào được kiểm tra3. Khai thác số liệu a. Trên 1 bảng dữ liệu Chức năng Auto Filter Dùng tập hợp số phát sinh một bên của tài khoản Ví dụ: Tập hợp phát sinh chi phí quản lý doanh nghiệp mua ngoài 5 Tập hợp phát sinh bên nợ tài khoản này ghi có (các) tài khoản khác,trong khoảng thời gian tùy chọn - và ngược lại. Ví dụ: Trong ví dụ trên, cần tập hợp các chi phí quản lý doanh nghiệp muangoài được trả bằng tiền gởi ngân hàng: Chức năng này tuân theo phép toán VÀ - AND nên không thể dùng đểt ...