MS Access - Chương 1: Thuật ngữ Access

Tham khảo tài liệu ms access - chương 1: thuật ngữ access, công nghệ thông tin, tin học văn phòng phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
MS Access - Chương 1: Thuật ngữ Access MS Access - Chương 1: Thuật ngữ AccessAccess cung cấp môi trường với các tiện ích mạnh mẽ để quản lý thông tin. Sửdụng Access, bạn có thể thực hiện đ ược các nhiệm vụ quản trị dữ liệu khókhăn. Chương này là bước đầu tiên trong quá trình học và làm quen với cácthuật ngữ cơ sở, cũng như cách để khởi động và thoát khỏi Access. Bạn sẽđược trợ giúp và nắm vững đại c ương về những gì có thể làm với Access.Sau khi kết thúc chương này, bạn sẽ nắm được những kiến thức sau: Thế nào là cơ sở dữ liệu  Mối liên hệ giữa các table (bảng), form (báo biểu), query (truy vấn) tới  một Cơ sở dữ liệu như thế nào Thế nào là các bản ghi và trường dữ liệu  Cách khởi động Access  Môi trường làm việc của Access  Wizards trợ giúp như thế nào  Làm cách nào để nhận được sự trợ giúp khi sử dụng Access  Có thể sử dụng cả cơ sở dữ liệu và Access  Cách thoát khỏi Access Bài 1: Làm quen với AccessTrước khi đi sâu vào môi trường Access, có một vài thuật ngữ mà bạn cần phảilàm quen. Chúng ta sẽ thảo luận về các thuật ngữ v à phải chắc là bạn hiểuchúng.Cơ sở dữ liệu là gì?Cơ sơ dữ liệu là một tập hợp các thông tin có liên quan. Ví dụ, nếu tập hợp tấtcả các bức ảnh cùng nhau, bạn sẽ có một cơ sở dữ liệu ảnh. Nếu tập hợp tất cảcác bức ảnh có cùng chủ đề, bạn sẽ có một cơ sở dữ liệu gốc hoặc một tập controng toàn bộ cơ sở dữ liệu.Nếu cơ sơ dữ liệu nhỏ (ví dụ như các hợp đồng bảo hiểm của bạn), bạn có thểquản lý thông tin bình thường. Trong những trường hợp như vậy, bạn phải sửdụng các phương pháp quản lý cũ như một bảng file hay một danh sách đơngiản trên giấy. Tuy nhiên, cơ sở dữ liệu ngày càng nhiều, các thao tác quản lýtrở nên khó hơn. Ví dụ, sẽ rất khó để quản lý bằng tay c ơ sở dữ liệu về kháchhàng trong một công ty lớn. Đây là lúc máy tính của bạn và hệ quản trị cơ sởdữ liệu có ích. Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu giúp bạn quản lý thông tinđược nhanh và dễ dàng hơn.Trong Access, một cơ sở dữ liệu không chỉ có thông tin m à còn có các bảngthông tin đã được sắp xếp, cơ sở dữ liệu Access c òn bao gồm cả mối quan hệcác truy vấn, báo biểu, báo cáo và các lệnh lập trình. Dưới đây là khái niệm vềmột số thuật ngữ thường dùng trong Access:Thế nào là một Table (bảng)?Trong Access, các bảng chứa thông tin thực tế trong cơ sơ dữ liệu, có thể cónhiều hơn một bảng. Thông tin trong mỗi bảng có thể liên quan tới thông tintrong các bảng khác. Ví dụ, bạn có một bảng chứa bản ghi của tất cả các khóacửa trong tòa nhà, một bảng khác phải có danh sách tất cả chìa khóa cho cáckhóa. Một bảng chứa tên của tất cả những người có chìa khóa. Cả 3 bảng cóthông tin liên quan đến nhau, bởi vậy chúng tạo thành một cơ sở dữ liệu. Hình1 mô tả mối quan hệ giữa các bảng trong cơ sở dữ liệu. Hình 1: Mối liên hệ giữa các bảng và cơ sở dữ liệuBước đầu tiên trong việc tạo một c ơ sở dữ liệu đó là xác định thông tin cầnthiết. Tiếp theo, sử dụng Access để thiết kế bảng l ưu trữ thông tin. Hình 2 minhhọa xem ở chế độ Design view, bạn sử dụng chế độ Design view để chỉ địnhcấu trúc cho mỗi bảng. Hình 2: Chế độ Design view cho bảng.Sau khi thiết kế xong các bảng, sử dụng chế độ Datasheet view để nhập và xemdữ liệu. Hình 3 minh họa cách xem dữ liệu bằng chế độ Datasheet view Hình 3: Chế độ Datasheet view cho bảngThế nào là một Query (truy vấn)?Khi làm việc với cơ sở dữ liệu lớn, tức là làm việc với các vùng riêng trên dữliệu. Ví dụ, nếu bạn có cơ sơ dữ liệu của một công ty, và muốn xem tất cả têncủa khách hàng sinh sống tại Hà Nội. Với sự kiện như vậy, bạn nên dùng truyvấn.Một câu hỏi t ruy vấn dữ liệu như sau “Những khách hàng nào sinh sống tại HàNội?” Như vậy query được định nghĩa đó là việc truy vấn các thông tin của cơsơ dữ liệu mà bạn muốn xem.Ví dụ, nếu cơ sở dữ liệu chứa tên của tất cả khách hàng mua một chi tiết sảnphẩm nào đó, dùng truy vấn có thể đưa ra một danh sách tên các khách hàng đãmua ở trên. Một truy vấn khác yêu cầu chỉ đưa ra các khách hàng là trẻ em. Vềcơ bản, một truy vấn giới hạn hoặc lọc thông tin từ một c ơ sở dữ liệu. Khi bạnsử dụng query để lọc dữ liệu, Access chỉ hiển thị thông tin để đáp ứng truy vấnTại sao nên sử dụng các truy vấn? Một cách cụ thể là bạn chỉ làm việc ở mộtphần của cơ sở dữ liệu, các truy vấn thực hiện dễ d àng đưa ra kết quả dướidạng bản ghi theo một tiêu chuẩn nhất định. Access cho bạn thấy được sự rõràng, cụ thể hay phức tạp như bạn muốn trong các truy vấn. Bạn sẽ bắt đầu họcvề các truy vấn trong ch ương 6 “Sử dụng các truy vấn để xử lý dữ liệu”Thế nào là Form (biểu mẫu)?Một cơ sở dữ liệu tồn tại để l ưu giữ thông tin. Sau khi xác định thông tin chứatrong cơ sơ dữ liệu, đó là nơi bạn cần nhập dữ liệu; sau đó xem, th êm, hoặcthay đổi dữ liệu. Bạn nên sử dụng chế độ Datasheet view khi hoàn thành mỗithao tác, có thể tạo một biểu mẫu hiển thị lên màn hình để nhập, xem và thayđổi thông tin.Trong Access, biểu mẫu (Form) hiển thị l ên màn hình được gọi là form. Sửdụng form có thể hiển thị thông tin trong một bảng, đồng thời th êm các nút,text box, các nhãn và đối tượng khác để dữ liệu nhập dễ dàng hơn. Hình 3, bạnđược thấy một bảng tương tự như Datasheet. Hình 4 biểu diễn ví dụ form đượcsử dụng để đưa thông tin vào như bảng. Chú ý: sử dụng form cung cấp giaodiện tốt hơn cho người dùng. Hình 4: Ví dụ về sử dụng form để nhập thông tin cho bảngRecord (Bản ghi) là gì?Bản ghi là một khối thông tin độc lập, nh ư dữ liệu về công nhân hay kháchhàng. Một bảng được tạo lên từ nhiều bản ghi. Ví dụ, nếu bạn có bảng chứathông tin về tập hợp các thẻ chơi bóng chày, m ột bản ghi sẽ là thông tin riêngvề 1 thẻ. Thông thường, các bản ghi đặt theo dòng trong một bảng, Accesstrình bày c ...