Nghề thư ký - dễ nhưng khó làm!

Họ là trợ thủ đắc lực của các giám đốc. Họ đứng sau thành công của các giám đốc. Họ đảm nhiệm một nghề mà khen khá nhiều nhưng chê cũng không ít. Đó chính là các thư ký ngày nay. “Họ chính là bộ mặt thứ hai của giám đốc”, Mary Havars, giám đốc Hiệp hội tư vấn nghề nghiệp Mỹ nhận định như vậy. Thư ký ngày nay “đứng dưới một người nhưng trên rất nhiều người”, họ là người truyền đạt các mệnh lệnh quyết định của giám đốc tới toàn thể công ty hay những...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Nghề thư ký - dễ nhưng khó làm! Nghề thư ký - dễ nhưng khó làm! Họ là trợ thủ đắc lực của các giám đốc. Họ đứng sau thành công của các giámđốc. Họ đảm nhiệm một nghề mà khen khá nhiều nhưng chê cũng không ít. Đó chínhlà các thư ký ngày nay. “Họ chính là bộ mặt thứ hai của giám đốc”, Mary Havars, giám đốc Hiệp hội tưvấn nghề nghiệp Mỹ nhận định như vậy. Thư ký ngày nay “đứng dưới một ngườinhưng trên rất nhiều người”, họ là người truyền đạt các mệnh lệnh quyết định củagiám đốc tới toàn thể công ty hay những người có liên quan. Thư ký còn thay mặtgiám đốc để giao tiếp, liên hệ với những đối tác cần thiết để lên lịch trình cuộc hẹn vàbố trí thời gian buổi gặp cho giám đốc.Với sự xuất hiện của máy tính và các phần mềmvăn phòng từ những năm 80, việc đánh máy từ chỗ chiếm 60% khối lượng công việccủa các thư ký nay chỉ còn 20%. Từ vai trò quản lý các địa chỉ giao dịch, nay thư kýtrở thành bộ mặt không thể thiếu giữa giám đốc với các nhân trong công ty, với đối táckinh doanh và với khách hàng. Các giám đốc ngày nay cũng luôn chú trọng tìm chođược những người năng động trong các công việc thư ký, và họ thực sự sáng giákhông khác những cán bộ chủ chốt khác. Một trong các phẩm chất không thể thiếu của thư ký là biết sử dụng thành thạomột ngoại ngữ gắn với đầu óc sáng kiến và năng khiếu tổ chức. Sẽ “đắt giá” hơn nếucác thư ký chưa có gia đình và ở gần cơ quan làm việc. Thông minh và lịch thiệpđương nhiên cũng là những yếu tố rất cần thiết. Do chính sự quá gần gũi với giám đốc nên các thư ký phải thật cẩn trọng trongtừng hành động của mình, bởi đôi khi chỉ một sơ suất nhỏ xảy ra sẽ khiến thư ký bịmang tiếng là “sếp thứ hai” trong công ty. Còn đối với khách hàng, khó khăn cũngkhông kém phần chút nào. Nếu thư ký không nhiệt tình, không tỏ ra chu đáo, kháchhàng sẽ cảm thấy thư ký là một rào cản quá lớn giữa họ với giám đốc. Tâm lý chán nảnvà thất vọng của khách hàng sẽ phát sinh từ đó. Laura Hane, một nữ thư ký giàu kinhnghiệm của giám đốc điều hành tập đoàn Vodaphone, nói: “Dù vô tình hay cố ý nhưngnhiều khi những người thư ký sẽ tự gây hoạ cho bản thân mình. Quan hệ với giám đốclà một trong khó khăn lớn nhất. Những người như chúng tôi luôn phải ân cần, chú đáovới giám đốc nhưng luôn giữ khoảng cách cần thiết trong cuộc sống tình cảm. Giámđốc cũng là con người, một thực thể tồn tại giữa cuộc sống đời thường với bao ràngbuộc, chi phối bởi các quan hệ xã hội phức tạp”. Quả thật, trong công việc hàng ngày, các thư ký sẽ không thoát khỏi những lúccác sếp muốn tìm tới để chia sẻ những niềm vui nỗi buồn. Lúc này giám đốc thực sự làmột người bạn chứ không phải là sếp nữa. Một thư ký giỏi sẽ biết trân trọng sự chia sẻvà tình cảm của giám đốc. Đặc biệt các thư ký tuyệt đối đừng mắc phải sai lầm lớnnhất đó là để tính tò mò ảnh hưởng tới công việc, đi quá sâu vào đời tư của giám đốc.Laura nói: “Hàng ngày, tôi được nghe vô số chuyện từ giám đốc nhưng tôi đều bỏngoài tai mọi chuyện và cố gắng giữ thái độ im lặng, không bao giờ (ngay cả trong lúcqua vui với bạn bè, người thân) đem chuyện giám đốc ra kể để tỏ ra mình là ngườiđược sếp tin cậy”. Trong công việc hàng ngày, các chuyên gia tư vấn việc làm khuyên các thư ký,những ai muốn có công việc ổn định và lâu dài, hãy nên tận dụng kiến thức tâm lý củamình để phân tích xem giám đốc là người như thế nào, ông ta nóng tính hay trầm tĩnh,hoạt bát hay trì trệ, lạnh lùng hay đa cảm để rồi từ đó tìm ra cho mình một cách ứng xửxử phù hợp nhất trong mọi tình huống phát sinh hàng ngày. “Nếu giám đốc của bạn làmột người nóng tính, hãy cáu gắt, khiếm nhã, bạn đừng cãi lại ông ấy mà hãy chờ đợikhi giám đốc nguôi cơn nóng giận của mình để nhắc khéo chuyện cũ vừa qua”, MaryHavars nói, “Lời phê bình tế nhị này sẽ rất hữu ích đối với những ai có tác phongmạnh bạo đó. Thường thì những lúc này họ sẽ nhận ra lỗi của mình và xin lỗi bạn”. Cũng theo Laura, đối với những giám dốc có tính cách trầm tĩnh, quyết đoán,các thư ký sẽ cần có thái độ ứng xử khác. Những giám đốc kiểu này là người có thầnkinh thép, họ tin vào sức mạnh của chất xám, thích cách suy nghĩ và hành động mangtính trí tuệ. Các thư ký nên tìm cơ hội thể hiện năng lực của mình trong những trườnghợp cụ thể, như đưa ra một suy nghĩ dự đoán về hướng kinh doanh nào đó, nhận xét vụviệc vừa xảy ra một cách sắc sảo, khoa học… Nếu làm được như vậy, thư ký sẽ lọt vàodanh sách những người được giám đốc kính nể. Bên cạnh hai kiểu giám đốc trên, còn có một kiểu giám đốc khác. Đó là nhữnggiám đốc đa cảm. Họ là những người bên cạnh trách nhiệm trong công việc còn luônđối mặt với cuộc sống đời thường, còn dành một góc tâm hồn cho những mộng mơnghệ sỹ. Thoạt nghe, có vẻ thư ký nào cũng thích làm việc với một giám đốc như thế.Nhưng sự thật không phải như thế, các thư ký phải hết sức thận trọng và khéo léo vớimột vị giám đốc như thế này. Trong quan hệ với giám đốc kiểu này, các thư ký tuyệtđối không được đem chuyện riêng tư, đầy xúc động ra kể để khơi gợi lòng trắc ẩn, sựcảm thông của giám đốc. Rất có thể lúc ấy sự rung động trong con người giám đốc đacảm này sẽ khiến họ không kiểm soát được mình khiến có những hành động vượt quágiới hạn cần thiết và đẩy thư ký rơi vào tình trạng “tiến thoái lưỡng nan”. Không chỉ nắm bắt con người giám đốc để khéo ứng xử, mà ngay cả trong cácquan hệ giao tiếp, đối xử với người thân, bạn bè của giám đốc của người thư ký cũnggặp rất nhiều khó khăn. Trong những trường hợp như thế, người thư ký cần có thái độgần gũi nhưng vẫn hết sức lịch sự và giữ khoảng cách đúng mức. Nhiều thư ký đã rơivào tình thế khó xử khi thường xuyên được bạn bè, người thân của giám đốc mời đi ănuống bởi bất hạnh có thế ập xuống chỉ bằng một lời nói vô tình hay một cử chỉ vô ý.Do đó, tốt hơn hết là các thư ký nên từ chối khéo những lời mời như vậy. Có thể nói, nghề thư ký không dễ chút nào. Để ...