Mô hình quản lý định hướng quá trình kinh doanh

Gần đây, các chuyên gia tư vấn về quản trị thường nói đến cách tiếp cận quá trình trong hệ thống quản lý doanh nghiệp.Vậy lợi điểm của mô hình quản lý này là gì? Liệu nó có thể giúp doanh nghiệp tăng lợi thế cạnh tranh ngay lập tức so với các mô hình quản lý truyền thống hay không?
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Mô hình quản lý định hướng quá trình kinh doanhMô hình quản lý địnhhướng quá trìnhGần đây, các chuyên gia tư vấn về quản trị thường nói đến cáchtiếp cận quá trình trong hệ thống quản lý doanh nghiệp.Vậy lợiđiểm của mô hình quản lý này là gì? Liệu nó có thể giúp doanhnghiệp tăng lợi thế cạnh tranh ngay lập tức so với các mô hìnhquản lý truyền thống hay không?Nguyên tắc tổ chức quản lý theo mô hình truyền thống hay còngọi cách tiếp cận theo hàng dọc là chuyên môn hóa dựa trênchức năng các phòng ban, bộ phận trong công ty và tối ưu hóaviệc sử dụng nguồn lực. Trong mô hình này các trưởng bộ phậnkiểm soát nắm rất chắc công việc của phòng, ban mình cũng nhưcác nhân viên hiểu rất sâu về công việc mình đảm trách. Và nhưvậy chúng ta sử dụng tối ưu các nguồn lực của tổ chức.Còn nguyên tắc tổ chức mới, đang được áp dụng rộng rãi tại TâyÂu và Bắc Mỹ hay còn gọi là cách tiếp cận theo hàng ngang, làthông qua các quá trình kinh doanh và chú trọng vào giá trị cungcấp cho khách hàng cũng như giảm tới mức thấp nhất thời giansản xuất.Theo nguyên tắc mới này, mọi hoạt động của công ty đều đượcxem như các quá trình, trong đó quá trình kinh doanh là chủ đạo,còn các quá trình khác sẽ cung cấp sự lãnh đạo cùng các nguồnlực cần thiết cho quá trình kinh doanh. Đây cũng chính là điểmchung giữa nguyên tắc tổ chức mới và hệ thống quản lý chấtlượng ISO 9001 phiên bản 2000: thông qua các quá trình vànhắm tới giá trị cao nhất cho khách hàng, hay nói theo ngôn ngữcủa ISO là mọi hoạt động trong công ty phải luôn định hướng tớikhách hàng.Ở đây có thể xuất hiện câu hỏi, vậy theo nguyên tắc thiết kế tổchức mới (theo hàng ngang) sẽ không còn chú trọng đến chuyênmôn hóa và tối ưu các nguồn lực nữa hay sao? Nếu như vậy cólãng phí các nguồn lực của doanh nghiệp không?Những ưu điểm của cách tiếp cận theo hàng ngangĐể có thể tiếp cận theo hàng ngang với các tương tác ngang vàtương tác chéo giữa các bộ phận nghiệp vụ của các phòng ban,yêu cầu đối với từng vị trí sẽ rất cao. Nhân viên không chỉ phảinắm vững chuyên môn chính mà còn phải hiểu biết về công việccác bộ phận khác cùng tương tác với mình.Nếu như trước đây chủ yếu chỉ bao gồm tương tác dọc chuyểnlên cho cấp cao hơn hoặc chuyển xuống dưới, thì nay khôngnhững vẫn phải báo cáo, thông tin cho cấp trên trực tiếp mà cònphải tương tác, trực tiếp làm việc với các bộ phận khác. Nếu làmđược điều này, có nghĩa là đã rút ngắn được thời gian cung cấpsản phẩm và dịch vụ đến tay khách hàng.Và trong thời buổi cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, việc rútngắn thời gian sản xuất hay cung ứng dịch vụ là một lợi thế cạnhtranh rất lớn để thỏa mãn khách hàng.Còn trong hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000, cách tiếpcận định hướng tới khách hàng theo quá trình giúp cho việc kiểmsoát chất lượng hệ thống được chặt chẽ hơn, đảm bảo tất cả cácquá trình đều được giám sát và chịu sự kiểm tra của hệ thống.Điều này hướng đến việc nâng cao chất lượng nhằm thỏa mãnnhu cầu khách hàng một cách tốt nhất. Cốt lõi của vấn đề chínhlà ở đây.Điểm yếu ở khâu trao đổi thông tinTuy nguyên tắc tổ chức theo hàng ngang có nhiều ưu điểmnhưng không dễ thực hiện chút nào. Một trong những điểm dễgãy nhất của mô hình tổ chức này là việc trao đổi thông tin. Hoặclà rất dễ rơi vào tình trạng tất cả thông tin đều được chuyển thẳnglên trên trước khi được chuyển cho các bộ phận liên quan.Như vậy, về bản chất, vẫn chỉ là mô hình theo hàng dọc truyềnthống. Chỉ đổi mới ở bên ngoài mà thôi, việc này còn làm tốn thờigian hơn so với mô hình truyền thống căn bản. Hoặc là cấptrưởng bộ phận mất sự kiểm soát khi thông tin không được thôngqua và nếu sự việc diễn ra ngoài khả năng của các bộ phận bêndưới thì khi được phát hiện có thể đã quá trễ, chỉ còn cách xử lýsự cố để giảm thiểu hậu quả.Các việc cần làmĐể thực hiện được mô hình tổ chức theo quá trình này, việc đầutiên cần làm là phải xây dựng được hệ thống cũng như quy trìnhtruyền tin hay cách thức quản trị thông tin trong nội bộ doanhnghiệp.Một trong những công cụ hữu hiệu thường được các công ty lớnáp dụng là hệ thống mạng máy tính phân quyền (mạng LAN), hệthống e-mail nội bộ và hệ thống quản trị các nguồn lực ERP. Mộtđiểm cần lưu ý là hệ thống chỉ là phần cứng, là công cụ, cònchính yếu vẫn là con người và các quy trình truyền thông tin, báocáo…Một trong những ứng dụng của mô hình tổ chức theo quá trình làhoạt động của các dự án, các ủy ban liên chức năng (Crossfunctional committee) trong doanh nghiệp. Hoạt động của các dựán trong công ty chính là cách tiếp cận theo quá trình với đíchnhắm đến là thời gian và hiệu quả sau cùng.Tuy vậy trong thực tế nhiều mô hình dự án này thất bại và lại phảiquay về mô hình truyền thống do các thành viên dự án chưa đủnăng lực hay chưa đủ tầm. Khi năng lực non yếu, các thành viêndự án không đủ can đảm quyết định hoặc chần chừ giữa việc tựq ...