Những nhân vật chính của dự án

Sự thành công của dự án thường chịu ảnh hưởng từ những người trực tiếp tham gia. Tất nhiên, một cơ cấu tổ chức tốt và việc quản lý hiệu quả luôn đóng vai trò quan trọng, nhưng sẽ không có kết quả đúng như kỳ vọng của mọi người, nếu dự án không tập hợp được những con người phù hợp, hoặc nếu những người này không hiểu rõ vai trò của họ trong dự án.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Những nhân vật chính của dự ánNhững nhân vật chính của dự án(HocKynang.com) - Sự thành công của dự án thường chịu ảnh hưởngtừ những người trực tiếp tham gia.Tất nhiên, một cơ cấu tổ chức tốt và việc quản lý hiệu quả luôn đóng vaitrò quan trọng, nhưng sẽ không có kết quả đúng như kỳ vọng của mọingười, nếu dự án không tập hợp được những con người phù hợp, hoặcnếu những người này không hiểu rõ vai trò của họ trong dự án.Chương này sẽ giới thiệu về các nhân vật chính của dự án cùng vai tròvà trách nhiệm của họ, đồng thời đưa ra lời khuyên về những đặc điểmcủa các nhà quản lý dự án và nhóm dự án hiệu quả, cũng như cách thứclựa chọn thành viên cho nhóm.Nhà tài trợDù dự án do một nhà quản lý hay một đội ngũ nhân viên lập nên thì nóvẫn phải có một nhà tài trợ. Nhà tài trợ phải là người có thẩm quyền đốivới dự án. Nhà tài trợ nên là nhà quản lý hay điều hành và có vai trò thậtsự đối với kết quả làm việc đồng thời chịu trách nhiệm về tính hiệu quảcủa dự án. Nhà tài trợ có quyền xác định phạm vi công việc, cung cấpcác nguồn lực cần thiết, chấp thuận hay từ chối kết quả sau cùng. Nóicách khác, nhà tài trợ cần có khả năng:• Hỗ trợ dự án ở cấp độ cao nhất• Giải quyết các trở ngại của tổ chức• Cung cấp những nguồn lực cần thiết cho dự án• Giao tiếp hiệu quả với giám đốc điều hành và các thành phần liênquan khác.Trong cuốn sách Radical Innovation (Đổi mới triệt để), Richard Leifervà các tác giả đã viết rằng trong mỗi trường hợp mà họ nghiên cứu, nhàtài trợ đều đóng những vai trò quan trọng. Nhà tài trợ giữ cho các dự ántồn tại bằng cách cung cấp nguồn lực cần thiết một cách công khai hoặcđôi khi bí mật. Nhà tài trợ ngăn cản những nỗ lực chấm dứt hoạt độngcủa dự án và gia tăng giá trị của mục tiêu dự án đối với cấp quản lý caohơn. Không có sự bảo vệ và ủng hộ của nhà tài trợ, các dự án sẽ phá sảnhoặc chỉ được triển khai chậm chạp, dẫn đến việc tiêu tốn ngân sách màkhông mang lại kết quả cụ thể nào.Nhà tài trợ phải bảo vệ dự án trước một số nhân vật cấp cao nếu nhữngngười này nhìn nhận hoạt động của nhóm là mối đe dọa cho lợi ích cánhân của họ. Sự bảo vệ đó đặc biệt quan trọng trong trường hợp mụctiêu của dự án là phát triển các sản phẩm hay công nghệ mà, nếu thànhcông sẽ làm giảm doanh thu từ các sản phẩm hiện tại hoặc làm chúng trởnên lỗi thời. Khi đó, các nhà điều hành có quyền lực đại diện cho dòngsản phẩm hiện tại có thể chống đối mục tiêu của dự án, đồng thời lợidụng vị thế của họ để từ chối cấp vốn hoặc gây khó khăn cho công việccủa nhóm. Trong The Prince, Machiavelli đã cảnh báo những người cốthay đổi hiện trạng: “Không có gì khó thực hiện hơn, với thành côngmong manh hơn, cũng không gì nguy hiểm hơn việc khởi đầu một trật tựmới, bởi vì nhà cải cách luôn có những người chống đối – những ngườivốn hưởng lợi từ trật tự cũ”.Nhà tài trợ cho dự án của bạn có sức ảnh hưởng mạnh mẽ không? Nếucó, nhà tài trợ có đảm đương được vai trò cung cấp nguồn lực và ngăncản những kẻ chống đối nội bộ không? Nhà tài trợ có đủ sáng suốt đểphân biệt giữa việc nhận xét tiêu cực, chủ quan với lời phê bình kháchquan, có tính xây dựng nhằm tìm kiếm giải pháp khả thi cho các khúcmắc không?Nếu bạn là nhà điều hành cấp cao, hãy cân nhắc thật kỹ trước khi quyếtđịnh người sẽ trở thành nhà tài trợ của nhóm dự án. Họ có thật sự quantâm với thành quả của nhóm không? Họ hành động với tư cách là ngườibảo vệ cho nhóm, hay chỉ là người kiểm tra công việc? Bạn có thu xếpđể họ giữ vai trò cá nhân trong sự thành bại của nhóm không? Họ cóquyền lợi cá nhân gì nếu dự án thành công không? Điểm cuối cùng nênđược đặc biệt chú ý: nhà tài trợ cần nhập cuộc thật sự với nhóm. Nếu họkhông mất gì, nhưng cũng không nhận được gì từ kết quả của dự án, thìhãy xem xét lại động cơ của việc họ nhiệt tình, tích cực tham gia vào dựán.Nhà quản lý dự ánBất kỳ dự án nào cũng cần có nhà quản lý. Nhà quản lý dự án là ngườichịu trách nhiệm lập kế hoạch và lịch trình cho các nhiệm vụ của dự án,cũng như quản lý việc thực hiện dự án. Đây cũng là người chịu tráchnhiệm cao nhất về thành công của dự án. Nhà quản lý này được nhà tàitrợ trao thẩm quyền và đóng vai trò trung tâm trong từng giai đoạn củadự án, từ thiết kế và tổ chức đến kết thúc và đánh giá dự án, cũng nhưmọi công việc liên quan đến dự án trong khoảng thời gian chuyển tiếpgiữa những giai đoạn đó.Ở nhiều khía cạnh, nhiệm vụ của nhà quản lý dự án cũng tương tự nhiệmvụ của bất kỳ nhà quản lý nào khác. Cả hai đều chịu trách nhiệm đạtđược kết quả thông qua sự nỗ lực của nhân viên và với sự trợ giúp củacác nguồn lực khác. Và cũng như nhà quản lý truyền thống, nhà quản lýdự án phải thực hiện những công việc sau:• Tuyển chọn các thành viên phù hợp• Cung cấp một “khung sườn” cho các hoạt động của dự án• Định hướng rõ ràng• Điều hành hoạt động• Thương thảo với cấp trên, đặc biệt là với nhà tài ...