MS Access - Bài 7: Nhập thông tin cho bảng

Một trong những cách chính để nhập thông tin cho một bảng là thông qua chế độ Datasheet. Trong chương 1 “Làm quen với Access”, bạn đã được biết cách nhập dữ liệu cho bảng sử dụng Access datasheet. Bây giờ bạn đã tạo được bảng riêng, và sẵn sàng bắt đầu sử dụng chế độ Datasheet để nhập thông tin. Chế độ Datasheet hiển thị như hình 1. Cách trình bày thực tế của Datasheet có thể khác một chút, nó phụ thuộc vào trường bạn đã lấy khi xác định bảng. Nhưng không cần phải chú ý...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
MS Access - Bài 7: Nhập thông tin cho bảng MS Access - Bài 7: Nhập thông tin cho bảng Một trong những cách chính để nhập thông tin cho một bảng l à thông qua chế độ Datasheet. Trong chương 1 “Làm quen với Access”, bạn đã được biết cách nhập dữ liệu cho bảng sử dụng Access datasheet. Bây giờ bạn đ ã tạo được bảng riêng, và sẵn sàng bắt đầu sử dụng chế độ Datasheet để nhập thông tin. Chế độ Datasheet hiển thị nh ư hình 1. Cách trình bày th ực tế của Datasheet có thể khác một chút, nó phụ thuộc vào trường bạn đã lấy khi xác định bảng. Nhưng không cần phải chú ý đến các trường, tất cả các thao tác trong Datasheet đều giống nhau. Hình 1: Chế độ Datasheet view Lưu ý là con trỏ nhấp nháy ở trường đầu tiên của bản ghi đầu tiên trong bảng. Access sẽ chờ cho bạn bắt đầu nhập thông tin. Để làm được, chỉ cần gõ từ bàn phím vào đó. Nếu muốn chuyển từ trường này tới trường kia, nhấn phím Enter hoặc phím Tab. Chú ý: Bỏ qua trường (bằng cách nhấn phím TAB) đang chứa nội dung nào đó (như trường đầu tiên ở hình 1, chứa sự chỉ định là AutoNumber). Một khi bảng này đã được thiết lập để trường AddressID là trường mang khóa chính, thì Acess sẽ tự động điền vào trường này. Khi bắt đầu nhập thông tin vào bảng, chú ý là Access giả thiết bạn đang bắt đầu nhập ở một bản ghi. Hình 2 biểu hiện Access thêm một bản ghi ở bên dưới, và biểu tượng bút chì được đặt phía bên trái bản ghi hoặc nơi bản ghi đang thực hiện. Hình 2: Thêm một bản ghi trong Access Bạn sẽ tiếp tục thêm thông tin cho bản ghi. Nhấn phím TAB hoặc ENTER cho đến khi hoàn thành trường cuối cùng. Lần lượt như vậy, bạn sẽ nhập được thông tin cho trường đầu tiên của bản ghi tiếp theo. Bạn có thể trở lại tr ường trước đó bằng cách nhấn tổ hợp phím SHIFT + TAB. Sau khi kết thúc với một bản ghi và tiến hành tới các bản ghi khác, Access tự động l ưu sự thay đổi của bạn (chú ý rằng biểu tượng bút chì được di chuyển từ phía bên trái c ủa bản ghi đã được lưu). Di chuyển quanh bảng Trong khi số các bản ghi ở bảng tăng thêm, bạn có thể sử dụng các phím tắt khác nhau để di chuyển nhanh từ một bản ghi tới bản ghi khác hoặc trong các trường của một bản ghi. Bảng 1 liệt kê các phím bạn có thể sử dụng để điều hướng trong bảng. Phím/Tổ hợp phím Hành động Di chuyển tới trường tiếp theo. TAB Di chuyển tới trường liền trước. SHIFT+TAB Di chuyển tới trường tiếp theo ENTER Phím mũi tên sang phải Di chuyển tới trường tiếp theo Phím mũi tên sang trái Di chuyển tới trường liền trước. Phím mũi tên xuống Di chuyển tới bản ghi tiếp theo Phím mũi tên lên Di chuyển tới bản ghi liền tr ước. Di chuyển xuống một màn ảnh của các bản PAGE DOWN ghi. Di chuyển lên một màn ảnh của các bản PAGE UP ghi. Di chuyển tới trường đầu tiên tại bản ghi HOME hiện thời. Di chuyển tới trường cuối cùng tại bản ghi END hiện thời. Nhảy tới một số bản ghi cụ thể F5 CTRL+ Phím mũi tên Di chuyển tới trường hiện thời của bản ghi xuống cuối trong bảng. CTRL+ Phím mũi tên Di chuyển tới trường hiện thời của bản ghi đầu tiên trong bảng. lên Di chuyển tới trường cuối phía bên phải CTRL+PAGE DOWN của một bản ghi Di chuyển tới trường đầu tiên phía bên trái CTRL+PAGE UP một bản ghi Di chuyển tới trường đầu tiên của bản ghi CTRL+HOME đầu tiên trong bảng Di chuyển tới trường cuối của bản ghi cuối CTRL+END trong bảng Di chuyển tới trường cuối của một bản ghi CTRL+ALT+END mới (cuối bảng) Bảng 1: Các điều hướng trong bảng Những phím tắt nhập dữ liệu Kèm theo các phím được liệt kê ở bảng 1, Access cung cấp một số các phím tắt để sử dụng khi nhập dữ liệu. Một vài phím tắt bạn đã biết, sử dụng chúng để bắt đầu các hàm menu. Khi c họn một menu Access, Access hiển thị các phím tắt phía bên phải mỗi menu. Bảng 2 liệt k ê các phím tắt bạn có thể sử dụng để nhập dữ liệu nhanh nhất. Tổ hợp phím Hành động Chèn ngày tháng hiện tại. CTRL+; Chèn giá trị mặc định cho một trường CTRL+ALT+SPACEBAR (nếu có nhiều trường) Chèn thêm giá trị giống như giá trị ở CTRL+' trường của bản ghi liền kề tr ước. Chèn thêm giá trị giống như giá trị ở CTRL+ trường của bản ghi liền kề tr ước. Chèn thêm m ột dòng mới với trường hiện CTRL+ENTER thời Chấp nhận bản ghi hiện thời và thêm một CTRL+PLUS SIGN bản ghi mới Xóa bản ghi hiện thời CTRL+- Lưu sự thay đổi cho bản ghi hiện thời, SHIFT+ENTER nhưng còn lại ở trong trường. Bảng 2: Các phím tắt dùng để nhập dữ liệu Thoát khỏi chế độ Datasheet Khi đã nhập xong thông tin, bạn phải chắc chắn l à muốn để lại hoặc tắt chế độ Datasheet. Việc này Access cho bạn làm với bảng và tiếp tục thực hiện các thao tác khác. Có hai cách chính bạn có thể tắt chế độ Datasheet: lựa chọn công cụ Design view hoặc kích chuột vào biểu tượng Close (X) phía góc tr ên bên phải Datasheet. Công cụ Design view là công cụ luôn nằm bên trái trong toolbar. Kích chu ột vào công cụ này để hiển thị các ...