MỘT SỐ THAO TÁC VỀ BẢNG TÍNH VÀ MỘT SỐ HÀM THƯỜNG DÙNG TRONG EXCEL KẾ TOÁN

Định dạng lại các thông số thể hiện số trong excel bằng chương trình control panel.Khởi động Windows:- Chọn menu start/setting/Control Panel(Hoặc chọn Start/Run, gõ tên file thi hành Control.exe vào, chọn OK).
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
MỘT SỐ THAO TÁC VỀ BẢNG TÍNH VÀ MỘT SỐ HÀM THƯỜNG DÙNG TRONG EXCEL KẾ TOÁN PHẦN I: MỘT SỐ THAO TÁC VỀ BẢNG TÍNH VÀ MỘT SỐ HÀM THƯỜNG DÙNG TRONG EXCEL KẾ TOÁN CHƯƠNG I: ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU I. Định dạng lại các thông số thể hiện số trong excel bằng chương trình control panel. Khởi động Windows: - Chọn menu start/setting/Control Panel (Hoặc chọn Start/Run, gõ tên file thi hành Control.exe vào, ch ọn OK). - Định dạng cho tiền tệ với quy ước sử dụng: Trong Control Panel chọn Regional and language options, ch ọn customize, ch ọn Currency,định dạng các thông sô như sau: + Negative number format: “-“ (dấu “-“ biểu diễn dấu âm) + Currency Symbol: “Đồng” + Decimal Symbol: “,” (dấu phân cách thập phân là d ấu “,”). + Digit grouping symbol: “.” (dấu phân cách hàng nghìn là d ấu “.”) + Number of digits in group: 3 (số lượng phân cách nhóm hàng nghìn là 3 s ố). - Định dạng số (Number) với quy ước sử dụng: Trong Control Panel chọn Regional and language options, ch ọn customize, ch ọn number,định dạng các thông số như sau: + Negative number format: “-“ (dấu “-“ biểu diễn dấu âm) + Decimal Symbol: “,” (dấu phân cách thập phân là d ấu “,”). + Digit grouping symbol: “.” (dấu phân cách hàng nghìn là d ấu “.”) + No. of digits after group: 2 (số chữ thập phân là 2 ch ữ s ố) + Number of digits in group: 3 (số lượng phân cách nhóm hàng nghìn là 3 s ố). + List Separator: “,” (dấu phân cách trong công thức toán h ọc) II. Định dạng khi nhập dữ liệu Có thể định dạng dữ liệu ngay khi nhập dữ liệu vào b ảng tính ho ặc có th ể nh ập xong d ữ li ệuvào bảng tính rồi mới định dạng lại dữ liệu. 1. Dữ liệu kiểu số: Nếu bắt đầu nhập một số với dấu cộng (+), Excel bỏ dấu cộng khi đưa dữ li ệu vào b ảng tính.Nhưng nếu nhập một số với dấu trừ (-), Excel diễn giải mụcnhập nh ư là m ột s ố âm và gi ữ d ấu nàytrên bảng tính. Có thể sử dụng các ký hiệu E hay e để nhập một số theo d ạng khoa h ọc. Ví dụ: Khi muốn nhập số 30.000.000, có thể nhập 3E07 (t ức là 3 x 10 7). Excel diễn giải các số được đặt trong ngoặc đơn như là các s ố âm. Đi ều này th ường áp d ụngtrong nghiệp vụ kế toán. Ví dụ: Khi nhập (1000) thì Excel hiểu rằng đó là số -1000. Khi nhập dữ liệu kiểu số, có thể dùng dấu phẩy để tách ra hàng nghìn, tri ệu cũng nh ư có th ểsử dụng dấu chấm (.) để phân cách với hàng thập phân. Nếu bắt đầu nhập mộ số với dấu đô la ($), Excel chia phần định dạng cho ô. Ví dụ: khi nhập số $1234567. Excel hi ển th ị: $1,234,567. Trong tr ường h ợp này, excel t ựđộng thêm dấu phẩy vào các vị trí hàng tri ệu và hàng nghìn vì đây là ph ần đ ịnh d ạng ng ầm đ ịnh v ềtiền tệ của Excel. Khi nhập vào một số mà độ dài của nó nhiều hơn đ ộ r ộng c ủa m ột ô thì Excel đành chuy ểnnó sang dạng khoa học như ví dụ trên. Nhưng nếu ngay cả trong tr ường h ợp này cũng không đ ủ v ịtrí, Excel sẽ đưa các dấu sao (*) vào trong các ô. Nếu m ở r ộng đ ộ r ộng c ủa ô, các giá tr ị th ực t ếcủa nó sẽ trở lại. 2. Các chuỗi văn bản Khi nhập một chuỗi văn bản có dạng số. Ví dụ như một mã vật tư có mã số là 0123, cần tiến hành theo hai cáh sau: =”123” ‘0123 Giá trị 0123 được đưa vào trong ô tương ứng và được hiểu là dạng ký tự. N ếu nh ập theodạng số thì số không (0) đầu tiên sẽ bị loại bỏ vì nó hoàn toàn vô nghĩa và nh ư v ậy thì không gi ữđúng được mã số của vật tư tương ứng. Để chỉnh dữ liệu nhập vào sang trái, thêm một dấu nháy (‘) ở tr ước d ữ li ệu nh ập vào. Đ ểchỉnh dữ liệu sang phải, thêm hai nháy (“) và đ ể ch ỉnh gi ữa d ữ li ệu nh ập vào, thêm d ấu mũ (^) ởtrước dữ liệu nhập vào. III. Định dạng dữ liệu kiểu số Sau khi nhập dữ liệu và tính toán để đưa ra các thông tin c ần thi ết, c ần ph ải trình bày cácbảng tính (dữ liệu và kết quả) sao cho phù hợp với yêu cầu. Đ ối với d ữ li ệu ki ểu s ố, ph ải l ựa ch ọcách thể hiện số liệu, chọn đơn vị tính, thay đổi ki ểu ch ữ, nhấn mạnh nh ững v ị trí quan tr ọng(chẳng hạn như các kết quả thì in đậm, hay in nghiêng) … Để thực hiện các nội dung trên, cần tiến hành các phương pháp sau: 1. Dùng bảng chọn Một số khi nhập vào một ô được tự động chỉnh phải và đ ược hi ển th ị ph ụ thu ộc vào haithành phần: nhóm và dạng. Ví dụ: các nhóm gồm Number, Date, Time… Trong nhóm date lại có dạng: MM/DD/YY, DD/MM/YY… Để định dạng hiển thị dữ liệu kiểu số khi dùng bảng chọn, tiến hành các b ước nh ư sau: - Chọn vùng dữ liệu cần định dạng dữ liệu kiểu số. - Vào bảng chọn Format. - Chọn cells Khi này một bảng chọn hiện ra, chọn Number. Hộp thoại Format Cells xu ất hi ện nh ư sau: Sau đó hãy chọn dạng dữ liệu cần thể hiện trong khung Negative N ...