Nghề thư ký - dễ nhưng khó làm!

Họ là trợ thủ đắc lực của các giám đốc. Họ đứng sau thành công của các giám đốc. Họ đảm nhiệm một nghề mà khen khá nhiều nhưng chê cũng không ít. Đó chính là các thư ký ngày nay.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Nghề thư ký - dễ nhưng khó làm!Nghề thư ký - dễ nhưng khó làm! Họ là trợ thủ đắc lực của các giám đốc. Họ đứng sau thành công của các giám đốc. Họ đảm nhiệm một nghề mà khen khá nhiều nhưng chê cũng không ít. Đó chính là các thư ký ngày nay. “Họ chính là bộ mặt thứ hai của giám đốc”, Mary Havars, giám đốc HiệpNghềthưkýdễnhưng hội tư vấn nghề nghiệp Mỹ nhận định như vậy. Thư ký ngày nay “đứng khólàm! dưới một người nhưng trên rất nhiều người”, họ là người truyền đạt cácmệnh lệnh quyết định của giám đốc tới toàn thể công ty hay những người có liên quan. Thư kýcòn thay mặt giám đốc để giao tiếp, liên hệ với những đối tác cần thiết để lên lịch trình cuộc hẹnvà bố trí thời gian buổi gặp cho giám đốc.Với sự xuất hiện của máy tính và các phần mềm vănphòng từ những năm 80, việc đánh máy từ chỗ chiếm 60% khối lượng công việc của các thư kýnay chỉ còn 20%. Từ vai trò quản lý các địa chỉ giao dịch, nay thư ký trở thành bộ mặt không thểthiếu giữa giám đốc với các nhân trong công ty, với đối tác kinh doanh và với khách hàng. Cácgiám đốc ngày nay cũng luôn chú trọng tìm cho được những người năng động trong các côngviệc thư ký, và họ thực sự sáng giá không khác những cán bộ chủ chốt khác.Một trong các phẩm chất không thể thiếu của thư ký là biết sử dụng thành thạo một ngoại ngữgắn với đầu óc sáng kiến và năng khiếu tổ chức. Sẽ “đắt giá” hơn nếu các thư ký chưa có giađình và ở gần cơ quan làm việc. Thông minh và lịch thiệp đương nhiên cũng là những yếu tố rấtcần thiết.Do chính sự quá gần gũi với giám đốc nên các thư ký phải thật cẩn trọng trong từng hành độngcủa mình, bởi đôi khi chỉ một sơ suất nhỏ xảy ra sẽ khiến thư ký bị mang tiếng là “sếp thứ hai”trong công ty. Còn đối với khách hàng, khó khăn cũng không kém phần chút nào. Nếu thư kýkhông nhiệt tình, không tỏ ra chu đáo, khách hàng sẽ cảm thấy thư ký là một rào cản quá lớngiữa họ với giám đốc. Tâm lý chán nản và thất vọng của khách hàng sẽ phát sinh từ đó. LauraHane, một nữ thư ký giàu kinh nghiệm của giám đốc điều hành tập đoàn Vodaphone, nói: “Dù vôtình hay cố ý nhưng nhiều khi những người thư ký sẽ tự gây hoạ cho bản thân mình. Quan hệvới giám đốc là một trong khó khăn lớn nhất. Những người như chúng tôi luôn phải ân cần, chúđáo với giám đốc nhưng luôn giữ khoảng cách cần thiết trong cuộc sống tình cảm. Giám đốccũng là con người, một thực thể tồn tại giữa cuộc sống đời thường với bao ràng buộc, chi phốibởi các quan hệ xã hội phức tạp”.Quả thật, trong công việc hàng ngày, các thư ký sẽ không thoát khỏi những lúc các sếp muốntìm tới để chia sẻ những niềm vui nỗi buồn. Lúc này giám đốc thực sự là một người bạn chứkhông phải là sếp nữa. Một thư ký giỏi sẽ biết trân trọng sự chia sẻ và tình cảm của giám đốc.Đặc biệt các thư ký tuyệt đối đừng mắc phải sai lầm lớn nhất đó là để tính tò mò ảnh hưởng tớicông việc, đi quá sâu vào đời tư của giám đốc. Laura nói: “Hàng ngày, tôi được nghe vô sốchuyện từ giám đốc nhưng tôi đều bỏ ngoài tai mọi chuyện và cố gắng giữ thái độ im lặng,không bao giờ (ngay cả trong lúc qua vui với bạn bè, người thân) đem chuyện giám đốc ra kể đểtỏ ra mình là người được sếp tin cậy”.Trong công việc hàng ngày, các chuyên gia tư vấn việc làm khuyên các thư ký, những ai muốncó công việc ổn định và lâu dài, hãy nên tận dụng kiến thức tâm lý của mình để phân tích xemgiám đốc là người như thế nào, ông ta nóng tính hay trầm tĩnh, hoạt bát hay trì trệ, lạnh lùng hayđa cảm để rồi từ đó tìm ra cho mình một cách ứng xử xử phù hợp nhất trong mọi tình huốngphát sinh hàng ngày. “Nếu giám đốc của bạn là một người nóng tính, hãy cáu gắt, khiếm nhã,bạn đừng cãi lại ông ấy mà hãy chờ đợi khi giám đốc nguôi cơn nóng giận của mình để nhắckhéo chuyện cũ vừa qua”, Mary Havars nói, “Lời phê bình tế nhị này sẽ rất hữu ích đối vớinhững ai có tác phong mạnh bạo đó. Thường thì những lúc này họ sẽ nhận ra lỗi của mình vàxin lỗi bạn”.Cũng theo Laura, đối với những giám dốc có tính cách trầm tĩnh, quyết đoán, các thư ký sẽ cầncó thái độ ứng xử khác. Những giám đốc kiểu này là người có thần kinh thép, họ tin vào sứcmạnh của chất xám, thích cách suy nghĩ và hành động mang tính trí tuệ. Các thư ký nên tìm cơhội thể hiện năng lực của mình trong những trường hợp cụ thể, như đưa ra một suy nghĩ dựđoán về hướng kinh doanh nào đó, nhận xét vụ việc vừa xảy ra một cách sắc sảo, khoa học…Nếu làm được như vậy, thư ký sẽ lọt vào danh sách những người được giám đốc kính nể.Bên cạnh hai kiểu giám đốc trên, còn có một kiểu giám đốc khác. Đó là những giám đốc đacảm. Họ là những người bên cạnh trách nhiệm trong công việc còn luôn đối mặt với cuộc sốngđời thường, còn dành một góc tâm hồn cho những mộng mơ nghệ sỹ. Thoạt nghe, có vẻ thư kýnào cũng thích làm việc với một giám đốc như thế. Nhưng sự thật không phải như thế, các thưký phải hết sức thận trọng và khéo léo với một vị giám đốc như thế này. Trong quan hệ với giámđốc kiểu này, các thư ký tuyệt đối không được đem chuyện riêng tư, đầy xúc động ra kể để khơigợi lòng trắc ẩn, sự cảm thông của giám đốc. Rất có thể lúc ấy sự rung động trong con ngườigiám đốc đa cảm này sẽ khiến họ không kiểm soát được mình khiến có những hành động vượtquá giới hạn cần thiết và đẩy thư ký rơi vào tình trạng “tiến thoái lưỡng nan”.Không chỉ nắm bắt con người giám đốc để khéo ứng xử, mà ngay cả trong các quan hệ giaotiếp, đối xử với người thân, bạn bè của giám đốc của người thư ký cũng gặp rất nhiều khó khăn.Trong những trường hợp như thế, người thư ký cần có thái độ gần gũi nhưng vẫn hết sức lịch sựvà giữ khoảng cách đúng mức. Nhiều thư ký đã rơi vào tình thế khó xử khi thường xuyên đượcbạn bè, người thân của giám đốc mời đi ăn uống bởi bất hạnh có thế ập xuống chỉ bằng một lờinói vô tình hay một cử chỉ vô ý. Do đó, tốt hơn hết là các thư ký nên từ chối khéo những lời mờinhư vậy.Có thể nói, ngh ...