Những phản hồi hiệu quả

Vậy thì tại sao vấn đề này lại quá gây tranh cãi? Hầu hết các nhà quản lý cho rằng họ không thích đưa ra ý kiến phản hồi và nghĩ rằng nó là không thực sự hiệu quả như mong muốn. Những người thuộc phía nhận ý kiến phản hồi cho rằng họ không nhận được những ý kiến phản hồi mà họ thực sự có thể sử dụng.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Những phản hồi hiệu quảNhững phản hồi hiệu quảVậy thì tại sao vấn đề này lại quá gây tranh cãi? Hầu hết cácnhà quản lý cho rằng họ không thích đưa ra ý kiến phản hồivà nghĩ rằng nó là không thực sự hiệu quả như mong muốn.Những người thuộc phía nhận ý kiến phản hồi cho rằng họkhông nhận được những ý kiến phản hồi mà họ thực sự cóthể sử dụng. Những phản hồi hiệu quảPhải kể đến nhiều lý do cho sự rời rạc này. Trong bài viết có tựađề “Academy of Management Executive” của tác giả Mark D.Cannon và Robert Witherspoon, thì những lý do đó là cảm xúcmãnh liệt từ hai phía, tâm điểm vào nhân vật hơn là vào hành vi,và sự thiếu rõ ràng về điều cần phải thay đổi và tại sao chỉ có mộtvài yếu tố có thể ảnh hưởng lớn đến quá trình đưa ra ý kiến phảnhồi. Một nhà quản lý có thể làm gì để cải thiện ý kiến phản hồi?Tập trung vào kết quả kinh doanhKết quả kinh doanh nên là điểm xuất phát đầu tiên để đưa ra ýkiến phản hồi: Bạn cần phát triển nhân tài, đẩy mạnh bán hàng,cải thiện chất lượng dịch vụ. Khi ý kiến phản hồi được định hìnhnhư một phương tiện để đạt đến một đích kinh doanh cụ thể, nótrở thành một cơ hội để giải quyết vấn đề hơn là để phê bình.Cơ hội này không chỉ nhằm phục vụ các nhà quản lý. Khi ý kiếnphản hồi được tập trung vào sự phát triển của nhân viên, “thì nótỏ ra khá hữu dụng”, theo Cannon, giáo sư về nghiên cứu mônhọc lãnh đạo và tổ chức tại Đại học Vanderbilt, Nashville. Ý kiếnphản hồi trở thành một món quà đối với ai đó đang đầu tư vào sựnghiệp của người đón nhận.Hãy đưa ra ý kiến phản hồi một cách thường xuyênÝ kiến phản hồi có hiệu quả tốt nhất khi đó là một quá trình liêntục hơn là một quá trình xã giao một hoặc hai lần một năm. Thựctế, các chuyên gia cho rằng sự đánh giá hiệu quả công việc hàngnăm là thời điểm tồi tệ nhất để làm cho một nhân viên bị ngạcnhiên khi nhận được ý kiến phản hồi không tích cực. Bạn cũng sẽrất bối rối và cả nhân viên cũng vậy. Với nhịp tim tăng dần vàluồng dồi dào chất adrenalin (chất kích thích tim đập nhanh),phản ứng tự nhiên là chiến đấu hoặc tháo chạy, khi đó không cầnphải đắn đo xem liệu một quá trình đưa ra ý kiến phản hồi có cầnthiết.Hãy tập đưa ra ý kiến phản hồi thường xuyên, sớm biến nó trởthành một thói quen. Hãy khen ngợi ngay lập tức khi hiệu quảcông việc tốt. Còn khi ý kiến phản hồi là không tích cực, thì hãynói với nhân viên đó trong vòng 24 giờ.Nếu bạn đã quản lý những người báo cáo trực tiếp cho bạn trongmột thời gian, bạn chắc hẳn đã rút ra những kết luận về họ. Điềuđó là tốt, nhưng đừng để những kết luận đó làm bạn sai lầm trongquá trình đưa ra ý kiến phản hồi, theo Cannon và Witherspoon.Chẳng hạn, hãy nói câu tương tự như Anh làm việc chẳngchuyên nghiệp chút nào cả là cách nói mang đến tai hoạ. Một sựcông kích không bình thường sẽ không cung cấp thêm thông tinvà không đưa ra một ý tưởng hấp dẫn nào để thay đổi.Trước một quá trình đưa ra ý kiến phản hồi, hãy tìm kiếm dữ liệuchi tiết mà có thể hoặc không thể hỗ trợ kết luận của bạn. Mụcđích của bạn là thu thập bằng chứng cho phép bạn mô tả nhữngđiều sau:Hành vi cụ thể. Hãy rành mạch về điều mà người đó làm hoặckhông làm, mà không xem xét mục đích của cô ấy. Nên tránhnhững câu bắt đầu “Cô luôn… ” hoặc “Cô không bao giờ… ”Ảnh hưởng của hành vi đó. Hãy nói người đó rằng hành vi của côấy ảnh hưởng đến bạn, toàn nhóm, hoặc công việc kinh doanh rasao.Những điều mà bạn muốn người đó làm một cách khác biệt.Nhân viên của bạn không thể đọc được ý nghĩ của bạn. Hãy nóidứt khoát những gì cần phải thay đổi.Đừng cho rằng bạn là người đúngThậm chí sau khi bạn đã thu thập được dữ liệu, bạn có thể khônghình dung ra được một bức tranh hoàn hảo. Người khác khôngthể hiểu được hành vi cá nhân này khi bạn thực hiện. Hơn nữa,nhân viên đó sẽ có cách hiểu riêng của mình.“Ý kiến phản hồi khó chịu hiếm khi làm cho sự thật trở nên đúngđắn”, theo ý kiến của Witherspoon, một nhà đào tạo cao cấp đồngthời là Chủ tịch của công ty Performance & LeadershipDevelopment Ltd có trụ sở tại Washington, D.C. “Đó chỉ về nhữngquan điểm, cảm xúc và giá trị trái ngược. Những người biết điềucũng vẫn bất đồng về tất cả những điều này.Tiếp cận quá trình đưa ra ý kiến phản hồi với một mục tiêu là nắmđược một bức tranh toàn diện và chính xác về tình hình hiện tại.Như thể là bạn muốn nhân viên của mình lắng nghe một cách tựnguyện để rồi bị ảnh hưởng bởi những gì mà anh ta nghe được,bạn cần phải tự nguyện bị ảnh hưởng bởi những điều mà bạnnghe được.Hãy đặt câu hỏiĐể làm cho cuộc nói chuyện mang tính học hỏi giữa bạn và nhânviên của bạn, hãy đặt câu hỏi để hiểu rõ suy nghĩ của cô ấy hơn:Cô thấy tình hình thế nào?Trong thời gian tới, cô có thể làm gì khác biệt hơn không?Cô nghĩ gì về công việc và điều gì có thể tiến triển tốt hơn?Những câu hỏi tương tự như vậy tạo ra một bầu không khí cởimở, khi đó người ...