Ngăn ngừa những tên trộm nhân viên

Một trong những mối đe doạ nghiêm trọng nhất cho thành công của tổ chức là có những nhân viên gian lận. Đặt nhầm niềm tin, giám sát lỏng lẻo và những sai lầm trong việc kiểm soát tài chính có thể tạo điều kiện thuận lợi cho những kẻ biển thủ này
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Ngăn ngừa những "tên trộm nhân viên"Ngăn ngừa những tên trộm nhânviênMột trong những mối đe doạ nghiêm trọng nhất cho thànhcông của tổ chức là có những nhân viên gian lận. Đặtnhầm niềm tin, giám sát lỏng lẻo và những sai lầm trongviệc kiểm soát tài chính có thể tạo điều kiện thuận lợi chonhững kẻ biển thủ này.Hiệp hội đánh giá mức độ gian lận của Mỹ ước tính các các tổchức kinh doanh lớn mất khoảng 6% tổng thu nhập hàng nămvì những tên trộm - nhân viên. Khảo sát của Phòng Thương mạiHoa Kỳ đã chỉ ra rằng 1/3 số vụ phá sản của các doanh nghiệplà do nhân viên gian lận.Tuy nhiên, lãnh đạo các tổ chức vẫn có thể ngăn chặn nhữngtên trộm nội bộ này bằng các gợi ý sau đây:* Tạo ra một môi trường làm việc tích cựcMột môi trường làm việc tích cực khuyến khích nhân viên tuân thủ các chính sách và quy địnhđã được tổ chức xác lập. Các cuộc tuyển dụng công bằng, cấu trúc tổ chức rõ ràng, chính sáchvà thủ tục dễ hiểu, các kênh liên lạc cởi mở, các đường dây nóng hiệu quả giữa lãnh đạo vànhân viên, các chính sách thừa nhận đóng góp của nhân viên...sẽ góp phần vào việc hạn chếkẻ cắp và gian lận nội bộ.* Kiểm soát nội bộĐánh giá mức độ tuân thủ luật lệ và quy định, bảo vệ tài sản chung và đánh giá mức độ chínhxác của các báo cáo tài chính sẽ giảm cơ hội cho những kẻ gian lận. Muốn vậy, phải lưu ý:- Phân chia nhiệm vụ: Không giao cho một nhân viên duy nhất kiểm soát giao dịch tài chính.- Kiểm soát mức độ tiếp cận: Chỉ những nhân viên có trách nhiệm mới được tiếp cận với hệthống tài chính.- Kiểm soát quyền lực: Phát triển và thực thi các chính sách xác định giới hạn mức độ tài chínhnhư thế nào thì được phép và được phê duyệt.* Tuyển dụng những người trung thực nhấtTất nhiên đây là mục đích của mọi tổ chức, nhưng nói thì dễ còn làm được thì khó hơn nhiều.Có được những nhân viên trung thực còn quan trọng hơn việc kiểm soát mức độ gian lận.Những nhân viên không trung thực sẽ phớt lờ nỗ lực tạo ra một môi trường làm việc tích cựccủa bạn và tìm cách để phá hoại.Do đó, kiểm tra hồ sơ lí lịch trước khi tuyển dụng nhân viên là một cách thông minh để giảmbớt các nhân viên không trung thực. Cầm xem xét lí lịch của người đó có liên quan đến cáchành vi phạm tội, trộm cắp hay gian lận hay không, nhân viên đó có dính líu đến việc kiện cáovề thu thập và gian lận hay không. Cũng nên tìm hiểu các vị trí trước đây nhân viên từng làm,thời gian làm việc, và lí do rời bỏ các công việc đó.* Thông báo các chính sáchBạn cần thông báo với nhân viên về chính sách và thủ tục đối với những hành vi gian lận nộibộ, những nguyên tắc đạo đức và mức độ vi phạm nào sẽ bị kỉ luật. Mọi nhân nên ký vào giấycam kết không vi phạm những quy định này. Hàng năm, họ cần được đào tạo lại về những quyđịnh này và phải ký xác nhận sau mỗi lần đào tạo.* Xây dựng hệ thống báo cáo ngầmMọi tổ chức nên xây dựng một hệ thống báo cáo ngầm cho nhân viên, khách hàng, để báo cáongầm về bất kỳ vi phạm nào với chính sách và thủ tục của tổ chức. Tiến hành và khuyến khíchviệc sử dụng hệ thống báo cáo này bất cứ khi nào có thể.* Những lần kiểm toán không báo trướcNên kiểm toán sổ sách thường xuyên nhưng không nên báo trước. Điều đó có thể giúp xácđịnh chính xác những tổn hại và đánh giá hiệu quả của hoạt động kiểm toán. Nó cũng để chonhân viên thấy rằng ngăn chặn gian lận là ưu tiên lớn trong tổ chức.* Điều tra mọi biến cốĐiều tra toàn bộ và nhanh chóng về mức độ vi phạm chính sách và thủ tục của tổ chức, nhữngluận điệu gian lận và những dấu hiệu gian lận sẽ giúp bạn đưa ra quyết định và giảm tổn thất.* Làm gương cho nhân viênNhân viên luôn trông vào gương lãnh đạo. Nếu lãnh đạo tỏ ra coi thường những quy định vàthủ tục này, thì nhân viên cũng chẳng coi các nội quy đó ra gì. Điều đó sẽ phải trả giá bằng tổnthất của tổ chức.Thực thi những gợi ý trên có thể sẽ giúp giảm bớt cơ hội của những kẻ có ý đồ gian lận và bảovệ được tài sản của tổ chức. Nếu bạn nghi ngờ một nhân viên gian lận, hãy tìm kiếm sự hỗ trợđể tiến hành điều tra và xác định điều gì cần làm để bảo vệ tổ chức và ngăn ngừa việc này táidiễn. Nguyệt Ánh Theo Allbusiness ...