Mô hình quản lý định hướng quá trình

Tham khảo tài liệu mô hình quản lý định hướng quá trình, kinh doanh - tiếp thị, quản trị kinh doanh phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Mô hình quản lý định hướng quá trình Mô hình quản lý định hướng quá trình Gần đây, các chuyên gia tư vấn về quản trị thường nói đến cách tiếp cậnquá trình trong hệ thống quản lý doanh nghiệp. Vậy lợi điểm của mô hình quản lýnày là gì? Liệu nó có thể giúp doanh nghiệp tăng lợi thế cạnh tranh ngay lập tức sovới các mô hình quản lý truyền thống hay không ? Nguyên tắc tổ chức quản lý theo mô hình truyền thống hay còn gọi cáchtiếp cận theo hàng dọc là chuyên môn hóa dựa trên chức năng các phòng ban, bộphận trong công ty và tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực. Trong mô hình này cáctrưởng bộ phận kiểm soát nắm rất chắc công việc của phòng, ban mình cũng nhưcác nhân viên hiểu rất sâu về công việc mình đảm trách. Và như vậy chúng ta sửdụng tối ưu các nguồn lực của tổ chức. Còn nguyên tắc tổ chức mới, đang được áp dụng rộng rãi tại Tây Âu và BắcMỹ hay còn gọi là cách tiếp cận theo hàng ngang, là thông qua các quá trình kinhdoanh và chú trọng vào giá trị cung cấp cho khách hàng cũng như giảm tới mứcthấp nhất thời gian sản xuất. Theo nguyên tắc mới này, mọi hoạt động của công tyđều được xem như các quá trình, trong đó quá trình kinh doanh là chủ đạo, còn cácquá trình khác sẽ cung cấp sự lãnh đạo cùng các nguồn lực cần thiết cho quá trìnhkinh doanh. Đây cũng chính là điểm chung giữa nguyên tắc tổ chức mới và hệthống quản lý chất lượng ISO 9001 phiên bản 2000: thông qua các quá trình vànhắm tới giá trị cao nhất cho khách hàng, hay nói theo ngôn ngữ của ISO là mọihoạt động trong công ty phải luôn định hướng tới khách hàng. Ở đây có thể xuấthiện câu hỏi, vậy theo nguyên tắc thiết kế tổ chức mới (theo hàng ngang) sẽ khôngcòn chú trọng đến chuyên môn hóa và tối ưu các nguồn lực nữa hay sao? Nếu nhưvậy có lãng phí các nguồn lực của doanh nghiệp không? Những ưu điểm của cách tiếp cận theo hàng ngang Để có thể tiếp cận theo hàng ngang với các tương tác ngang và tương tácchéo giữa các bộ phận nghiệp vụ của các phòng ban, yêu cầu đối với từng vị trí sẽrất cao. Nhân viên không chỉ phải nắm vững chuyên môn chính mà còn phải hiểubiết về công việc các bộ phận khác cùng tương tác với mình. Nếu như trước đâychủ yếu chỉ bao gồm tương tác dọc chuyển lên cho cấp cao hơn hoặc chuyểnxuống dưới, thì nay không những vẫn phải báo cáo, thông tin cho cấp trên trực tiếpmà còn phải tương tác, trực tiếp làm việc với các bộ phận khác. Nếu làm đượcđiều này, có nghĩa là đã rút ngắn được thời gian cung cấp sản phẩm và dịch vụ đếntay khách hàng. Và trong thời buổi cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, việc rútngắn thời gian sản xuất hay cung ứng dịch vụ là một lợi thế cạnh tranh rất lớn đểthỏa mãn khách hàng. Còn trong hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000,cách tiếp cận định hướng tới khách hàng theo quá trình giúp cho việc kiểm soátchất lượng hệ thống được chặt chẽ hơn, đảm bảo tất cả các quá trình đều đượcgiám sát và chịu sự kiểm tra của hệ thống. Điều này hướng đến việc nâng cao chấtlượng nhằm thỏa mãn nhu cầu khách hàng một cách tốt nhất. Cốt lõi của vấn đềchính là ở đây. Điểm yếu ở khâu trao đổi thông tin Tuy nguyên tắc tổ chức theo hàng ngang có nhiều ưu điểm nhưng không dễthực hiện chút nào. Một trong những điểm dễ gãy nhất của mô hình tổ chức này làviệc trao đổi thông tin. Hoặc là rất dễ rơi vào tình trạng tất cả thông tin đều đượcchuyển thẳng lên trên trước khi được chuyển cho các bộ phận liên quan. Như vậy,về bản chất, vẫn chỉ là mô hình theo hàng dọc truyền thống. Chỉ đổi mới ở bênngoài mà thôi, việc này còn làm tốn thời gian hơn so với mô hình truyền thống cănbản. Hoặc là cấp trưởng bộ phận mất sự kiểm soát khi thông tin không được thôngqua và nếu sự việc diễn ra ngoài khả năng của các bộ phận bên dưới thì khi đượcphát hiện có thể đã quá trễ, chỉ còn cách xử lý sự cố để giảm thiểu hậu quả. Các việc cần làm Để thực hiện được mô hình tổ chức theo quá trình này, việc đầu tiên cầnlàm là phải xây dựng được hệ thống cũng như quy trình truyền tin hay cách thứcquản trị thông tin trong nội bộ doanh nghiệp. Một trong những công cụ hữu hiệuthường được các công ty lớn áp dụng là hệ thống mạng máy tính phân quyền(mạng LAN), hệ thống e-mail nội bộ và hệ thống quản trị các nguồn lực ERP. Mộtđiểm cần lưu ý là hệ thống chỉ là phần cứng, là công cụ, còn chính yếu vẫn là conngười và các quy trình truyền thông tin, báo cáo… Một trong những ứng dụng của mô hình tổ chức theo quá trình là hoạt độngcủa các dự án, các ủy ban liên chức năng (Cross functional committee) trongdoanh nghiệp. Hoạt động của các dự án trong công ty chính là cách tiếp cận theoquá trình với đích nhắm đến là thời gian và hiệu quả sau cùng. Tuy vậy trong thựctế nhiều mô hình dự án này thất bại và lại phải quay về mô hình truyền thống docác thành viên dự án chưa đủ năng lực hay chưa đủ tầm. Khi năng lực non yếu,các thành viên dự án không đủ can đảm quyết định ...