MS Access - Bài 8: Thay đổi thông tin trong bảng Trong phần trước, bạn đã học

Tham khảo tài liệu ms access - bài 8: thay đổi thông tin trong bảng trong phần trước, bạn đã học, công nghệ thông tin, tin học văn phòng phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
MS Access - Bài 8: Thay đổi thông tin trong bảng Trong phần trước, bạn đã học MS Access - Bài 8: Thay đổi thông tin trong bảngTrong phần trước, bạn đã học cách sử dụng chế độ Datasheet view để nhậpthông tin cho bảng. Chế độ Datasheet view cũng cho phép bạn sửa thông tin cósẵn nhanh chóng và dễ dàng. Bạn có thể thực hiện theo những bước sau:1. Lựa chọn trường muốn thay đổi.2. Nhấn phím F2.3. Sử dụng các phím mũi tên để di chuyển qua nội dung tr ường, thực hiện thayđổi theo yêu cầu.4. Nhấn một trong các phím điều h ướng để Access l ưu lại sự thay đổi và dichuyển tới trườngkhác.Bạn có thể sử dụng chuột để soạn thảo nhanh h ơn. Trong trường hợp này, nếumuốn thay đổi trong một tr ường, kích chuột vào trường đó. Sau đó thực hiệnbước 3 và 4 ở phía trên.Tìm thông tinNếu có nhiều bản ghi trong bảng, bạn sẽ nhận thấy là rất khó để tìm thấy mộtbản ghi cụ thể bằng bàn phím. Để giúp bạn nhanh chóng tìm ra bản ghi đó,Access cho phép bạn tìm để xác định dữ liệu như tên hay số điện thoại. Để tìmkiếm bảng cho dữ liệu cụ thể, lựa chọn Find từ menu Edit. Access hiển thị hộpthoại Find and Replace nh ư hình 1. Hình 1: Tab Find của hộp thoại Find and Replace.Trong hộp Find What, bạn nhập dữ liệu muốn tìm kiếm vào đó. Có thể nhậpnhiều từ vào trong hộp này như tên, số điện thoại hay tên thành phố. Bạn cũngcó thể sử dụng các ký tự đại diện để mở rộng việc tìm kiếm. Ví dụ, bạn tìmkiếm số điện thoại đầu tiên có mã vùng là 212, hoặc thành phố có tên bắt đầubằng chữ A. Access cung cấp một số l ượng lớn các ký tự đại diện để bạn sửdụng trong việc tìm kiếm. Bảng 1 liệt kê các ký tự đại diện có sẵn. Ký t ự Ý nghĩa Tương ứng với một chuỗi ký tự * Tương ứng với một ký tự đơn ? Tương ứng với một số đơn. # Ghép các ký t ự đơn ở bên trong dấu [] ngoặc Ghép các ký tự đơn không kể những ký tự được chỉ rõ (Sử dụng với dấu ! ngoặc) Ghép nhiều ký tự đơn trong một - vùng (Sử dụng với dấu ngoặc) Bảng 1: Các ký tự đại diện có thể sử dụng trong khi t ìm kiếm.Có thể bạn đã quen thuộc với khái niệm các dấu gộp. Hầu hết mọi người đềuquen các ký tự đại diện như dấu sao (*) và dấu (?). Dấu (?) được sử dụng thaycho bất kỳ ký tự đơn nào. Dấu (*) sử dụng để đánh dấu số cho ký tự, và nóđược sử dụng ở mọi nơi trong đặc tả tìm kiếm. Do vậy, để tìm kiếm những từbắt đầu bằng từ br và kết thúc bằng ed, bạn sử dụng nh ư sau: br*edTrong trường hợp này, sự tìm kiếm của bạn có thể cho kết quả ph ù hợp với từbreed, branded hay bruised. Nếu sử dụng dấu ngoặc, dấu chấm than (!), và dấutrừ (-) trong đặc tả, bạn có thể mở rộng tìm kiếm hơn. Dấu ngoặc cho phép bạnmở rộng một danh sách những ký tự đ ược chấp nhận. Ví dụ, đặc tả của tìmkiếm từ bold và bond là: bo[ln]dBạn không thể tìm được từ Boyd bởi vì nó là ký t ự không được chấp nhận.Bạn có thể sử dụng dấu than để đảo ng ược quá trình. Ví dụ, nếu muốn tìmnhiều từ không kể chữ cái l và n ở vị trí thứ 3, bạn sử dụng cách sau: bo[!ln]dLúc này, Access sẽ tìm thấy từ Boyd, nhưng không thấy từ bold hay bondSử dụng dấu trừ (-) để xác định phạm vi bao gồm các từ. Để minh họa tr ườnghợp này, đặc tả sau sẽ tìm kiếm nhiều từ với chữ cái c tới n ở vị trí thứ 4:hea[c-n]*Nếu sử dụng hộp Look In, kéo danh sách xổ xuống, bạn có thể chỉ rõ nơi tìmkiếm cần hướng dẫn. Có 2 lựa chọn sẵn có, đó là tìm trong trường hiện hànhhoặc trong toàn bộ bảng. Rõ ràng, việc giới hạn tìm kiếm trong trường hiệnthời cho kết quả nhanh h ơn.Bạn có thể sử dụng hộp thoại Find để xác định phần bảng muốn tìm kiếm. Nếukích chuột vào mũi tên bên phải hộp Match, có thể chọn để tìm kiếm trong cácvùng sau: Bất kỳ phần thuộc trường nào  Tất cả trường  Bắt đầu trường Có thể xác định thêm việc tìm kiếm bằng cách kích chuột v ào nút More. Kếtquả này là việc mở rộng hộp thoại Find and Replace đ ược hiển thị như tronghình 2 Hình 2: Mở rộng tab Find của hộp thoại Find and ReplaceVùng sẵn có của hộp thoại cho phép bạn xác định rõ mục đích trong đó việctìm kiếm phải được hướng dẫn. Sử dụng mục Search kéo danh sách xổ xuống,bạn có thể chỉ định Up (lên trên) (về phía bắt đầu bảng), Down (xuống d ưới)(phía cuối bảng), và All. Bạn cũng có thể giới hạn việc tìm kiếm bằng cách tíchvào 2 hộp bên cạnh. Chúng có tác dụng cho phép Access tìm kiếm chính xácchữ hoa – chữ thường hay tìm kiếm theo định dạng.Sau khi định rõ tiêu chuẩn tìm kiếm, kích chuột vào nút Find Next để hiển thịkết quả lần tìm kiếm đầu tiên. Nếu lần tìm kiếm đầu tiên không chứa dữ ...