Ôn tập Tổ chức hệ thống thông tin doanh nghiệp

Ôn tập Tổ chức hệ thống thông tin doanh nghiệp với những câu hỏi và trả lời giúp sinh viên hệ thống và củng cố kiến thức đã học. Chúc các bạn đạt kết quả cao trong kỳ thi sắp tới.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Ôn tập Tổ chức hệ thống thông tin doanh nghiệpTỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN DOANH NGHIỆP 1 /16Câu 1: Anh/Chị hãy nhận diện và mô tả chất lượng của thông tin trong quản lý thông qua đặc tính củathông tin. Cho 1 ví dụ cụ thể.Trả lời:Thông tin được đánh giá thông qua các thuộc tính liên quan đến đặc điểm của thông tin , các thuộc tínhcủa thông tin được đưa ra để nhận biết được một thông tin có chất lượng tốt hay không tốt. các thuộc tínhcủa thông tin là một nhóm các đặc điểm qua đó chất lượng thông tin được đánh giáThông thường các đặc điểm đánh giá được xếp thành các nhóm đặc biệt như thời gian, nội dung, hình thứcvà các đặc điểm khác. - Các thuộc tính về thời gian: các đặc điểm về thời gian thể hiện các tính chất về thời gian của thông tin khi thu thập  Tính đúng lúc: thông tin cần phải được đáp ứng khi cần. Nếu thông tin được đáp ứng sớm quá hoặc trễ quá thì sẽ không có giá trị sử dụng  Tính cập nhật: thông tin cần được cập nhật phù hợp với hoàn cảnh hiện tại khi chuyển đến người nhận  Tính thường xuyên: cần một thông tin theo một chu kỳ thời gian nào đó, ví dụ như cần thông tin đó hàng ngày, tuần, hay tháng  Tính thời đoạn: thông tin chỉ đúng trong một thời đoạn nào đó, ví dụ như dự báo doanh số trong một tháng tiếp theo - Các thuộc tính về nội dung: các đặc điểm về nội dung mô tả nội dung của thôn g tin để có được thông tin chất lượng tốt  Chính xác: thông tin chứa lỗi sẽ không có hoặc ít có giá trị sử dụng  Thích hợp: thông tin được cung cấp cần phải phù hợp hoặc liên quan tới hoàn cảnh và cần phải đúng với cái mà người nhận thông tin đang cần. Thông tin không thích hợp nhiều lúc còn gây ra nhiều vi phạm các thuộc tính chất lượng khác như súc tích  Đầy đủ: phải cung cấp tất cả những thông tin cần thiết để đáp ứng nhu cầu thông tin của người nhận. Thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến vi phạm các thuộc tính khác như p hạm vi hoặc chính xác  Súc tích: thôn g tin nên được cung cấp ngắn gọn hoặc dưới dạng tóm tắt đơn giản đủ để người tiếp nhận hiểu. Ví dụ khi biểu diễn các thông tin về tình hình doanh số thị trường biểu diễn dưới hình thức biểu đồ hoặc bảng chứ không diễn dịch thành lời  Đúng phạm vi: phạm vi của thông tin được cung cấp phải phù hợp với nhu cầu thông tin của người nhận. Thông tin cung cấp cho người nhận cần được xác định xem có liên quan đến tổ chức hay hoàn cảnh không và nó tập trung vào vần đề chi tiết hay là vấn đề tổng quát. - Các thuộc tính về hình thức: mô tả hình thức của thông tin được đưa đến người nhận như thế nào.  Rõ ràng: thông tin nên được trình bày với hình thức phù hợp với người nhận. Những chi tiết của thông tin có thể được làm nổi bật lên để người nhận dễ dàng hiểu được  Chi tiết: thông tin nên được trình bày một cách chi tiết dễ hiểu. Nhưng cũng nên làm một bản rút gọn thông tin lại để trong các trường hợp khác họ lại cần một bản tóm tắt.  Có thứ tự: thông tin cần được trình bày có thứ tự phù hợp. Ví dự như báo cáo quản trị thường bắt đầu bằng một tóm tắt để nhà quản trị có thể hiểu được vấn đề tổng quan trước khi nghiên cứu chi tiết 2 /16  Trình bày phù hợp: có nhiều phương thức giúp cho thông tin rõ ràng hơn ví dụ như trình bày thông tin dưới dạng số của đồ thị  Phương tiện truyền thông phù hợp: thông tin cần đucợ trình bày qua các phương tiện nghe nhìn phù hợp, ví dụ như các bản báo cáo được trình bày dưới dạng giấy in, trong khi đó khi thuyết trình thường sử dụng cách trình bày bằng máy chiếu - Các thuộc tính khác: ngoài các đặc điểm ở trên, để đánh giá thông tin còn có các đặc điểm khác  Bảo mật: tính bí mật của nguồn thông tin của người nhận. N gười nhận thông tin cần được chứng thực để biết chính xác có đúng người nhận hay không. Khi thông tin mang tính bí mật bị lộ ra giá trị của nó sẽ bị ảnh hưởng  Tin cậy: nguồn tin nhận thông tin phải là nguồn tin cậy được xác thực trong quá khứ  Phù hợp: chỉ những người được phép nhận thông tin mới được nhận ví dụ như n gười nhận thông tin phải đúng với vai trò của mình  Đúng người nhận: thông tin sẽ không có giá trị khi đucợ truyền đến sai người cần nhận thông tin  Truyền đúng kênh: các tổ chức thường có những chính sách hay thủ tục truyền thông tin đối với những tình huống cụ thể. Ví dự như khi có góp ý với một nhân viên thì phỉa truyền thông tin dưới dạng viết đơn từ hay văn bản để truyền lên cấp trên theo hệ thống cấp bậc, còn nếu truyền theo dạng truyền miệng có thể bị thất thoát giữa đườngCâu 2: Anh/Chị hãy nhận diện và mô tả tính chất của việc đề ra quyết định ở các cấp độ quản trị và tínhchất của thông tin cần thiết tương ứng với từng cấp. Cho 1 ví dụ cụ thể.Trả lời:Các đặc điểm của các quyết định được ban hành trong tổ chức thay đổi cấp độ quản trị của người ra quyếtđịnh. Chiến lược Chiến thuật Tác nghiệp - Chiến lược: quản lý những kế hoạch dà hạn của tổ chức. Các quyết định thường là không có cấu trúc và không thường xuyên. Quyết định của cấp quản lý này có ảnh hưởng rộng lên tổ chức và khó thay đổi. Ví dụ: quyết định chọn lựa thị trường mới để xâm nhập. - Chiến thuật: quản lý những kế hoạch trung hạn của tổ chức. Thường theo dõi hiệu suất làm việc của tổ chức, kiểm soát ngân quỹ, sắp đặt các nguồn lực và thiết lập chính sách quyết định ở cấp này thường hướng đến mục tiêu trun g hạn, góp phần hoàn thành mục ti ...