MS Access - Chương 5: Sắp xếp và lọc thông tin

Để bạn nhanh chóng áp dụng thông tin trong bảng và hiển thị nó theo cách có tổ chức hơn, Access cung cấp hai công cụ đặc biệt: sắp xếp và lọc. Sử dụng những công cụ này, bạn có thể làm việc với thông tin trong mọi cách. Chương này sẽ giải thích cách thực hiện sắp xếp và lọc, cũng như cách sử dụng những công cụ này để làm việc với dữ liệu. Kết thúc chương này, bạn sẽ hiểu các nội dung sau:...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
MS Access - Chương 5: Sắp xếp và lọc thông tin MS Access - Chương 5: Sắp xếp và lọc thông tinĐể bạn nhanh chóng áp dụng thông tin trong bảng và hiển thị nó theo cách cótổ chức hơn, Access cung cấp hai công cụ đặc biệt: sắp xếp và lọc. Sử dụngnhững công cụ này, bạn có thể làm việc với thông tin trong mọi cách. Chươngnày sẽ giải thích cách thực hiện sắp xếp v à lọc, cũng như cách sử dụng nhữngcông cụ này để làm việc với dữ liệu.Kết thúc chương này, bạn sẽ hiểu các nội dung sau: Sắp xếp là gì?  Làm thế nào để thực hiện một sắp xếp đơn giản  Thế nào là một sắp xếp đơn giản?  Cách để xây dựng một sắp xếp phức tạp.  Cách loại bỏ các hiệu ứng của một sắp xếp.  Một bộ lọc là gì?  Làm cách nào để lọc dữ liệu.  Cách lưu một bộ lọc. Bài 18: Sắp xếp dữ liệuSắp xếp là quá trình đặt dữ liệu theo đúng thứ tự logic. Chúng ta từng sắp xếpmọi việc hàng ngày. Ví dụ, bạn sắp xếp những hóa đơn riêng lẻ theo ngàytháng do đó có thể quản lý những việc quan trọng tr ước tiên. Bạn sắp xếpnhững cuộn băng video theo thứ tự chữ cái hoặc tập hợp các b ài hát theo tênnghệ sĩ.Với Access, bạn có thể thực hiện sắp xếp theo cách đơn giản và phức tạp màhai phần tiếp theo sẽ đi vào chi tiết các cách sắp xếp đó.Sắp xếp đơn giảnTrong Access, bạn sẽ sắp xếp các bản ghi trong một bảng dựa vào một hoặcnhiều trường. Ví dụ, bạn phải sắp xếp các bản ghi theo tên họ hoặc tên riêngsao cho tất cả những người bạn của bạn có tên họ là Smith đã được sắp xếptheo tên riêng.Sắp xếp các bản ghi theo thứ tự dựa vào nội dung của một hoặc nhiều tr ườngliền nhau. Khi thực hiện một sắp xếp đơn giản, bạn phải định rõ thứ tự muốnAccess sắp xếp cho bản ghi:• Sắp xếp theo thứ tự tăng dần: Có nghĩa là Access sẽ sắp đặt các bản ghi theothứ tự từ thấp đến cao. Theo cách đó, Acess sắp đặt các ký tự chữ từ A đến Zvà sắp xếp các thông tin theo thứ tự tăng dần của số.• Sắp xếp theo thứ tự giảm dần: Cách này đối lập với sắp xếp theo thứ tự tăngdần, và nó còn được gọi là đảo ngược thứ tự. Access sắp xếp thứ tự từ caoxuống thấp: thông tin theo chữ cái từ Z tới A, theo số từ cao nhất tới thấp nhất.Ví dụ, giả sử bạn có một bảng về các băng đĩa yêu thích. Nếu muốn thứ tự cácbản ghi dựa theo tiêu đề các băng, bạn yêu cầu Access thực hiện một sắp xếpđơn giản. Thực hiện một sắp xếp đ ơn giản căn cứ vào một trường đơn lẻ, lựachọn một trường (ô) trong cột mà bạn muốn sắp xếp. Tiếp theo, sử dụng cáchành động sau, dựa vào cách bạn muốn sắp xếp như thế nào:• Để sắp xếp theo thứ tự tăng dần, kích chuột vào công cụ Sort Ascending (A-Z) như hình 1. Bạn có thể chọn tùy chọn Sort từ menu Records và chọn SortAscending.• Để sắp xếp theo thứ tự giảm dần, kích chuột vào công cụ Sort Descending (Z-A) như hình 1. Bạn có thể chọn tùy chọn Sort từ menu Records và chọnDescending Sort. Hình 1: Công cụ sắp xếpKhi thực hiện sắp xếp, Access sẽ tổ chức lại bảng sao cho các bản ghi được sắpxếp theo thứ tự mà bạn muốn. Chú ý: Dựa vào số bản ghi có trong bảng, có thể thực hiện sắp xếp theo dữ liệu. Độ dài cần thiết cũng dựa vào tốc độ của máy tính và phần cứng.Bạn có thể sử dụng tính năng sắp xếp đ ơn giản để sắp xếp nhiều hơn mộttrường đơn lẻ. Tuy nhiên, những cột đó phải cạnh nhau, và mỗi trường phảiđược sắp xếp theo c ùng mức (tăng dần hoặc giảm dần). Trong tr ường hợpkhác, bạn không thể sắp xếp một cột theo thứ tự tăng dần và cột khác theo thứtự giảm dần.Nếu muốn sắp xếp một cột theo một thứ tự và cột khác theo thứ tự khác, bạncần sử dụng sắp xếp phức tạp, đ ược đề cập sau chương này. Cũng như nếu cộtkhông sát nhau, bạn phải sử dụng sắp xếp phức tạp.Như ví dụ sử dụng đặc tính sắp xếp đơn giản với các cột liền nhau, giả sử bạnđã gán các số cho mọi băng đĩa trong tập hợp các video và mỗi bản ghi tươngứng với một hiển thị đơn. (Nhớ rằng, Access có thể sử dụng cùng số băng đĩađó nhiều hơn một bản ghi. Việc này xảy ra khi một băng video chứa nhiều hơnmột bản ghi hiển thị). Bạn muốn sắp xếp bảng theo số băng đĩa và sau đó hiểnthị tên như thế nào? Nếu các cột chứa hai tr ường liền nhau, bạn nên thực hiệncác bước sau:Di chuyển con trỏ chuột sao cho nó ở phía trên cột tên (phía trên chế độDatasheet) c ủa một trong những cột mà bạn muốn sắp xếp. Khi làm việc này,con trỏ thay đổi thành mũi tên trỏ xuống.1. Kích chuột trái để đánh dấu cột.2. Giữ phím SHIFT và lặp lại bước 1, 2 với các cột khác. Access sẽ hiển thị tấtcả các cột giữa cột đầu tiên và cột thứ hai mà bạn đã chọn.3. Sử dụng một trong những cách sắp xếp (tăng dần hoặc giảm dần) đ ược miêutả trong ví dụ trước.Khi bạn thực hiện một sắp xếp đơn giản sử dụng nhiều cột, Access làm việc từtrái sang phải thông qua bảng. Do vậy, Access sắp xếp cột ngoài cùng bên tráiđầu tiên, chuyển dần về phía bên phải và sắp xếp cột tiếp theo,… Di chuyển các cột Trước khi thực hiện một sắp x ...